IL PARAGRAFO 9.1 DELLA NUOVA ISO 9001:2015 - MONITORAGGIO, MISURAZIONE, ANALISI E VALUTAZIONE - 2

(Prima parte)

• quando verranno svolti monitoraggio e misurazione? - la frequenza di svolgimento di una determinata attività è un dettaglio importantissimo dal punto di vista di un controllo. Stabilire quando verranno svolte le attività di monitoraggio e misurazione e assicurarsi che vengano effettivamente svolte come pianificato è quindi fondamentale per adempiere ai dettami di questo primo punto del capitolo 9 della norma;
• quando verranno analizzati e valutati i risultati? - in un efficace processo di valutazione delle performance ci sono sempre due step fondamentali:
  • monitorare e misurare le cose importanti
  • analizzare e valutare i risultati di questo monitoraggio e misurazione
• valutare le perfomance e l'efficacia del Sistema Qualità - monitoraggio, misurazioni, analisi e valutazioni hanno come scopo quello di valutare l'efficacia delle performance del Sistema Qualità e, per valutare quanto sia efficace il sistema, dovremo prestare particolare attenzione a tre cose:
  • obiettivi della qualità: si tratta delle misure strategiche che ci diranno se gli sforzi che stiamo facendo tramite il nostro Sistema Qualità stiano dando buoni frutti oppure no;
  • audit interni: il processo che fa capo alle verifiche ispettive interne è progettato per valutare lo scopo, l'implementazione e l'efficacia del sistema;
  • riesame della Direzione: è uno degli strumenti più potenti che il top management ha a propria disposizione perché rivela i progressi dell'organizzazione e quanto il Sistema Qualità stia rendendo facile un successo di lungo termine
• mantenere le informazioni documentate - occorre conservare le registrazioni relative a ciò che è stato monitorato, misurato, analizzato e valutato

Per implementare in maniera efficace all'interno del nostro Sistema Qualità i requisiti contenuti in questo punto 9.1.1 dovremo:

• identificare i processi chiave del nostro Sistema Qualità (quelli che servono per la realizzazione del prodotto o per l'erogazione del servizio, quelli di supporto e quelli necessari al miglioramento).
  Nel farlo, vi raccomandiamo di prestare particolare attenzione ai punti della ISO 9001:2015 che vanno dall'8.1 all'8.5;
• definire gli input e gli output per ognuno dei processi identificati;
• determinare come misurare e monitorare gli output di ogni processo per assicurarsi che concorrano a soddisfare i requisiti

Per svolgere al meglio questo lavoro, basta suddividere un foglio in sei riquadri

e poi indicare:

• nel primo riquadro a sinistra gli input;
• nel secondo riquadro della prima riga le attività caratteristiche del processo;
• nell'ultimo riquadro della prima riga gli output del processo;
• nel primo riquadro della seconda riga le interazioni con gli altri processi e le interfacce;
• nel riquadro al centro della seconda riga le informazioni documentate necessarie;
• nell'ultimo riquadro le misurazioni necessarie per accertarsi che gli output del processo soddisfino i requisiti

Avere un modellino semplice come quello illustrato qui sopra e un approccio ben chiaro per affrontare i requisiti di questo punto assicura di prestare la necessaria attenzione ai processi di monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione.

Riassumendo, stabilire un Sistema Qualità è una decisione strategica e, come abbiamo visto scorrendo i punti della norma fino al capitolo 9, gli obiettivi del sistema sono determinati, tra le altre cose, anche da quei fattori interni ed esterni che hanno una qualche influenza sull'organizzazione e su ciò che fa. Processi e attività vengono pianificati in base agli obiettivi e, se queste attività vengono portate avanti come pianificato e gli obiettivi vengono raggiunti, significa che il sistema è efficace.
Tutto questo è fondamentale da capire per comprendere a fondo a cosa serva valutare le performance e l'efficacia di un Sistema Qualità.

E, dato che ogni promessa è debito, quali differenze ci sono tra performance ed efficacia?
La performance è l'aspetto di qualcosa esaminata o misurata dal punto di vista della sua operatività o funzione ed è qualcosa di misurabile mentre l'efficacia è a che livello le attività pianificate vengono effettivamente realizzate e i risultati ipotizzati vengono raggiunti.
Aggiungiamo anche che la performance non ha valenza solamente positiva ma anche negativa (nel caso di performance scadente).

(Terza parte)

PER SAPERNE DI PIÙ:

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