TIME MANAGEMENT: COLLEGARE OBIETTIVI E PRIORITA'

Obiettivi e priorità: nelle nostre conversazioni di tutti i giorni si tende spesso a utilizzare questi due termini in modo intercambiabile, come fossero sinonimi ma questo è un errore che può avere conseguenze anche gravi. Sebbene, infatti, i termini siano certamente correlati, si trovano all'interno di una rigida gerarchia a cascata che parte dagli obiettivi e arriva alle priorità.

Se cerchiamo di dare la priorità alle nostre attività quotidiane senza avere un quadro ben chiaro degli obiettivi, rischiamo solo di investire molto tempo e tanto impegno per produrre un risultato che non sarà all'altezza. Prima di andare oltre, quindi, dobbiamo chiarire quale trappola del pensiero distorce in un modo così dannoso l'impostazione delle priorità per così tante persone. Questo lavoro, però, potrebbe non essere così facile e immediato perché molti - in realtà - preferiscono lavorare sulle priorità, cioè su quei compiti tangibili richiesti ogni giorno dai responsabili o dai colleghi per avere la sensazione che le loro azioni quotidiane abbiano un senso. Lavorare sulle priorità, infatti, è reale, non prevede alcuna riflessione, può addirittura farci passare da veri e propri eroi che fanno tutto il necessario per l'organizzazione. Per queste persone gli obiettivi sembrano qualcosa di lontano, nebuloso e indistinto perché possono provocare quella spiacevole sensazione legata ai desideri che ognuno di noi ha espresso almeno una volta nella vita con l'inizio del nuovo anno per poi ritrovarsi l'anno successivo con un pugno di mosche in mano perché, appunto, sono rimasti desideri senza trasformarsi mai in obiettivi su cui lavorare seriamente.

Ma come mai i nostri obiettivi tendono così spesso a non venire raggiunti e, quindi, ci spaventano così tanto? Il più delle volte questo succede perché non riusciamo a essere specifici nel definirli o perché fissiamo obiettivi troppo ambiziosi. Un altro motivo che ci porta a fallire in questo percorso è non raccogliere abbastanza informazioni per capire se l'obiettivo sia raggiungibile, se ci siano dei vincoli non dovuti a noi e quale sia il percorso migliore per centrarli. Procedere in questo modo è un po' come provare a montare qualcosa di molto complesso senza affidarsi a uno schema di montaggio e a delle istruzioni dettagliate.

Per capire come collegare obiettivi e priorità in un'ottica di time management, partiamo proprio dagli obiettivi cercando di definirli al meglio.
Un obiettivo è un risultato che vogliamo raggiungere e per il quale siamo disposti a fare ricerche per raccogliere i dati necessari, a impegnare risorse, a stabilire i parametri di riferimento per tenere traccia dei progressi e a dedicare il nostro tempo quotidianamente. Il nostro tempo è poco ed è per questo che dobbiamo evitare di sprecarlo. Un modo per chiarirci le idee in tal senso è raccogliere dati specifici sugli obiettivi che vogliamo raggiungere prima di impegnarci in nuove attività che andranno a gravare sul nostro carico di lavoro. Cerchiamo di articolare una visione degli obiettivi che vogliamo raggiungere per capire se è troppo ambiziosa o irrealistica, se è abbastanza motivante per sostenere il nostro impegno nel lungo termine e se è degna di ottenere tutto il nostro sostegno a livello morale, finanziario, di tempo, ecc. Tutto questo è fondamentale perché abbiamo già moltissimi compiti da svolgere, spesso dettati dai piani strategici della nostra organizzazione e dai nostri obiettivi personali sul posto di lavoro che sono già stati fissati precedentemente.

Un modo semplice ma efficace per tenere sempre sott'occhio i nostri obiettivi e renderci più facili i passaggi successivi, è quello metterli nero su bianco ed esporli in modo da poterli vedere facilmente più volte al giorno. Questi obiettivi non dovranno essere più di otto per non rischiare di disperdere troppo le nostre risorse e per essere certi di poterci lavorare quotidianamente. In questo modo, quando arriveranno le richieste che sembrano disconnesse da qualsiasi cosa all'interno del nostro elenco di obiettivi, riusciremo più facilmente a dire no o a negoziare in modo da proteggere il più possibile il nostro tempo.

Il passo successivo che segue la definizione degli obiettivi, se vogliamo raggiungerli, è stabilire un piano d'azione che riassuma nel dettaglio tutti i diversi elementi da gestire per raggiungere il nostro risultato.

Infine, a cascata, dopo gli obiettivi e la pianificazione stabiliamo le priorità. Fissare le priorità significa ragionare su come adattare l'esigenza di raggiungere l'obiettivo che ci si è posti ai carichi di lavoro già esistenti e che bisogna continuare a gestire al meglio. Molti credono erroneamente che stabilire le priorità significhi identificare in che ordine fare le cose ma questo modo di procedere, senza un ragionamento a monte, non ha alcun senso. Infatti non si tratta solamente di quando svolgere le attività ma di stabilire se queste attività debbano davvero competere con ciò che già facciamo. Definire le priorità senza conoscere lo scopo di ciò che facciamo quotidianamente è semplicemente assurdo.
Fino a pochi anni fa, la maggior parte delle persone faceva riferimento a un solo capo, quindi si sapeva a chi rivolgersi quando il carico di lavoro diventava troppo oneroso da gestire o ci si trovava davanti a priorità contrastanti. Oggi, al contrario, capita sempre più spesso che si debba riferire a responsabili diretti e indiretti, magari proprietari di un processo al quale si partecipa. Inoltre, i colleghi e i clienti possono arrivare in molti modi direttamente a noi e minacciare la nostra gestione del tempo, quindi la giornata lavorativa non finisce mai. Per tutti questi motivi, abbiamo bisogno di un buon sistema per stabilire le giuste priorità basandoci su tre elementi:

• usiamo la legge di Pareto per riservare gli orari più produttivi della giornata a quel venti percento di attività che contribuiscono maggiormente ai nostri obiettivi. Pareto capovolge l'illusione che si è efficienti solo se si fa immediatamente quello che ci viene chiesto e ci mette davanti all'evidenza che, in realtà, questo modo di procedere è del tutto inefficiente dal punto di vista del time management! Prima di gettarci a capofitto in qualsiasi cosa ci venga richiesta con urgenza d'ora in poi proviamo, quindi, a confrontare le nuove richieste con quelle già in carico per valutare se possano davvero competere in importanza e validità. Fatto questo, se l'attività rientrerà in quelle necessarie al raggiungimento degli obiettivi, decidiamo quando farla, tenendo a mente proprio la legge di Pareto;
• difendiamo il nostro sistema fornendo esempi della sua efficacia;
• iniziamo ogni giornata con un piano scritto che non sarà altro che una declinazione quotidiana del piano d'azione visto precedentemente

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