LE 7P PER UNA BUONA RIUNIONE

Quando si prepara una riunione, è utile pensare alle famose 7P "inventate" dagli americani per concentrarsi sull'ottenimento di risultati concreti dall'incontro che si sta organizzando.

La prima "P" è il "purpose", cioè lo scopo della nostra riunione.
Perché stiamo organizzando questo meeting? Anche se può sembrare scontato e banale, è importante stabilire in maniera chiara e succinta perché la nostra riunione sia necessaria ed, eventualmente, perché sia urgente.
Se non riuscite a rispondere a queste domande, probabilmente l'incontro che state organizzando non è così necessario e può essere evitato o, magari, sostituito con uno scambio di e-mail, l'invio di un report o altro.

La seconda "P" è legata al "product" o prodotto in senso lato. Quale prodotto vi aspettate dalla riunione che state organizzando? In che modo questo prodotto supporterà lo scopo individuato in precedenza per questo incontro? Questo è un punto molto importante soprattutto per convincere coloro che vedono le riunioni solamente come una perdita di tempo, un insieme di chiacchiere che non porta mai a qualcosa di concreto.

La terza "P", come sicuramente vi immaginate, è legata alle persone ("people"). In questa fase dovrete concentrarvi sulla lista di persone da invitare all'incontro e sull'individuazione del ruolo che volete che ricoprano durante lo svolgimento dello stesso.
Il modo migliore di procedere per compilare questo elenco è farsi delle domande e darsi delle risposte. Che tipo di prodotto vogliamo che esca da questa riunione? Per ottenerlo, cosa ci serve? Quali sono le persone giuste per compiere tutte le azioni necessarie?

E veniamo ai processi, la nostra quarta "P" ("process"). Individuate i processi coinvolti nella riunione, stabilite per ognuno di essi i punti da toccare nell'ordine del giorno e collaborate con ognuno dei partecipanti per svolgere la maggior parte del lavoro prima della riunione, durante la sua preparazione, in modo che l'incontro possa mantenersi snello e veloce.

La quinta "P" è rappresentata dalla parola inglese "pitfall", trappola. Esaminare i rischi legati alla riunione che state organizzando è fondamentale se volete ricavare da essa qualcosa di buono. Se, ad esempio, sapete che ci saranno persone che si distraggono facilmente, stabilite una regola chiara: alla riunione niente telefonini o computer. Se, invece, sapete che al meeting parteciperanno persone che tendono a divagare e a dimenticare facilmente l'ordine del giorno da seguire, calatevi da subito nel ruolo del moderatore severo, capace di riportare l'incontro sul binario giusto.

La sesta "P" deriva dall'inglese "preparation" che significa preparazione e vi fornisce un suggerimento utilissimo per la buona riuscita di una riunione: preparate tutto ciò che è possibile prima dell'incontro. Ci sarà, ad esempio, del materiale che è bene leggere e far leggere prima dello svolgimento della riunione e che andrà, quindi, distribuito all'atto della convocazione. Ci potrebbero essere anche alcune attività che sarebbe bene svolgere prima di incontrarsi e, anche in questo caso, andranno affidate in anticipo alle persone che dovranno svolgerle.

Ed eccoci arrivati all'ultima "P", i "practical concerns" che in italiano possiamo tradurre con questioni pratiche e che riguardano, ad esempio, la logistica dell'incontro: dove ci si vuole incontrare? Quando? Chi condurrà l'incontro? Bisogna prenotare una sala?
Queste e altre domande dello stesso genere vi aiuteranno a non dimenticare nulla di fondamentale e a far sì che la vostra riunione incominci nel migliore dei modi.

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