RIUNIONI PIU' EFFICACI IN UN'OTTICA DI
TIME MANAGEMENT

Quando i manager non riescono a sfruttare le riunioni in modo efficace, esse si rivelano solamente una perdita di tempo per chi vi partecipa e, in definitiva, per l'intera organizzazione se vogliamo guardarla in un'ottica di Time Management.
Pensate, infatti, a quale possa essere l'impatto di non massimizzare il potenziale dei colleghi che avete invitato al meeting e di non utilizzare al meglio il loro tempo e le loro energie. Adesso concentratevi su quale possa essere l'impatto sul morale delle persone se ritengono che le riunioni alle quali stanno partecipando siano del tutto inutili e le portino a sprecare tempo ed energie, impedendo loro di riversarli nel lavoro quotidiano.

Riuscite a immaginare quale possa essere l'impatto di un ambiente di lavoro in cui sembra che i manager non si siano impegnati abbastanza per lavorare in modo efficace ed efficiente?
Siamo certi che sappiate bene di cosa stiamo parlando.

Partiamo, dunque, da un dato di fatto: le riunioni sono importanti e possono diventare molto utili se ben condotte.
Invece, le riunioni che fanno perdere tempo, che sprecano il talento delle persone e che buttano dalla finestra risorse che potrebbero essere utilizzate in modo più intelligente influenzano in modo negativo il clima interno e contribuiscono a creare una pessima cultura nell'organizzazione.

Vediamo quali sono i vantaggi più evidenti di una riunione ben condotta:

• la condivisione delle informazioni e la possibilità di imparare gli uni dagli altri, in un ambiente che permetta e incoraggi l'interazione;
• poter fare domande;
• poter rispondere alle domande;
• discutere le questioni davvero importanti e prendere decisioni insieme come gruppo;
• dirigere e coordinare i singoli in modo da massimizzare gli sforzi facendoli diventare congiunti;
• aiutare le persone a sviluppare la capacità di pensare in modo critico;
• sfruttare le esperienze dei vostri colleghi e collaboratori;
• incoraggiare le persone a sollevare interrogativi e a identificare i problemi;
• esaminare un problema da diverse prospettive;
• osservare da vicino come interagiscono le persone;
• aiutare le persone a lavorare meglio come squadra;
• sviluppare le vostre capacità manageriali;
• promuovere un senso di comunità

E vediamo ora come iniziare da subito a utilizzare le riunioni in un modo più efficace:

• Fate un'analisi costi-benefici delle vostre riunioni: quali sono i costi del tempo impiegato, dell'energia riversata in questi incontri, del morale dei collaboratori, dell'atteggiamento che ne deriva sul lavoro e, infine, dell'impatto su di voi e sulla vostra carriera?
  Quali sono, invece, i vantaggi?
• Considerate e insegnate anche agli altri a considerare le riunioni come una parte del normale lavoro da svolgere. Incoraggiate tutti a vivere ogni incontro come qualsiasi altra attività di lavoro essenziale per l'organizzazione.
  Ricordatevi, poi, che ogni partecipante dovrebbe arrivano alla riunione sapendo ciò che si sta per fare, consapevole di cosa ci si aspetta da lui e disposto a contribuire al meglio con ciò che sa fare.
• Imparate a fare la differenza: le riunioni possono coinvolgere i partecipanti, promuovere il lavoro di squadra e generare importanti risultati, oppure possono far perdere tempo e soldi e causare seri problemi.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

(Seconda parte)

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