L'IMPORTANZA DI INDIVIDUARE LE COSE DI
ROUTINE NELLA PROPRIA ORGANIZZAZIONE

Capire la routine di un'organizzazione significa capire l'organizzazione stessa in quella che è la sua essenza vitale.

Le operazioni di routine sono ovunque all'interno di un'azienda e ne sono parte integrante. E' quasi impossibile trovare un'organizzazione che non basi il proprio lavoro sulla routine perché la maggioranza delle attività compiute ogni giorno vengono svolte secondo abitudini consolidate.

Le azioni routinarie di un'organizzazione sono i mattoni che la compongono perché riflettono il modo tipico dei singoli dipartimenti aziendali di svolgere le attività di competenza, creando una situazione conosciuta e stabile. E' fondamentale, quindi, capire come sono costruite le abitudini per poterle cambiare.

Ma cosa si intende esattamente per "routine"? Quattro cose, essenzialmente:

• abitudini ricorrenti - la routine si basa, prima di tutto, sulle abitudini (la tendenza a comportarsi nello stesso modo in presenza di condizioni simili) individuali, quindi una sua eventuale analisi deve partire da qualunque abitudine personale si riscontri all'interno di un'azienda. Ricordiamo che le abitudini vengono acquisite interagendo a livello sociale con gli altri e che, ovviamente, non vengono trasmesse geneticamente. Così come si sono formate, quindi, possono essere smantellate o cambiate.
  Spesso si trascura di riflettere sul fatto che anche il modo di imparare e di sviluppare nuove competenze delle singole persone si basa sulle loro abitudini. E' l'abitudine, infatti, che permette di affrontare un problema complesso e di identificare il significato delle sue singole parti con le quali, magari, abbiamo già avuto a che fare
• regole e procedure
• disposizioni
• imitazione - una routine può essere costruita anche grazie all'imitazione di un comportamento che può derivare da un incentivo o da un vincolo da aggirare. Si vede qualcuno ottenere un vantaggio comportandosi in un certo modo e, imitandolo, si punta ad ottenere il medesimo vantaggio

Per capire come funziona una routine lavorativa è necessario considerare come le informazioni ad essa associate vengano preservate e replicate.
Una routine si basa su un gruppo strutturato di persone, ognuna con le proprie abitudini, che - riproponendo esempi nel tempo - contribuiscono a creare "qualcosa di noto". Le persone che lavorano in un certo modo, infatti, trasmettono, anche a livello inconsapevole, le abitudini ai nuovi membri del gruppo.

L'organizzazione fornisce le condizioni sociali e fisiche necessarie affinché certe attività vengano svolte in un modo stabilito. Se una persona si licenzia e viene assunto un nuovo collaboratore, questa persona sarà da subito esposta alle abitudini degli altri membri del gruppo che imparerà, al fine di mantenere una certa routine.
Se un'organizzazione, però, non si dimostra in grado di creare le condizioni affinché il lavoro avvenga come ha stabilito, saranno le abitudini dei singoli a concretizzarsi in routine e a essere apprese dai nuovi membri del gruppo.

Le azioni di routine che vengono compiute ogni giorno in migliaia di organizzazioni spesso non sono né codificate né approvate ma si basano su modi di agire informali e taciti che, a volte, si oppongono persino alle procedure ufficiali e codificate.

Una routine si basa sulla capacità di ripetere certe performance in un contesto ben preciso. Questa capacità può essere appresa su input dell'organizzazione o per reagire ad una certa pressione interna o esterna.
Il primo termine, "capacità" indica la capacità di generare un modello di azione che risulta in qualche modo approvato all'interno di un'organizzazione o per consuetudine o per una decisione specifica. La capacità ha a che fare con l'abilità di sapere cosa fare in presenza di una certa situazione.
Questo significa che i membri dell'organizzazione devono essere in grado di ricevere e interpretare gli input (gli ordini di un superiore, i suggerimenti informali, la descrizione di una situazione specifica, ecc.) all'interno di un "contesto" specifico.

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Mentre l'abilità di ricevere un input può essere indipendente dal contesto specifico, la capacità di riconoscerlo e di interpretarlo (e di generare la relativa risposta) fa parte della conoscenza o della "cultura" della specifica organizzazione e può essere "appresa".

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