"La chiave non sta nello spendere il tempo, ma nell'investirlo"
(Stephen R. Covey)

"La fortuna è ciò che accade quando la preparazione incontra l'opportunità"
(Seneca)

"Carpe diem. Cogliete l'attimo, ragazzi. Rendete le vostre vite straordinarie"
(Robin Williams nel ruolo di John Keating nel film "Dead Poets Society")

La contrapposizione tra tempo "kairos" e tempo "chronos"

Nella mitologia greca, Crono è il simbolo del divoratore di figli, proprio come il tempo cronologico, il cui inesorabile trascorrere divora tutti gli eventi.
Chronos è un tempo quantitativo, nelle sue dimensioni di passato, presente e futuro, lo scorrere delle ore al quale si rapporta ciò che si fa (efficienza). E' un sinonimo del tempo oggettivo, quello della fisica, dei nostri orologi, lineare, quello con cui coordiniamo le nostre attività. È il tempo che scorre inesorabilmente e che non possiamo fermare.

Kairos, assai meno famoso, è invece il dio del momento propizio, il cosiddetto tempo cairologico, quel periodo indeterminato nel quale accade qualcosa di speciale.
Questo è un tempo qualitativo e soggettivo: l'abilità di fare la cosa giusta al momento opportuno (efficacia).
E' sinonimo del tempo soggettivamente percepito, il tempo della psicologia, cioè in che relazione siamo col tempo che passa. Emozioni quali l'ansia e la noia sono sue tipiche manifestazioni. Il tempo psicologico è strettamente legato alle dinamiche dello stress che, non a caso, è un fatto mentale dominato dalla valutazione cognitivo-emozionale degli accadimenti ambientali.

Nell'era digitale, dove le informazioni viaggiano alla velocità della luce, il tempo è diventato la risorsa più preziosa nel mondo del lavoro. Le giornate lavorative sono sempre più piene di impegni, scadenze ravvicinate e richieste urgenti. La sensazione di essere sopraffatti e di non avere tempo per tutto è diffusa e crea stress e frustrazione. In questo contesto, la gestione del tempo diventa un'abilità fondamentale per il successo professionale. Saper organizzare le proprie giornate, ottimizzare le attività e sfruttare al meglio le risorse disponibili è la chiave per raggiungere i propri obiettivi e mantenere un equilibrio sano tra lavoro e vita privata.

Il mondo del lavoro è troppo spesso dominato da chronos e spesso si perde di vista il tempo kairos. Ci si concentra sulla scadenza imminente, sull'urgenza del momento, senza cogliere le opportunità che si presentano. Imparare a gestire il tempo kairos significa saper cogliere l'attimo fuggente, essere pronti a cambiare rotta quando necessario e sfruttare al meglio le occasioni che si presentano.
Saper cogliere il tempo kairos richiede intuito, flessibilità e una capacità di visione che va oltre l'immediatezza del tempo chronos.

In un mondo sempre più frenetico e competitivo, imparare a gestire entrambi i tempi, chronos e kairos, diventa un'abilità fondamentale per il successo. Solo così si potrà essere davvero efficienti e produttivi, senza perdere di vista le occasioni che possono fare la differenza. Del resto, quando i nostri cari chiedono com'è stata la nostra giornata, non elenchiamo gli impegni come se stessimo consultando un calendario ma raccontiamo storie su come ci impegnamo nei nostri ruoli al lavoro. O no?

Il tempo chronos nel contesto lavorativo

Nel mondo del lavoro, il tempo cronos è spesso visto come una risorsa preziosa da sfruttare al massimo. Le aziende e i manager tendono a concentrarsi sulla produttività e sull'efficienza, misurando il tempo impiegato per completare le attività e i costi associati al tempo improduttivo. Questo può portare a diverse conseguenze:

• pressione sui lavoratori per aumentare la loro velocità e la loro efficienza;
• creazione di un ambiente di lavoro frenetico e stressante;
• difficoltà a concentrarsi su compiti complessi che richiedono tempo e riflessione:
• scarsa attenzione al benessere dei lavoratori e al loro equilibrio tra lavoro e vita privata
• burnout e stress
• impegno e motivazione scarsi
• mancanza di creatività e innovazione
• errori e superficialità
• perdita di opportunità perché ci si concentra solo sulle scadenze immediate

È importante, però, non dimenticare che il tempo cronos non è l'unica risorsa importante nel mondo del lavoro. La creatività, il problem solving, la capacità di lavorare in team e la comunicazione efficace sono tutte competenze che richiedono tempo per essere sviluppate. Inoltre, le occasioni migliori possono presentarsi in momenti inaspettati, quando non siamo pronti o quando abbiamo altri impegni.

Ecco alcuni consigli per gestire il tempo chronos nel contesto lavorativo in modo equilibrato:

• stabilire delle priorità chiare e realistiche;
• pianificare le giornate in modo flessibile, lasciando spazio per l'imprevisto;
• imparare a dire no alle richieste che non sono prioritarie;
• delegare le attività quando possibile;
• prendere del tempo per se stessi per ricaricare le batterie;
• promuovere una cultura aziendale che valorizzi il tempo dei lavoratori e il loro benessere
• fornire ai lavoratori la formazione e gli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro in maniera efficace
• promuovere la comunicazione e il feedback

Solo con un approccio equilibrato al tempo cronos sarà possibile raggiungere una vera e propria efficienza e produttività nel lavoro, senza sacrificare la creatività, la salute e il benessere dei lavoratori.

In molti ambienti lavorativi, purtroppo, l'ossessione per l'efficienza e la quantità sta diventando un fenomeno dilagante perché si tende a privilegiare la velocità e la produzione di output a discapito della qualità del lavoro e del benessere dei lavoratori. Sarebbe importante trovare un equilibrio tra efficienza e qualità perché non si tratta di fare di più a tutti i costi, ma di fare le cose giuste nel modo giusto.

Concentrarsi sul tempo chronos solo per:

• dare priorità ai compiti in base all'importanza e all'urgenza utilizzando strumenti come la matrice di Eisenhower, stabilire scadenze e creare programmi strutturati per assicurarvi di rispettare i vostri obblighi e i vostri obiettivi
• suddividere i grandi progetti in attività più piccole e gestibili e assegnare fasce orarie specifiche per ogni attività
• tracciare il tempo dedicato alle varie attività per individuare le aree in cui state perdendo tempo o in cui dovete migliorare la vostra efficienza
• gestire le aspettative e prevenire il burnout
• usare le tecniche di time-blocking per assegnare fasce orarie specifiche alle diverse attività, riducendo al minimo le distrazioni e aumentando la concentrazione
• rivedere e modificare i vostri programmi e piani per adattarli ai cambiamenti delle priorità o delle circostanze, pur rispettando gli obiettivi generali

Non trascurate, quindi il chronos ma utilizzatelo per ciò che serve, ricordando che:

"Paradossalmente, la struttura è la chiave della libertà"
(Donald Reinertsen)

Il tempo kairos come chiave per l'efficacia

Se il tempo chronos è la materia prima del lavoro, il tempo kairos è l'artefice del suo successo. Saper cogliere l'attimo, sfruttare le opportunità che si presentano e cavalcare l'onda del cambiamento sono le chiavi per distinguersi in un mondo competitivo e in continua evoluzione.
Ecco alcuni esempi di come il tempo kairos può tradursi in azioni di successo:

• intercettare un nuovo trend del mercato e lanciare un prodotto innovativo
• cogliere l'occasione di una collaborazione con un partner strategico
• presentare un'idea vincente al momento giusto e ottenere il finanziamento necessario
• assumersi un rischio calcolato e cogliere un'occasione inaspettata. saper improvvisare e adattarsi a un cambiamento improvviso
• saper gestire l'imprevedibile e le situazioni di emergenza
• essere in grado di cambiare rotta quando necessario
• prendere decisioni rapide e ponderate anche sotto pressione

Sviluppare la capacità di cogliere il tempo kairos significa, prima di tutto, coltivare una profonda conoscenza del proprio settore e del contesto in cui si opera, essere curiosi e aperti a nuove esperienze e idee, mantenere una mente flessibile e adattabile, avere il coraggio di assumersi dei rischi, saper ascoltare il proprio intuito, seguire la propria ispirazione, imparare a conoscersi e a conoscere i nostri obiettivi e uscire dalla zona di comfort.
Imparare a sfruttare il tempo kairos è un processo di apprendimento continuo che richiede consapevolezza, dedizione e una buona dose di coraggio. È un viaggio che può portare a una maggiore efficacia nel lavoro, a una crescita professionale più appagante e a una vita più ricca di significato. In definitiva, il tempo kairos è un invito a vivere il presente con pienezza e a cogliere le opportunità che si presentano per costruire un futuro migliore.

Ecco alcuni consigli per fare buon uso del tempo kairos:

• coltivate un senso di consapevolezza della situazione per riconoscere le opportunità che si presentano ed essere pronti ad adattare i vostri piani di conseguenza
• sviluppate una mentalità flessibile che vi permetta di cambiare rapidamente rotta e di ridefinire le priorità quando vi trovate di fronte a sfide o opportunità inaspettate
• cercate continuamente di essere aperti a nuove idee, prospettive e approcci che possano aiutarvi a cogliere i momenti kairos e a promuovere l'innovazione
• promuovete relazioni e reti solide che possano fornirvi intuizioni, risorse e supporto tempestivi per capitalizzare le opportunità emergenti
• fidatevi del vostro intuito e siate disposti a correre dei rischi calcolati quando si presentano i momenti kairos, anche se ciò significa deviare dai vostri piani originali

"Forse il genio non è affatto raro; ciò che è raro sono le cinquecento mani di cui ha bisogno per tiranneggiare il kairos, “il momento giusto,” per afferrare l'occasione per le ciocche di capelli!"
(Friedrich Nietzsche - "Al di là del bene e del male")

Chronos e kairos nella ISO 9001, nella ISO 14001 e nella ISO 45001

Nella vita come nel lavoro, trovare il giusto equilibrio tra pianificazione e flessibilità è fondamentale per raggiungere i propri obiettivi. Da un lato, la pianificazione ci permette di definire i nostri obiettivi, stabilire le priorità, organizzare il nostro tempo e le nostre risorse e anticipare i potenziali ostacoli, dall'altro, la flessibilità ci consente di adattarci ai cambiamenti inaspettati, cogliere nuove opportunità, gestire l'imprevedibile e imparare dagli errori.
Un eccesso di pianificazione può portare a rigidità e a una scarsa capacità di adattarsi alle circostanze. Al contrario, una eccessiva flessibilità può generare confusione e mancanza di direzione.

Da professionisti della ISO 9001, della ISO 14001 e della ISO 45001, vediamo quando utilizzare il tempo chronos e quando il tempo kairos a seconda di ciò che dobbiamo fare.

Chronos:

• punto 6.1 (azioni per affrontare rischi e opportunità): pianificare le azioni entro un periodo di tempo definito per affrontare i rischi e le opportunità, fissare gli obiettivi e stabilire i processi per raggiungerli
• punto 7.1.1 (risorse): determinare e fornire tempestivamente le risorse necessarie per implementare e mantenere efficacemente il sistema di gestione della qualità
• punto 8.1 (pianificazione e controllo operativi): pianificazione, implementazione e controllo dei processi nel rispetto dei vincoli temporali definiti per soddisfare i requisiti del cliente e gli altri requisiti applicabili
• punto 9.1.1 (monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione): esecuzione di riesami e valutazioni periodiche del sistema di gestione della qualità a intervalli pianificati per garantirne l'idoneità, l'adeguatezza e l'efficacia

Kairos:

• punto 5.1.1 (leadership e impegno): il top management dimostra leadership cogliendo le opportunità per migliorare la soddisfazione dei clienti, rispondere ai cambiamenti nel contesto dell'organizzazione e promuovere il miglioramento continuo
• punto 6.1.2 (pensiero basato sul rischio): identificare e agire in base alle opportunità che possono migliorare la capacità dell'organizzazione di raggiungere i risultati prefissati, rispondere ai cambiamenti del contesto e prevenire o ridurre gli effetti indesiderati
• punto 8.2.4 (modifiche ai requisiti per prodotti e servizi): rispondere tempestivamente alle modifiche dei clienti o dei requisiti normativi e legali applicabili, assicurando che le informazioni documentate pertinenti siano aggiornate e che il personale interessato sia messo al corrente delle modifiche
• punto 10.1 (miglioramento): determinare e selezionare le opportunità di miglioramento e implementare le azioni necessarie per soddisfare i requisiti del cliente e aumentarne la soddisfazione, dimostrando la capacità di adattarsi ai cambiamenti e di cogliere le opportunità che si presentano

Collegando chronos alla pianificazione strutturata, all'allocazione delle risorse, al controllo operativo e alle revisioni sistematiche descritte nella ISO 9001, le organizzazioni possono garantire una base stabile e prevedibile per il loro sistema di gestione della qualità. Allo stesso tempo, collegando kairos all'enfasi posta dallo standard sulla leadership, sul pensiero basato sul rischio, sulla reattività al cambiamento e sul miglioramento continuo, le organizzazioni possono rimanere agili e cogliere le opportunità di crescita e di successo che emergono nel quadro della ISO 9001.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

Conclusioni

Un approccio moderno al tempo nel mondo del lavoro considera il tempo come una risorsa preziosa e multiforme, da gestire con consapevolezza e attenzione. Questo approccio si basa su alcuni principi chiave:

• la centralità del tempo individuale: il tempo di ogni persona è unico e prezioso e va rispettato
• l'equilibrio tra le diverse sfere della vita: lavoro, famiglia, relazioni, salute e benessere sono tutti aspetti importanti da considerare nel time management
• la flessibilità e l'adattamento: il tempo è un elemento dinamico e richiede la capacità di adattarsi alle diverse esigenze e circostanze
• la consapevolezza e la presenza: vivere il presente con attenzione e pienezza permette di sfruttare al meglio il tempo a disposizione

Ecco alcuni esempi di come applicare al tempo questo tipo di approccio nel mondo del lavoro:

• introduzione di orari di lavoro flessibili
• promozione di una cultura del lavoro che valorizzi il tempo libero e la vita privata
• formazione dei dipendenti su tecniche di time management moderne
• creazione di spazi di lavoro confortevoli e stimolanti
• incoraggiamento di una comunicazione aperta e trasparente tra colleghi e manager

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