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(Prima parte)

I due strumenti principali per la pianificazione degli audit sono:

• la programmazione delle verifiche che mostra gli audit programmati entro un certo periodo di tempo (tipicamente sei mesi, un anno). Il documento potrà essere disponibile per tutti all'interno dell'organizzazione, in modo che ogni area sia informata del fatto che in un altro settore in un certo giorno si terrà una verifica interna
• il piano della verifica che si riferisce a un singolo audit e che contiene informazioni relative alla data e all'orario in cui si svolgerà la verifica, l'ambito che verrà affrontato, i criteri che verranno utilizzati, gli obiettivi, gli auditor e tutte le altre informazioni fondamentali per poter avere un'idea chiara di come si svolgerà l'audit.
  Questo secondo documento verrà consegnato anticipatamente a tutte le persone oggetto della verifica e ai loro responsabili

Per quanto riguarda la frequenza, la norma non stabilisce ogni quanto debbano essere svolti gli audit su ogni processo aziendale ma, solitamente, si fa riferimento a un periodo temporale di un anno.
Naturalmente ogni organizzazione può variare questa tempistica in base alle proprie esigenze ma sarebbe bene non distaccarsi troppo da quella che pare essere una tempistica ragionevole e accettata da tutti.

Le non conformità rilevate in sede di audit dovranno essere trattate come mancanze del sistema e non, come molti fanno, come problematiche legate alle singole persone.

Per quanto riguarda i documenti che possono supportare adeguatamente un auditor interno, ricordiamo il diagramma tartaruga che, adattato a un audit di processo potrebbe essere fatto - ad esempio - in questo modo:

Il riferimento per tutto questo lavoro, come sottolinea la ISO 9001 stessa nella sua nota al paragrafo 9.2, è la ISO 19011 "Linee guida per audit di sistemi di gestione".

Questo punto si relaziona con tutti i paragrafi della norma perché ha a che fare con tutti i processi. Le relazioni più importanti, tuttavia, si hanno con:

• capitolo 5 "Leadership"
• capitolo 6 "Pianificazione"
• paragrafo 9.3 "Riesame di direzione"
• paragrafo 10.1 "Miglioramento - Generalità"

Tra le domande che un auditor potrebbe farvi per verificare che abbiate implementato a dovere i requisiti contenuti in questo paragrafo abbiamo le seguenti:

• Avete una procedura ISO 9001 documentata per la conduzione degli audit interni?
• Quando svolgete gli audit?
• Qual è lo scopo di queste verifiche?
• Come assicurate che il Sistema Qualità sia conforme ai requisiti della ISO 9001:2015?
• Come pianificate le verifiche?
• La pianificazione degli audit prende in considerazione lo stato e l'importanza dei processi e i risultati delle verifiche precedenti?
  Attenzione a quella che la norma definisce come l'importanza dei processi perché è normale che i processi considerati determinanti per il successo di un'azienda debbano essere controllati con più frequenza perché è importante accorgersi subito se qualcosa non funziona.
  Ovviamente i processi avranno più o meno importanza a seconda della tipologia di organizzazione, del settore in cui si opera, ecc. ma - tipicamente - i processi ai quali prestare maggiore attenzione sono:
  • riesame della direzione
  • gestione delle azioni correttive
  • audit interno
  • azioni per gestire rischi e opportunità
  • pianificazione e controllo
  • obiettivi della qualità
  Attenzione anche ad eventuali cambiamenti all'interno di un processo che, quasi certamente, influenzeranno ciò che dovrà essere riesaminato per assicurarsi che funzioni adeguatamente. Anche questa è un'esigenza di cui tenere conto quando si programma una verifica ispettiva interna. Se, ad esempio, l'azienda ha un turnover molto alto, il processo relativo a competenza (7.2) e consapevolezza (7.3) dovrà essere verificato con maggiore frequenza. Se, invece, di recente, l'organizzazione ha perso un cliente importante, allora bisognerà verificare meglio il processo relativo alla soddisfazione del cliente (9.1.2)
  Altri criteri che dovrete valutare per decidere ogni quanto svolgere un audit su un certo processo sono:
  • non conformità riscontrate
  • reclami dei clienti
  • criticità legate al processo
  • input derivanti dall'area o da altre aree che interagiscano con essa
  • aspettative legate al processo
• Come vengono selezionati gli auditor per la conduzione di queste verifiche?
• Come vi assicurate che siano imparziali?
• Vi accertate che non verifichino il loro stesso lavoro?
• Come vengono riportati i risultati delle verifiche?
• Quali informazioni documentate utilizzate per pianificare, svolgere e riassumere i risultati degli audit?
• Come vi assicurate che i responsabili di processo, dopo l'audit, avviino le azioni necessarie ed eliminino eventuali non conformità riscontrate insieme alle cause che le hanno generate?

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

• Le attività di follow-up comprendono la verifica delle azioni adottate?
  Tra le cose che si possono verificare, in questo caso, abbiamo:
  • Le azioni intraprese hanno una relazione diretta con le cause che sono state identificate come quelle che hanno provocato il problema?
  • Le azioni decise sono state tutte portate a termine?
  • Esiste un'evidenza che le cause della non conformità siano state rimosse o ridotte a un livello accettabile?
  • Sono stati documentati i risultati raggiunti dalle azioni intraprese?

PER SAPERNE DI PIU':

La nuova ISO 9001:2015 e l'outsourcing
La nuova ISO 9001:2015
Il capitolo zero della nuova Iso 9001:2015
Il capitolo uno della nuova Iso 9001:2015 - Lo scopo della norma
I capitoli due e tre della nuova Iso 9001:2015 - Requisiti normativi e terminologia
Il capitolo quattro della nuova Iso 9001:2015 - Il contesto dell'organizzazione
Paragrafo 4.1 della nuova Iso 9001:2015 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova Iso 9001:2015 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova Iso 9001:2015 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova Iso 9001:2015 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Capitolo 5 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership
Paragrafo 5.1 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova Iso 9001:2015 - Politica
Paragrafo 5.3 della nuova Iso 9001:2015 - Ruoli responsabilità autorità nell'organizzazione
Paragrafo 6.1 della nuova Iso 9001:2015 - Azioni per affrontare rischi e opportunità
Paragrafo 6.2 della nuova Iso 9001:2015 - Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento