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Continuiamo il nostro viaggio ragionato e commentato all'interno dei singoli punti e paragrafi della nuova ISO 9001:2015

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(Prima parte)

In estrema sintesi, la nuova ISO 9001:2015 richiede che ogni azienda sviluppi e implementi una strategia per le sue comunicazioni perché una comunicazione efficace è la base per un corretto sviluppo di qualsiasi sistema di gestione.
Sarà il top management a dover garantire che siano presenti tutti gli automatismi necessari per facilitare il processo di comunicazione a ogni livello.

Ecco perché il nuovo punto 7.4 ha un impatto su due capitoli della ISO 9001:2015:

• il capitolo 5 - Leadership
• il capitolo 6 - Pianificazione

Una differenza non da poco, infine, sta nel fatto che la versione precedente della ISO 9001 richiede di definire dei canali per la comunicazione e di stabilirne la relazione con il Sistema Qualità mentre la ISO 9001:2015 chiede che questi canali vengano stabiliti in base alle esigenze del sistema di gestione. Ecco perché si chiede di definire:

• le tipologie di dati e di informazioni che verranno comunicate;
• in quale esatto momento e dove questi dati e queste informazioni verranno comunicati;
• chi è l'obiettivo della comunicazione, cioè chi riceverà questi dati o informazioni

Nelle organizzazioni di oggi, poter contare su una buona comunicazione bidirezionale tra le parti è fondamentale perché non si deve prestare attenzione solamente a ciò che si vuole comunicare ma anche ciò che le persone hanno compreso del messaggio che è stato loro rivolto. Va valutata, in sostanza, anche la pianificazione fatta.

Una comunicazione efficace è fondamentale affinché un'organizzazione possa ottenere ciò che ha pianificato e funzionare in modo sistematico. Una buona comunicazione, inoltre, aiuta i collaboratori a svolgere al meglio il proprio lavoro e ad essere coscienti delle proprie responsabilità oltre che a motivarsi.
Non tralasciamo, poi, che un buon processo di comunicazione è una fonte costante di informazioni e che le informazioni sono essenziali per ogni organizzazione.

In breve, possiamo dire che una comunicazione effettuata bene:

• aiuta a stabilire una leadership efficace;
• favorisce la motivazione e migliora il morale delle persone;
• fa in modo che il lavoro proceda senza grossi intoppi;
• promuove la collaborazione tra le persone;
• agisce come base per coordinare il lavoro delle diverse aree aziendali;
• funge da base per il processo decisionale;
• aumenta l'efficienza

Ma quali sono gli aspetti più comuni da trattare nel caso della comunicazione interna ed esterna?
Vediamoli insieme.

Comunicazione interna:

• "cosa?" Politica per la qualità, ruoli, responsabilità, autorità, obiettivi per la qualità, ecc.;
• "quando?" Annualmente o semestralmente, in sede di riesame della politica, degli obiettivi, di valutazione delle performance o mensilmente / settimanalmente a seconda dell'importanza dell'indicatore;
• "a chi?" Ai vostri collaboratori
• "come?" Con le riunioni, con un'intranet ben fatta, con le newsletter interne, durante colloqui individuali, ecc.

Comunicazione esterna:

• "cosa?" Le informazioni relative ai vostri prodotti e servizi, l'avanzamento degli ordini, la gestione dei reclami, ecc.;
• "quando?" In modo permamente sul vostro sito e poi durante gli incontri con i clienti, nelle fiere di settore, ecc.
• "a chi?" Ai vostri clienti e alle parti interessate
• "come?" Con un sito ben fatto, newsletter regolari, viste presso la clientela, ecc.

Per far sì che la comunicazione venga trattata nel modo migliore, sarebbe bene avere un processo dedicato in modo da stabilire chi fa che cosa e quanto spesso.
La nuova ISO 9001 non lo richiede né prescrive la presenza di informazioni documentate a supporto di questo paragrafo ma è davvero difficile riuscire a pianificare per bene la comunicazione interna ed esterna senza documentare in qualche modo il processo.

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Per verificare l'aderenza ai requisiti contenuti in questo paragrafo, un auditor potrà fare le seguenti domande:

• "Come ha fatto l'organizzazione a stabilire i propri canali di comunicazione interni ed esterni?"
• "Sono state chiarite le responsabilità in merito a chi debba comunicare cosa, quando e come?"

PER SAPERNE DI PIU':

Tutti gli articoli sulla ISO 9001
La comunicazione interna
Metodi di comunicazione
La comunicazione- aforismi
La nuova ISO 9001:2015 e l'outsourcing
La nuova ISO 9001:2015
Il capitolo zero della nuova Iso 9001:2015
Il capitolo uno della nuova Iso 9001:2015 - Lo scopo della norma
I capitoli due e tre della nuova Iso 9001:2015 - Requisiti normativi e terminologia
Il capitolo quattro della nuova Iso 9001:2015 - Il contesto dell'organizzazione
Paragrafo 4.1 della nuova Iso 9001:2015 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova Iso 9001:2015 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova Iso 9001:2015 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova Iso 9001:2015 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Capitolo 5 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership
Paragrafo 5.1 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova Iso 9001:2015 - Politica
Paragrafo 5.3 della nuova Iso 9001:2015 - Ruoli responsabilità autorità nell'organizzazione
Paragrafo 6.1 della nuova Iso 9001:2015 - Azioni per affrontare rischi e opportunità
Paragrafo 6.2 della nuova Iso 9001:2015 - Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento