TIME MANAGEMENT E PRINCIPIO DI PARETO

"E' impossibile apportare reali miglioramenti alle nostre vite, a meno che non facciamo le cose in modo diverso"
Richard Koch (Consulente e autore di libri britannico)

"Il mio compito è mettere le persone migliori al comando là dove ci sono le maggiori opportunità e allocare la maggior parte dei dollari da investire dove possono produrre il rendimento maggiore"
Jack Welch (Ex dirigente di General Electric)

Quello che facciamo con il nostro tempo è decisamente più importante di quanto tempo abbiamo a disposizione. Proprio come riconoscere e comprendere i nostri obiettivi ci aiuta ad avere un time management migliore, infatti, anche l'uso efficace del nostro tempo va ad abbreviare il percorso per raggiungere quegli obiettivi. Investendo il nostro tempo con cura, la strada verso ciò che vogliamo realizzare è di certo più agevole ed è proprio quello che leggiamo nei principi della gestione del tempo che spesso ci spiegano che ogni minuto investito nella pianificazione di un'attività, ci fanno risparmiare almeno dieci minuti nell'esecuzione. Trascorrere un'ora per pianificare gli obiettivi da raggiungere, infatti, ci permette di averne a disposizione più o meno dieci volte tante per ottenere risultati migliori, ridurre lo stress e avere più tempo "di qualità" una volta ritornati a casa la sera.
Il modo migliore per raggiungere i nostri obiettivi, quindi, è iniziare dando loro una priorità e sviluppare un piano per raggiungerli. E uno dei metodi migliori per massimizzare la produttività è proprio il principio di Pareto, chiamato anche regola dell'80/20 o legge di Pareto.

Nel 1895 Vilfredo Pareto notò che nel suo paese d'origine, l'Italia, una piccola parte di cittadini - circa il 20 per cento - deteneva la maggior parte del potere, dell'influenza e del denaro - circa l'80 percento. Ciò, ovviamente, significava che l'altro 80 per cento della popolazione deteneva solo il 20 per cento delle risorse finanziarie e del potere politico presenti nel Paese. Pareto si accorse poi che l'Italia non rappresentava un'eccezione perché trovò una distribuzione simile in altre nazioni. Come se questo non bastasse, lo studioso si accorse anche che il 20 per cento delle piante di piselli che aveva nell'orto produceva l'80 per cento dei baccelli e, quindi, dei piselli che riusciva a raccogliere. Interessante, vero?
Negli anni '40, il dottor Joseph Juran fu il primo a sottolineare che ciò che Pareto e altri avevano osservato era un principio universale che si applicava in una sorprendente varietà di situazioni, non solo all'attività economica, e che sembrava valere senza eccezioni anche per i problemi relativi alla qualità. Fu proprio lui a coniare il termine di "Principio di Pareto" per sottolineare che, in qualsiasi gruppo di fattori che contribuiscono a un effetto comune, pochi sono "vitali" e rappresentano la maggior parte degli effetti. Da allora, il mondo ha riconosciuto questo principio dei “pochi vitali e molti banali” in tantissimi campi. La Regola dell'80/20 è ancora oggi uno dei migliori strumenti da utilizzare per concentrarsi sul miglioramento delle performance, perché può essere applicata nell'economia, nella scienza, nella progettazione del software, nello sport, nella gestione aziendale, nella matematica e in molti altri campi ancora. La legge di Pareto sembra applicarsi a quasi tutte le aree dell'attività umana, con particolare riguardo ai compiti e alle responsabilità. Il teorico del management Peter Drucker, ad esempio, ci ricorda che il 20 per cento del lavoro che facciamo conterà per l'80 per cento del valore di tutto il nostro lavoro e che si può addirittura arrivare a percentuali del 90% contro il 10%.

Oggi le organizzazioni possono utilizzare il principio di Pareto per separare i "pochi elementi vitali" dai "molti non utili o poco utili". La premessa alla base di questa legge, infatti, è che gli sforzi per il miglioramento saranno più efficaci se verranno affrontati per primi quei pochi elementi "vitali" perché, agendo in questo modo, potremmo scoprire che il 15% (quasi il 20, quindi, ricordate che il principio è empirico) dei nostri clienti rappresenta il 68% dei nostri ricavi totali o che i nostri primi cinque prodotti o servizi rappresentano il 75% delle vendite totali o, ancora, che pochi dipendenti fanno la maggior parte delle assenze all'interno di un'azienda. Questo principio si applica anche ai costi della qualità, ai difetti, alle rilavorazioni, all'insoddisfazione del cliente, ai resi, ai reclami, ecc. In parole povere, Juran utilizzò l'osservazione di Pareto per affermare che dal 20% delle nostre azioni deriva l'80% dei risultati.

La legge di Pareto contiene una buona e una cattiva notizia. La cattiva notizia è che la maggior parte dei nostri sforzi è sprecata ma la buona è che, se rifocalizziamo anche solo una modesta quantità di energia in attività più produttive, godremo di un vantaggio significativo. In sostanza, quindi, la legge di Pareto offre una disciplina per migliorare le prestazioni. Applicare il principio dell'80-20 in modo coerente, però, non è facile perché, come tutte le discipline, non è intuitivo.

Una prima svolta che si può dare al nostro time management è quello di iniziare ogni giornata con un elenco di compiti e responsabilità e, prima di iniziare il lavoro, selezionare quel 20 per cento più importante che potrà dare il massimo contributo alla giornata. La nostra capacità di identificare chiaramente questi elementi e agire prima di tutto su di essi sarà fondamentale per gestire ogni giorno meglio il nostro tempo visto che non tutto il tempo è uguale e si possono ottenere risultati diversi dallo stesso investimento in termini di ore.

La maggior parte delle persone crede di dover lavorare sodo ma, per applicare davvero in maniera sistematica il principio di Pareto al time management bisogna - invece - riflettere e cambiare radicalmente il nostro modo di pensare, resistendo a quell'idea che essere impegnati 24 ore su 24 sia l'unico modo per considerarsi produttivi. Questa non è l'unica difficoltà che incontreremo nell'applicare la legge di Pareto alla nostra gestione del tempo perché, ad esempio, se decideremo di lavorare solo quanto basta per ottenere tutto ciò che desideriamo non finiremo mai, dato che il desiderio umano è infinito. Un'altra difficoltà è che tendiamo a confrontarci troppo con gli altri e questo innesca una competizione infinita perché, ogni volta che qualcun altro aggiunge qualcosa, dobbiamo farlo anche noi, mentre il principio di Pareto richiede che ognuno scopra e agisca in base ai propri desideri e valori unici, senza farsi distrarre dagli altri. Terzo, potremmo sentire che l'ambizione e l'impegno sono cose buone in sé e per sé ma, in realtà, l'ambizione è buona solo quando è focalizzata e ci consente di raggiungere i nostri obiettivi, atrimenti l'impegno che non porta risultati genera semplicemente stress.

Per poter applicare, quindi, operativamente con profitto la legge dell'80-20 al time management, la prima cosa da fare è capire, onestamente, come utilizziamo il nostro tempo. Del resto, se vogliamo iniziare a perdere peso, ci consigliano di scrivere cosa mangiamo mentre lo stiamo mangiando perché, di solito, si tratta di una vera e propria rivelazione. La stessa cosa succede quando si inizia a tenere traccia di come utilizziamo le ore della nostra giornata perché rimarremo assolutamente stupiti di quanto sia facile perdere tempo. Peter Drucker ha ripetutamente affermato che non possiamo gestire ciò che non possiamo misurare e, infatti, attraverso un processo di osservazione si possono scoprire comportamenti e abitudini che influiscono positivamente e negativamente sulla nostra produttività. Come passiamo la maggior parte della nostra giornata? Quanto è lontana dalla realtà quotidiana la lista delle cose che vorremmo fare? In quali momenti della giornata siamo più produttivi? Quali abitudini ci portano a modificare i nostri programmi giornalieri? In quali segmenti della giornata subiamo il maggior numero di interruzioni? Che tipo di interruzioni riceviamo più frequentemente e da parte di chi?

Il secondo step per applicare la legge dell'80-20 alla nostra gestione del tempo è lavorare in modo efficiente, cioè identificare il nostro 80 per cento, i risultati che vogliamo raggiungere. Stiliamo una lista di obiettivi, identifichiamo quelli principali e stabiliamo le attività da svolgere per raggiungerli. Una volta identificato cosa dobbiamo fare - i nostri "pochi vitali" - facciamo una profonda riflessione per ricontrollare di aver effettivamente identificato correttamente i nostri obiettivi e i compiti essenziali per raggiungerli. Uno dei più grandi sprechi di tempo, infatti, è iniziare a fare qualcosa e accorgersi che bisogna cambiare direzione, stabilire priorità diverse, riformulare obiettivi e traguardi. Riconoscere che la maggior parte delle cose ha un valore limitato e sottrarre questi elementi della nostra vita che non aggiungono valore è fondamentale. Leggere una notifica ogni 30 secondi quale valore aggiunto ci porta davvero alla fine della giornata?

Dopo aver identificato come investiamo il tempo e su quali compiti e attività dovremmo - invece - concentrarci perr raggiungere i nostri obiettivi, l'ultimo passaggio è quello di assegnare loro una priorità, in modo da poter decidere come ordinare i compiti quotidiani.
Il passo concettualmente davvero difficile è rallentare perché si sono identificate le parti della nostra vita che contano di più e ottenere il massimo dedicando molto tempo a ciascuna di esse, senza correre da una all'altra. Non dobbiamo mai dimenticare che il principio di Pareto è controintuitivo perché non abbiamo imparato che per ottenere di più occorra fare meno.

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Usata in modo efficace, quindi, la regola dell'80/20 può migliorare le prestazioni anche nel campo del time management. Iniziamo subito: qual è il venti per cento di questo articolo che, per voi , ha prodotto l'ottanta per cento del valore? Forse scoprire che l'80% della vostra produttività deriva dal 20% delle attività e che, quindi, bisogna fare più di queste cose significative e meno delle altre? Oppure prendere coscienza che usare il tempo in modo più intelligente fa in modo che si possa ottenere di più, utilizzanone meno perché la qualità e il valore del tempo aumentano quando li gestiamo nel modo migliore per noi? O, ancora, prendere atto che esiste nella vita di tutti noi una frazione altamente produttiva che può renderla più piacevole, in ogni ambito ma che, semplicemente, è diversa per tutti, perché ognuno è unico? O, magari, comprendere che il principio dell'80/20 funziona per tutto, compresa anche la nostra vita emotiva e che, invece di cercare più relazioni, dovremmo identificare quelle che contano davvero e riversare in esse la nostra energia?

Tutta la storia dell'umanità e molti dei suoi progressi si basano sull'"ottenere di più con meno". Usare il principio dell'80/20 per identificare gli elementi migliori della nostra vita e lavorare su di essi non è un concetto elitario perché nasce da attributi comuni a tutti e, per questo motivo, chiunque può agire di conseguenza.
Buon lavoro!

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