TIME MANAGEMENT: GLI STILI DI GESTIONE
DEL TEMPO

Avete mai notato che, spesso, i vostri amici, i familiari e i colleghi affrontano la gestione del tempo in modo diverso da voi? Vi siete mai chiesti perché alcune persone sembrano essere in grado di gestire il tempo meglio di altre? Prendete in considerazione i tratti e le abitudini della vostra personalità quando pianificate e programmate le attività? Avete idea di come la vostra personalità influenzi il modo in cui provate a fare del time management?

Tutti abbiamo comportamenti innati riguardo a come gestiamo il tempo e a come organizziamo i nostri spazi di vita e di lavoro. Come dice il proverbio, "Il tempo è denaro": quando le persone non utilizzano al meglio il loro tempo, un'azienda non raggiunge il suo massimo potenziale.Un buon time management, infatti, è il "carburante" che fa funzionare al meglio un'organizzazione, dato che permette di svolgere al meglio tutte le attività senza intoppi, di programmare i carichi di lavoro, di rispettare le scadenze e di soddisfare i clienti, garantendo di poter fornire prodotti e servizi in modo puntuale e di essere affidabili. Tuttavia, il time management non può essere uguale per tutti perché le persone sono diverse una dall'altra. L'organizzazione del carico di lavoro e delle scadenze dei progetti richiede, quindi, un approccio personalizzato per seguire la predisposizione naturale di ogni individuo e il metodo organizzativo che funziona meglio per lui. Tutti i suggerimenti e le tecniche per un buon time management non sono sufficienti per aiutare chi è interessato a essere più produttivo se non si individua precedentemente il proprio stile di gestione del tempo e la tecnica per aumentare la produttività che funziona meglio per noi. Comprendere la personalità di ognuno e distribuire le attività secondo le tempistiche che funzionano per come siamo fatti è il modo migliore per garantire che tutti gestiscano al meglio il tempo che hanno a disposizione.

Vediamo, dunque, quali sono gli stili di time management più diffusi e alcuni suggerimenti personalizzati per diventare più produttivi, a seconda dell'impatto che il tempo ha sul nostro modo di lavorare.

Time management: usare bene 5 minuti

Time management: la frequenza aumenta la produttività

Time management: fare più cose in meno tempo

Il multitasker

Il multitasker è una persona che gestisce il tempo con la tecnica del multitasking, cioè lavorando su più cose contemporaneamente. Passa da un'attività all'altra senza attendere di finirne una prima di dedicarsi alla successiva. Chi ama il multitasking non ha grandi problemi a gestire il caos e spesso si trova coinvolto contemporanemanete in tanti progetti personali e professionali.

I vantaggi di questo stile ti time management è che non si hanno problemi a tenersi occupati o a fare diverse cose contemporaneamente e che per un multitasker è facile passare da un'attività all'altra. Queste caratteristiche saranno utili in un'azienda con molti clienti o progetti da completare entro determinati periodi di tempo. Una persona di questo genere, infatti, sarà in grado di gestire giornate caotiche e di tenere sott'occhio tutte le attività contemporaneamente.
Gli svantaggi sono rappresentati dal fatto che il multitasking non è una tecnica molto produttiva per lavorare, nonostante quello che ancora oggi credano molte persone. Inoltre, i multitasker hanno spesso difficoltà a rimanere organizzati, a completare compiti specifici e a rispettare le scadenze. Un altro svantaggio è rappresentato dal fatto che i progetti di un multitasker potrebbero risultare confusi e privi di logica o di una struttura naturale perché il lavoro è avvenuto a piccoli intervalli.

Suggerimenti: per aumentare la propria produttività e sfruttare al massimo il proprio potenziale, il multitasker dovrebbe eliminare le distrazioni mentre lavora e lavorare scandendo la giornata in base a brevi periodi di concentrazione. Dovrebbe, inoltre, imparare a concentrarsi sulle priorità e a lavorare su due o tre attività al massimo. Queste persone troveranno anche utile diventare più consapevoli dei cambiamenti dei loro livelli di energia durante una normale giornata lavorativa per capire quando hanno bisogno di fare una pausa e, quindi, di ridurre la probabilità di distrarsi.

Il concentrato

Le persone con uno stile di gestione del tempo molto focalizzato sono profondamente coinvolte nel compito da svolgere. Rapide nel calarsi nell'attività da svolgere, preferiscono concentrarsi su un solo compito alla volta e svolgerlo fino al termine.

I vantaggi di essere così focalizzati è diventare incredibilmente produttivi e riuscire a garantire un'altissima qualità del lavoro svolto e una meticolosa attenzione ai dettagli.
Gli svantaggi sono che chi è estremamente focalizzato riesce a concentrarsi su un solo compito e questo potrebbe portare al mancato rispetto delle scadenze e allo stress conseguente che deriva dalle attività che si sa che andranno in ritardo. Altri svantaggi sono rappresentati dalla mancanza di flessibilità che impedisce al focalizzato di passare da un compito all'altro e una grande intolleranza per le continue interruzioni.

Suggerimenti: le persone con questo stile di gestione dovrebbero ricordarsi di cambiare attività dopo intervalli di tempo specifici, utilizzare una strategia di pianificazione a ritroso per fare previsioni realistiche del tempo impiegato per completare ogni attività e tenere traccia della quantità di tempo che dedicano a ogni lavoro.

La gestione delle crisi in un'ottica di time management

Time management: trucchi per organizzarsi

Riunioni più efficaci in un'ottica di time management

Il pompiere

Il pompiere è il tipo di persona che corre verso una crisi mentre gli altri fuggono. Chi ama lavorare sotto pressione ritiene di gestire il tempo in modo più efficace quando è sotto la pressione rappresentata da una scadenza ravvicinata. Gli piace avere la scarica di adrenalina rappresentata da una data di consegna che sembra impossibile da rispettare e si concentra meglio in situazioni in cui altre persone si stresserebbero.

I vantaggi di questo stile di gestione del tempo è che permette di cavarsela molto bene anche in situazioni stressanti e di sopportare la pressione perché si è efficienti e veloci. Lavorando bene sotto pressione, i pompieri sono persone che riescono a sbrigarsela in maniera serena ed equilibrata anche sotto stress e, dunque, si rivelano le più adatte se un'azienda deve gestire clienti che hanno la caratteristica di fare richieste dell'ultimo minuto.
Gli svantaggi sono rappresentai dal fatto che un lavoro svolto sotto pressione è, generalmente, sbrigato in maniera un po' frettolosa e, di conseguenza, di bassa qualità. Le persone che gestiscono il tempo in questo modo sono spesso dei procrastinatori che aspettano l'ultimo secondo possibile per iniziare a lavorare.

Suggerimenti: per sfruttare al meglio il tempo a sua disposizione chi ama la pressione dovrebbe iniziare a tenere traccia del tempo che impiega per completare ogni attività e dare una priorità alle attività da svolgere, per evitare le corse dell'ultimo minuto.

Il pianificatore

Le persone con questo stile personale di time management sono proattive e hanno un'ottima visione d'insieme dei diversi compiti che devono eseguire dato che trascorrono la maggior parte del loro tempo a pianificare e a elaborare strategie invece di prestare attenzione ai minimi dettagli.

I vantaggi sono rappresentati dal fatto di avere un quadro più ampio del lavoro da svolgere e del tempo a disposizione, di essere ottimi pensatori e risolutori di problemi e di riuscire a guardare avanti per iniziare a lavorare sul proprio elenco di attività molto prima della scadenza. I pianificatori, probabilmente, finiranno il lavoro ben prima della scadenza, in modo da avere del tempo per rivedere il tutto ed, eventualmente, correggerlo. Lo schema di time management che seguono e la suddivisione del lavoro in fasi e mini-scadenze stabiliranno un sistema facile da seguire per portare a termine ogni attività, grazie alla struttura solida utilizzata per gestire il tempo che permetterà di svolgere senza problemi anche i compiti più pesanti e di completarli in tempo. Sono persone che sanno cosa vogliono e come ottenerlo.
Gli svantaggi sono rappresentati dall'incapacità di prestare attenzione ai compiti meno importanti e ai dettagli. Questo potrebbe rappresentare un problema se il lavoro da svolgere fosse di alta qualità. Un altro svantaggio è rappresentato dall'incapacità di gestire gli improvvisi cambiamenti di programma o nuove attività da svolgere in un periodo di tempo breve. I pianificatori, inoltre, lavorano a un ritmo tradizionalmente più lento perché non amano correre e lavorare sotto pressione.

Suggerimenti: per sfruttare al massimo il loro potenziale queste persone dovrebbero impegnarsi a mettere nero su bianco la loro routine quotidiana, iniziare a collaborare con persone che sono più abituate ad avere un occhio per i dettagli e comunicare in modo chiaro e preciso ciò che vogliono realizzare.

Alcune convinzioni errate relative al time management

Time Management - Imparare la gestione del tempo

Il Time Management

Il perfezionista

Chi ha uno stile di gestione del tempo da perfezionista dedica molto tempo ai dettagli e si impegna in una ricerca infinita della perfezione. Il perfezionista ha standard personali molto elevati e crede di poter fare quasi tutto da solo e di farlo bene.

I vantaggi di questo stile di time management derivano dal fatto che i perfezionisti comprendono la complessità di ogni compito e svolgono un lavoro di altissima qualità.
Gli svantaggi sono rappresentati dal fatto che chi è troppo perfezionista può essere portato a consegnare un lavoro in ritardo a causa dell'ossessione per la perfezione e la grande attenzione ai dettagli. Del resto, se tutto è importante, niente è davvero importante.

Suggerimenti: per affrontare il loro problemi di gestione del tempo i perfezionisti dovrebbero lavorare su meno progetti alla volta, controllare il tempo dedicato a ognuno di essi per evitare di perdersi in dettagli insignificanti e collaborare con un altro membro del team per completare alcune attività che non sono della massima priorità e non rappresentano dei rischi

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

L'impulsivo

Le persone con uno stile di gestione del tempo di tipo impulsivo amano lavorare senza avere un piano. Temono l'idea di impostare una routine o di creare un elenco di attività da svolgere e preferiscono affidarsi alla spontaneità. Tende ad annoiarsi facilmente e può trovare sgradevoli le attività di routine.

I vantaggi: essendo dei grandi improvvisatori, le persone che usano questo stile per la gestione del tempo spesso riescono a gestirsi molto bene davanti a sfide impreviste.
Gli svantaggi: gli impulsi spesso non riescono a rispettare le scadenze e trovano difficile svolgere un lavoro che richieda uno sforzo costante a lungo termine.

Suggerimenti: per sfruttare al meglio il loro potenziale, queste persone dovrebbero creare delle routine, seguire una programmazione del lavoro, ricordare a se stessi i gli obiettivi che si sono posti e imparare a fare piani a lungo termine.

Gestire il proprio tempo per migliorare la vita

La regola dei due minuti

Time management - Usare bene 5 minuti

PER SAPERNE DI PIU':