IL MODELLO 7 S

L'approccio denominato come 7S è un modello gestionale che si focalizza sul compito di guidare i manager verso il miglioramento.
Ciò che differenzia questo modello da altri analizzati sulle pagine di QualitiAmo, è che il miglioramento che è possibile ottenere mediante l'applicazione delle 7S non è riferito solo ai processi ma all'intera strategia che sta alla base del business preso in esame.

Il modello fu proposto originariamente da Richard Tanner Pascale e Anthony Athos nel loro libro dal titolo: "The Art of Japanese Management".
La chiave per comprendere questo approccio sta tutto nella premessa che un'organizzazione può essere davvero efficace e competitiva solo quando riesce ad ottimizzare 7 elementi e a porli in armonia uno con l'altro.

Ma quali sono queste 7S? Esaminiamole una ad una dividendole anche tra elementi "morbidi" (soft), cioè più difficili da descrivere, meno influenzabili e più direttamente legati alla cultura aziendale ed elementi "duri" (hard), cioè più facili da definire da parte del management che può influenzarli in modo diretto:

1 - Strategy (Strategia) - hard

La strategia si compone dell'obiettivo che l'impresa vuole ottenere e delle azioni che intende svolgere per raggiungere questo obiettivo.
Quando parliamo di strategia, la domanda principale da farsi è se tutte le azioni dell'azienda siano realmente indirizzate al raggiungimento dell'obiettivo e se questo obiettivo sia spiegato chiaramente.
Il livello successivo di indagine riguarda la Direzione. Ciò che dobbiamo verificare è se gli alti livelli della nostra azienda sono profondamente coinvolti nello sviluppo e nell'implementazione della strategia oppure sono solo dei meri esecutori.

2- Structure (Struttura) hard

Si definisce "struttura" il modo in cui un'azienda è organizzata e le relazioni tra le sue entità (dipartimenti, filiari, ecc.).

L'organizzazione è strutturata in maniera rigida e fa capo ad una singola autorità (come le strutture militari) o no?
Processi e risorse umane come sono stati messi nelle condizioni di poter lavorare insieme al meglio per raggiungere gli obiettivi? Queste sono tutte domande che hanno a che fare con la struttura di un'organizzazione.

Le domande da farsi in questa fase saranno:

• come vengono coordinate le attività tra i diversi dipartimenti aziendali?
• Le decisioni vengono prese in modo centralizzato?
  
• Le linee di comunicazione sono implicite od esplicite?

3 - Systems (Sistemi) hard

Quali sono i componenti che costituiscono il sistema di un'azienda? Iniziamo ad elencarli:

• il sistema informativo
• le infrastrutture
• i processi
• le funzioni
• ...vi viene in mente altro? Ce lo raccontate sul forum?

4 - Staff (Risorse umane) soft

Con il termine staff o risorse umane, la metodologia 7S intende riunire la forza lavoro e i processi di reclutamento e incentivazione delle persone.
A questo si aggiunge la capacità dell'azienda di attrarre e conservare talenti e di mantenerli motivati e produttivi.

Tutte le strategie e la capacità di innovazione del mondo non potranno nulla là dove le persone sono demotivate. Ricordatelo!

Tra le domande da farsi, riportiamo le seguenti:

• Quali posizioni e specializzazioni sono rappresentate all'interno dell'azienda?
• Quali posizioni vanno create?
• Ci sono dei gap nelle competenze richieste?

5 - Style (Stile) soft

Con la parola "stile" possiamo riunire tutto ciò che va sotto il nome di cultura dell'azienda. L'azienda è orientata al cliente? L'organizzazione concepisce la Qualità come fondamentale nel suo modus operandi o è interessata solo alla massimizzazione dei profitti, indipendentemente dai costi che ricadranno sui clienti?
Sono queste alcune delle domande che dovremo farci per individuare lo stile dell'azienda dove dovremo implementare la metodologia ma anche:

• la leadership dell'azienda è efficace?
• le persone collaborano tra loro o tendono ad essere competitive?

6 - Skills (Competenze) soft

Al punto 6 andranno esaminate tutte le competenze dei singoli dipendenti che, nell'insieme, rendono unica la nostra organizzazione. Le competenze potranno essere tecniche (come ad esempio la progettazione di alcuni prodotti) o trasversali (come la capacità di comunicare al meglio).

Le domande da farsi a questo livello sono le seguenti:

• Quali sono le competenze maggiormente rappresentate all'interno dell'azienda?
  
• Ne manca qualcuna che ritenete fondamentale per lo sviluppo della strategia che avete in mente?
  
• Come mantenete monitorate le competenze aziendali?

7- Shared Values (valori condivisi) soft

I valori condivisi sono i credo, i valori e i modi di fare che guidano da sempre un'azienda. Si trovano al centro del modello, ad indicare la loro centralità nello sviluppo dello stesso.

Applicare il modello delle 7S alla nostra organizzazione

Una volta individuati i singoli elementi del nostro modello di riferimento, la domanda che sorge spontanea è come utilizzarli per applicare la metodologia alla nostra realtà quotidiana.

La prima cosa da fare, per quanto scontata possa apparire, è prendere coscienza dei singoli elementi che abbiamo individuato e descritto perché anche le organizzazioni molto grandi e ben strutturate spesso faticano a pensare alle proprie attività come a qualcosa che può essere scomposto secondo questo semplice sistema.

Il passo successivo è quello di utilizzare periodicamente il modello 7S per analizzare lo stato corrente di ciascun elemento che lo compone, verificare la presenza di eventuali gap rispetto agli obiettivi posti e sviluppare un piano correttivo per andare ad appianarli.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Dato che il modelllo si basa sull'assunto che, perché un'organizzazione funzioni bene, i 7 elementi elencati devono essere allineati uno all'altro e rinforzarsi vicendevolmente, la metodologia può essere utilizzata per identificare cosa riallineare per migliorare le performance.
Il modello può essere utilizzato con successo in molte situazioni. Tre di queste situazioni sono le seguenti:

• migliorare le performance
• esaminare gli effetti dei cambiamenti apportati. Whatever the type of change - restructuring, new processes, organizational merger, new systems, change of leadership, and so on - the model can be used to understand how the organizational elements are interrelated, and so ensure that the wider impact of changes made in one area is taken into consideration.
  
• stabilire come implementare al meglio una strategia proposta

Quello delle 7S è solo un modello concettuale, quindi non aspettatevi che vi illustri come correggere ciò che non funziona. Sarà solo attraverso la vostra esperienza, l'analisi delle esperienze altrui, lo studio delle metodologie della Qualità e la raccolta dei suggerimenti che arriveranno dalla forza lavoro che potrete migliorarvi tenendo come riferimento il modello che vi abbiamo illustrato.

Buon lavoro!

PER SAPERNE DI PIU':