TRAF: IL TIME MANAGEMENT SECONDO
STEPHANIE WINSTON

Com'è la vostra scrivania? La definireste ordinata e organizzata? E l'ufficio? Trovate facilmente tutto quello che vi serve?
Queste domande non hanno lo scopo di farvi sentire disorganizzati ma di portare alla vostra attenzione il fatto che, nell'ambiente frenetico di oggi in cui ci viene continuamente chiesto di fare di più, di diventare più efficienti e di aumentare la produttività, non possiamo permettere che una scarsa organizzazione pregiudichi la nostra gestione del tempo. Per poter avere a che fare con un carico di lavoro che diventa sempre maggiore, riuscire a rispondere a e-mail e messaggi vocali che ci sommergono e svolgere tutte le nostre attività quotidiane, rispettando le scadenze dei progetti, dobbiamo darci una mano a gestire meglio il tempo.

Se siete persone disordinate, probabilmente siete circondati da pile di carte o avete un archivio di file nel quale non riuscite a raccapezzarvi. Perdete il conto delle carte o dei file realmente importanti e non avete un sistema di organizzazione che funzioni a dovere. In definitiva: state perdendo ogni giorno un po' di tempo per cercare ciò che dovreste avere a portata di mano.

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Una scrivania disordinata o un ufficio non perfettamente organizzato possono ridurre lo spazio che avete a disposizione e diminuire la vostra efficienza ma anche influenzare il modo in cui venite percepiti dai colleghi e dai superiori. Una scrivania disordinata può dare, infatti, l'impressione che il vostro lavoro sia troppo oneroso e difficile da gestire per voi o che non riusciate a organizzare al meglio le informazioni e i materiali che vi servono.

Come superare, dunque, gli ostacoli rappresentati da questo disordine fisico e, probabilmente, anche mentale? Provando a seguire i consigli della guru dell'organizzazione Stephanie Winston che nel libro: "The Organized Executive" ci spiega che possiamo imparare molto dai dirigenti estremamente impegnati che, nonostante tutto, riescono ad avere una buona gestione del loro tempo e dei loro spazi perché ogni piccola cosa che va a costituire il disordine, in realtà, è una decisione non presa.

La Winston ha scoperto che coloro che arrivavano in cima alla gerarchia aziendale avevano un modello distintivo di organizzazione personale e caratteristiche in comune. Contrariamente a quanto si può pensare, infatti, queste persone non tendevano a essere maniache del lavoro e, sebbene lavorasseroo tutte molto, trovano comunque il tempo per le loro famiglie, per gli amici, per seguire i loro interessi e, in definitiva, per rilassarsi e fare ciò che amavano di più. E come facevano a fare tutto questo? Semplice: gestendo meglio di altri il loro tempo, incominciando col tenere in ordine ufficio e scrivania.
Tutti possono imparare a fare lo stesso, pensando al futuro e concentrandosi sulle priorità. Se avete ben presente la scrivania di un dirigente di successo, ad esempio, saprete che evita come la peste l'accumulo. Una delle qualità che hanno in comune le persone di successo, infatti, è una reattività che l'autrice definisce "spietata". Hanno tutti scrivanie immacolate che consentono loro di non perdere tempo a cercare le cose, a riordinare e a tornare più volte sulla stessa attività.

Nel suo bestseller, l'autrice consiglia di adottare il sistema “TRAF”, un acronimo che deriva dalle iniziali dei nomi della quattro decisioni che dovreste prendere riguardo a ogni pezzo di carta che arriva sulla vostra scrivania:

• Toss (buttare immediatamente tutto ciò che non è necessario: carta, email che non servono, ecc.);
• Refer (tenere in bella vista e ben ordinate le poche cose alle quali dovete fare riferimento perché ci state lavorando, perché aspettate risposte, perché dovete discuterne con qualcuno, perché sono da delegare, ecc. Attenzione a non far diventare questa raccolta di materiale l'ennesimo pretesto per creare disordine! Controllate regolarmente le cose in sospeso e cercate di chiuderle il prima possibile);
• Act (agire sugli elementi di cui potete occuparvi in autonomia, in modo da toglierveli di torno);
• File (archiviare gli elementi che non vi servono più perché avete terminato un lavoro ma che non possono essere eliminati)

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Non conservate nulla solamente perché non avete preso una decisione in merito a come procedere o per abitudine perché questo è il modo migliore per restare organizzati, non farvi sommergere dal disordine e, in definitiva, avere più tempo a disposizione per lavorare. Abituatevi a non iniziare una nuova giornata senza aver preso una decisione chiara la sera prima su come preparare la vostra scrivania ad affrontarla, il vostro time management ne gioverà. Troppo spesso, infatti, le cose che creano disordine riescono a farlo perché le abbiamo rese oggetto della sindrome di Scarlett O'Hara: "Ci penserò domani".

Presi i provvedimenti per riorganizzare il vostro ufficio, impegnatevi a sostenere il sistema nel tempo e trasformare questa nuova abitudine in una routine. Prendetevi 15 minuti ogni sera prima di staccare dal lavoro per esaminare la vostra casella e-mail, la posta cartacea e pulire la scrivania e sforzatevi di farlo ogni giorno.
Ogni persona di successo sa che è importante diventare e restare organizzati, anche quando non viene naturale farlo. Se vi permettete di lasciarvi andare al caos, vi predisponete al fallimento. La routine è la chiave e, se riuscite a fare queste cose ogni sera per tre settimane, avrete iniziato a costruire una nuova abitudine.

Cercate, quindi, modi per semplificare e perfezionare ulteriormente la struttura della vostra organizzazione, quella dell'archiviazione e quella della gestione degli spazi che avete a disposizione. Questo vi aiuterà a tenere il disordine sotto controllo e farà in modo che non prenda più il sopravvento perché perdere in continuazione tempo per organizzare l'ambiente in cui lavorate non è un'idea furba se vi sate concentrando su come migliorare la vostra capacità di time management. Dedicare tanto tempo all'organizzazione degli spazi, infatti, è un po' come perdere tempo a cercare qualcosa che non riuscite a trovare: tempo sprecato. Imparate a mettere via ciò che non vi serve più, non appena avrete finito di lavorarci sopra. Essere organizzati non significa solo perdere meno tempo in generale, ma vi premia anche con un maggior senso di controllo e un'immagine professionale migliore.

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Un buon time management richiede ordine e organizzazione. Creare ordine nel nostro ufficio, sulla nostra scrivania e nel nostro mondo ci fa risparmiare tempo per dedicarlo a ciò che è davvero importante per noi. Ma ancora di più, l'ordine fisico crea ordine mentale e ci aiuta ad avere performance migliori e a essere più efficienti.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Vi è piaciuto questo consiglio per una migliore gestione del tempo? Se è così, perché non iniziare bene il nuovo anno cercando di essere più organizzati, più ordinati e di essere più efficaci nel vostro time management?

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