ALCUNE CONVINZIONI ERRATE RELATIVE AL
TIME MANAGEMENT

A volte ci scrivete spiegandoci che avete difficoltà nella gestione del tempo e che questo vi impedisce di completare la vostra lista di cose da fare.
La sensazione che accompagna questa situazione è di non avere mai abbastanza tempo in una giornata e di vedere altre persone che, al contrario, sembrano essere più organizzate e riescono a effettuare un buon time management.

Cosa fare in questi casi? E' semplice: osservate chi sembra sempre avere più tempo di voi e, quasi certamente, vi renderete conto che fa le cose in maniera diversa da chi è sempre in affanno. Chi non riesce a gestire il proprio tempo, infatti, deve semplicemente cambiare idea relativamente ad alcune convinzioni errate. Tutto semplice, dunque? Non proprio perché, vi avvisiamo, non è cosi facile riuscirci dato che le convinzioni di cui stiamo per parlarvi sono molto diffuse e radicate, anche se portano le persone a ritenere di avere meno tempo di altre.

Che siate un imprenditore, studente, un dipendente o un libero professionista una gestione efficace del tempo è parte integrante della vostra produttività. Vediamo, dunque, quali sono problemi più comuni che le persone affrontano quando provano a migliorare il proprio time management, di quali false convinzioni devono liberarsi e quali potenziali soluzioni si possono provare ad applicare per farcela.

Usare il cellulare pensando di risparmiare tempo

E' un errore nel quale siamo caduti tutti, almeno una volta: usare il cellulare per essere più efficienti e fare quella telefonata al cliente mentre siamo in coda, rispondere a un email al volo mentre aspettiamo che inizi una riunione, ecc. Lavorare mentre, in teoria, stiamo facendo altro ci illude di usare meglio il nostro tempo e in questo i moderni smartphone offrono un supporto incredibile.
Ma c'è un grossissimo "contro". Se non avete un'autodisciplina ferrea, usare il cellulare può, non solo non essere di alcun supporto in una migliore gestione del tempo, ma, addiritttura, diventare dannoso in un'ottica di time management e produttività.

Perché? Il motivo è semplice: ci sono troppe distrazioni sul vostro telefono. Dopo aver risposto a quell'e-mail o fatto quella famosa telefonata al cliente, potreste vedere una notifica e perdere un mare di tempo a leggere, a rispondere e a "perdervi" socializzando benal di là dei pochi minuti di coda.

Un modo efficace per evitare tutto questo è non utilizzare il telefono cellulare personale quando volete essere davvero produttivi, almeno quando è possibile. Cercate di prendere l'abitudine di guardare la casella di posta sul computer e di fare le telefonate dal telefono fisso o da un cellulare aziendale dove non avete la possibilità di ricevere notifiche personali. E il tempo di attesa per l'inizio della riunione o quello in cui state in coda usatelo per rilassarvi, per scorrere una pagina del libro che state leggendo, per organizzarvi mentalmente la serata, ecc. Vi accorgerete che, anche se non sembra, userete il tempo in maniera decisamente più efficace!

Non fare mai delle pause

Può sembrare che il tempo che non si dedica al lavoro sia sprecato ma, in realtà, abbiamo appena visto che dare al vostro cervello un po' di tempo per ricaricarsi può ridurre gli effetti di un cattivo time management. Non importa se state lavorando a un progetto che ha una priorità alta o se state facendo qualcosa di meno importante: dare al vostro cervello il tempo di rilassarsi è una delle cose più importanti che potete fare per diventare più efficienti.

Ci sono molti studi, ormai, che denunciano il fatto che il nostro cervello non sia stato pensato per concentrarsi per otto ore di tempo in modo ininterrotto. Eppure continuiamo a ricadere nello stesso errore di concederci una pausa solo quando non siamo oberati di lavoro o quando non ci stiamo dedicando a un'urgenza e di negarcela in caso contrario. Ma è proprio quando abbiamo molte cose da fare o quando lavoriamo sotto stress che è più facile sbagliare. Per questo è ancora più importante fermarci anche solo pochi minuti e staccare da ciò che stiamo facendo.

Non utilizzare la tecnologia perché fa perdere tempo

E' l'errore opposto a quello che abbiamo appena esaminato. Sebbene la tecnologia abbia introdotto nelle nostre vite molte nuove distrazioni, ci sono modi intelligenti con cui utilizzarla per migliorare la vostra concentrazione e la vostra capacità di gestire meglio il tempo. Disattivate le notifiche inutili che ogni pochi secondi vi costringono a interagire, potete utilizzare le applicazioni che vi permettono di costruirvi una to-do list, che vi aiutano a monitorare la vostra produttività consentendovi di vedere immediatamente dove sprecate il vostro tempo, ecc.

La tecnologia vi è amica in tutto ciò che fate se non lasciate che vi trasformi nel suo schiavetto.

Evitare di distrarsi facilmente

Studi recenti hanno stabilito che, mediamente, una persona venga distratta 50-60 volte al giorno e che ben l'80% di queste interruzioni non siano importanti. Siamo sempre lì: continue distrazioni che ci fanno perdere la concentrazione non vanno bene ma una distrazione positiva di tanto in tanto può aiutarvi a migliorare la vostra gestione del tempo. Ad esempio, gli psicologi spiegano che possiamo usare le distrazioni per interrompere le cattive abitudini e ridurre al minimo lo stress e l'ansia che ne derivano. Alcune distrazioni positive includono l'ascolto di musica o la lettura per un breve periodo.

Essere distratti troppo spesso, però, potrebbe diventare davvero un problema per il vostro lavoro. Indipendentemente dal fatto che le distrazioni provengano da e-mail, social media, messaggi di testo o telefonate dei clienti, è necessario un metodo efficace per affrontarle.

Essere occupati invece di puntare all'efficienza

In molte organizzazioni si fa un po' di confusione tra le persone che sono perennemente occupate a fare qualcosa e quelle che sono davvero efficienti. A volte il profilo può coincidere ma, nella maggioranza dei casi, non avere nemmeno il tempo per respirare non è esattamente sinonimo di produttività, anzi. Di solito, infatti, è vero esattamente il contrario.

Spesso ci troviamo coinvolti in una raffica di compiti a bassa priorità che fiaccano le nostre energie e ci privano della necessaria concentrazione per dedicarci a ciò che sarebbe davvero importante. Lavorare perennemente sotto stress, tra l'altro, fa anche male alla salute oltre a renderci poco produttivi.

Per evitare di dedicare troppo tempo a cose non importanti, chiedetevi sempre se ciò su cui state lavorando sia utile e in che modo contribuisca al raggiungimento dell'obiettivo finale. Ancora: se vi accorgete di avere diverse questioni minori su cui lavorare, provate - se possibile - a raggrupparle e a completarle nello stesso pomeriggio invece di distanziarle.
Abituatevi poi a stabilire le priorità per capire su quali compiti lavorare per primi.

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Concludiamo con qualche considerazione. Sebbene un buon time management sia un'abilità cruciale, può essere difficile da padroneggiare. Con varie distrazioni perennemente in competizione per conquistarsi la vostra attenzione, riuscire a sedersi e a lavorare in modo coerente può diventare una vera e propria sfida. Tuttavia, è necessario riuscirci. Utilizzate i suggerimenti sulla gestione del tempo che abbiamo riportato nei nostri articoli sul time management e provate a capire quali vi aiutano ad aumentare maggiormente la vostra produttività.

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