IL MODELLO DELLE 5P

"L'attuazione della strategia deve tenere conto degli elementi inesorabilmente interconnessi, come cultura, organizzazione, persone e sistemi. Siamo inoltre d'accordo sul fatto che sia necessario andare oltre le parole verso uno schema più completo e dettagliato per aiutare i responsabili dell'implementazione delle strategie. Per questo motivo, proponiamo un'interpretazione ampia e orientata a questo processo: il modello delle 5P per l'attuazione della strategia"
(Pryor, Anderson, Toombs e Humphreys)

Lo spirito imprenditoriale è essenziale per il benessere economico di una nazione e del sistema di libera impresa e gli imprenditori si sforzano di garantire che le loro aziende sopravvivano: vorrebbero fornire i prodotti e i servizi migliori ai prezzi più convenienti, in modo da essere scelti dai clienti e iniziano il loro viaggio con la passione per l'eccellenza. Molti di questi gli imprenditori, però, non hanno il background, le competenze o il desiderio di gestire le proprie attività strategicamente, e spesso non si rivolgono alla qualità finché non sono in qualche modo obbligati a farlo dai clienti.

Per questo motivo vogliamo parlarvi di un modello denominato "5P" (5P’s Strategic Implementation Model) che costituisce un po' la base della qualità come la conosciamo oggi e che fu ideato intorno alla fine degli anni '90 (1998) con lo scopo di diventare uno strumento utilizzato proprio dai proprietari delle piccole imprese per monitorare la sopravvivenza e il successo delle loro organizzazioni a lungo termine.
Purtroppo in Italia è uno strumento poco conosciuto perché, tendenzialmente, si tende a identificare la storia della qualità solo con quella della sua norma più famosa, la ISO 9001 o, al massimo, con quella di alcuni studiosi davvero noti a livello mondiale ma, a nostro giudizio, va a completare le conoscenze teoriche che un professionista della qualità dovrebbe avere anche per riuscire a sintetizzare al meglio ciò che sa per metterlo al servizio dell'imprenditoria.

Il modello delle 5 P è un modello di gestione strategica ideato da Mildred Golden Pryor, J. Chris White e Leslie A. Toombs (che lavorarono, tra gli altri, con W. Edwards Deming, Joseph Juran e Peter Senge) per il loro libro: "Strategic Quality Management: A Strategic Systems Approach to Continuous Improvement".

Come sappiamo, la maggior parte degli sforzi di pianificazione strategica falliscono al momento dell'implementazione della strategia, portando a sprecare risorse significative già investite. Proprio per questo i tre studiosi suggerirono una metodologia più integrativa per l'implementazione sistematica di una strategia e che avesse un approccio pragmatico per i leader incaricati di metterla in esecuzione a livello concettuale. Se da un lato, infatti, ci sono molti libri che parlano di strategia, dall'altro manca ancora un'ampia letteratura che, di fatto, mostri un chiaro orientamento per l'implementazione strategica nelle organizzazioni. Ed è a questo punto che la maggior parte degli sforzi di pianificazione falliscono. Una delle ragioni del fallimento è che molti manager non hanno una buona conoscenza e una comprensione sufficiente di una di queste aree:

• la gestione strategica
• la gestione per processi
• la gestione per competenze

e l'origine del problema, forse, risiede nel fatto di organizzare la conoscenza in modo segmentato, per discipline. Il modello delle 5P risolve questo enorme problema.

Secondo il modello delle 5P, per migliorare le organizzazioni e il loro lavoro serve l'allineamento di 5 variabili e, precisamente, di:

• Scopo (Purpose)- coinvolge tutti gli elementi che costituiscono l'intenzione di un'organizzazione e, quindi, include la mission, la vision, gli obiettivi e le strategie organizzative. I leader delle organizzazioni dovrebbero fornire strategie e tattiche chiare al personale, al fine di ottenere gli obiettivi che si sono posti. Operativamente si procede:
  • identificando i punti di forza e i punti deboli, i rischi e le opportunità, la mission, la vision, gli obiettivi e le strategie
  • identificando le competenze principali del ramo della leadership
• Principi - sono le filosofie che guidano un'azienda, i presupposti su come dovrebbe operare e come dovrebbe condurre la propria attività, gli atteggiamenti tenuti dal personale. Questa variabile include l'idea di integrità dell'organizzazione, la sua etica e i valori fondamentali rispetto ai quali ci si aspetta che i dipendenti si impegnino al momento dell'assunzione. Operativamente, occorre costituire un team di persone che sviluppi i valori chiave dell'organizzazione
• Processi - in questa terza variabile sono incluse le strutture organizzative, i sistemi e le procedure utilizzati per realizzare i prodotti o per progettare i servizi forniti dall'organizzazione, nonché l'infrastruttura e le regole che supportano questi sistemi e procedure. Occorre:
  • fare un elenco di tutti i processi
  • documentare i processi utilizzando diagrammi di flusso, mappe di processo e/o liste di controllo
  • elencare i proprietari del processo (process owner)
• Persone - sono i collaboratori che svolgono un lavoro coerente con i principi e i processi di un'organizzazione per raggiungere il suo scopo. Sono i componenti attivi che portano ai risultati dell'azienda. Serve:
  • determinare fino a che punto le persone siano autorizzate a procedere
  • stabilire quale sia il livello di auto-gestione dei team
  • identificare quale formazione sia necessaria
  • mettere in chiaro eventuali altre variabili che riguardino i dipendenti
• Prestazioni - comprende tutti monitoraggi, le misurazioni e i risultati attesi che indicano lo stato dell'organizzazione e che sono utilizzati come criteri per il processo decisionale. I risultati delle prestazioni vengono reinseriti nel processo di gestione strategica per fornire un mezzo di feedback e controllo. C'è bisogno che:
  • vengano identificate quali misurazioni sono in atto o dovrebbero essere messe in atto
  • siano stabiliti gli indicatori chiave di prestazione (KPI)
  • sia impostato un sistema di monitoraggio e misurazioni con degli obiettivi di miglioramento
  • venga tenuta traccia degli indicatori nel tempo

Le 5 variabili devono essere allineate modo che si sostengano e si rafforzino a vicenda. L'incongruenza o l'incompatibilità tra di esse, infatti, fa sprecare tempo, energie e soldi inutilmente oltre a portare a livelli elevati di frustrazione e a un senso di impotenza e insoddisfazione per i collaboratori.

Nel modello 5P lo scopo guida tutta la struttura che, a sua volta, è definita dai principi e dai processi. La struttura guida, quindi, i comportamenti delle persone che portano ad avere prestazioni migliori. Attraverso circuiti di feedback, tutti i livelli si riconnettono individualmente con lo scopo e guidano i processi di miglioramento all'interno di un'organizzazione.
Come potete vedere, si tratta di un modello estremamente semplice da utilizzare e che è stato ideato proprio per essere tale. Come potete vedere, infatti, risulta più semplice del modello delle 7S, di cui abbiamo già parlato, sia per la semplificazione dell'applicazione, sia per il suo design lineare rispetto alla complessità creata dall'interconnessione multidimensionale del framework 7S.

Il cambiamento più redditizio che un management possa fare per la propria azienda è inventarsi un futuro, non limitarsi a rispondere al presente. Dunque, i leader di un'organizzazione dovrebbero adottare un modello di gestione strategica dinamico che consenta alla loro organizzazione di reinventarsi in continuazione a livello imprenditoriale ma questo possono farlo solamente se il loro il modello di gestione strategica è un modello di tipo sistemico e se tutti gli elementi del sistema vengono continuamente riallineati, man mano che si verifica questa invenzione del futuro. In questo senso, il modello 5P si è dimostrato vincente, soprattutto nel mondo di oggi, soggetto a un cambiamento complesso e continuo e sottoposto alla concorrenza di molte altre organizzazioni. Il modello 5P è abbastanza unico nel suo genere in quanto può migliorare contemporaneamente la stabilità organizzativa e la capacità di trasformazione e adattamento di un'azienda. Le organizzazioni, infatti, hanno bisogno di più rispetto a un modello che aiuti semplicemente un'organizzazione a passare dallo stato attuale a uno stato futuro. Serve un modello di sistema completo che sia strategico ma che contenga anche elementi eseguibili a livello tattico e il modello delle 5P è un modello di sistema completo in questo senso.

In modo interdipendente, ogni variabile del modello che abbiamo visto riunisce un insieme di campi di conoscenza:

• scopo - teorie strategiche
• principi - valori e teorie della cultura organizzativa
• processi - teorie sistemiche
• persone - teorie sul comportamento
• performance - misurazioni e teorie del feedback

I vantaggi del modello 5P sono:

• il fatto che possa essere utilizzato a tutti i livelli dell'organizzazione;
• il fatto che sia applicabile a tutti i tipi di organizzazioni, di qualunque dimensione esse siano;
• che può essere applicato insieme a una varietà di altre metodologie, modelli teorici, concetti e strumenti per sostenere la leadership e supportare il management;
• che sia senza tempo. Non diventerà "obsoleto" solo perché verranno introdotte altre teorie o metodologie perché, nella sua semplicità, riunisce i concetti basilari della qualità strategica

Il modello, però, ha anche uno svantaggio rappresentato dal fatto che le persone che applicano il modello delle 5 P devono comprendere, individualmente o almeno a livello di gruppo, non solo i concetti di base della leadership e del management, ma anche quelli della gestione strategica, dello sviluppo organizzativo, della gestione dei processi e del pensiero sistemico, proprio come per la ISO 9001:2015.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Le applicazioni più note del modello 5P le troviamo nei campi:

• della gestione strategica
• della gestione della qualità
• della valutazione delle organizzazioni
• della gestione del cambiamento

PER SAPERNE DI PIU':