TIME MANAGEMENT: GOVERNARE IL TEMPO

Su QualitiAmo l'argomento della gestione del tempo è sempre stato trattato con grande attenzione, tanto da avergli dedicato un'intera sezione del nostro sito, perché riteniamo che si tratti di una competenza fondamentale per chiunque si occupi di management e, in particolare, per i professionisti della qualità.

l primo concetto che viene affrontato nel libro "Governare il tempo" è che, in un'epoca di cambiamento perenne, flessibilità e dinamismo, il tempo non vada più semplicemente gestito ma negoziato e che, quindi, non abbia più molto senso parlare di "time management". Questa negoziazione può avvenire tra i manager e i collaboratori, all'interno di team inter-funzionali, tra cliente e fornitore, ecc. e in ognuna di queste situazioni segue modalità differenti. Si tratta di una riflessione interessante che fa capire ai lettori come l'intera gestione del tempo debba essere ripensata e adattata ai tempi che stiamo vivendo. A questo scopo il testo raccoglie anche una serie di spunti su come è cambiato l'approccio al lavoro e agli impegni quotidiani dopo l'introduzione dello smart working e la gestione del lavoro da remoto che ha impegnato gran parte dei lavoratori durante la pandemia.

Oltre che per adempiere ai compiti quotidiani, avere del tempo a disposizione serve soprattutto per riflettere, per elaborare e per scambiare idee con le altre persone perché è proprio questo il nocciolo della competitività: essere innovativi ed efficienti. Non si può, però, puntare all'innovazione e all'efficienza senza dedicare del tempo alle attività per cui sembra non essercene mai abbastanza: rfilettere, elaborare le nostre idee e attivare uno scambio continuo con le altre persone. Limitarsi ad affrontare gli impegni quotidiani così come vengono, senza pianificare come raggiungere i nostri obiettivi professionali e di vita non porta a nulla se non a soccombere davanti a qualsiasi emergenza e urgenza da gestire. Negoziare il tempo significa trovare costantemente accordi con se stessi e con gli altri in merito ad un uso migliore e più efficace del tempo in modo da usarlo in maniera proattiva e non passiva. Per fare una buona negoziazione in questo senso, secondo gli autori servono:

• buone relazioni
• criteri ordinatori da applicare
• strumenti di supporto analogici o digitali

ed è esattamente quello che viene spiegato nei dettagli nel testo che ci offre una sorta di sistema per affrontare al meglio la quotidianità senza farci sopraffare dagli impegni.

Un altro spunto che ci viene offerto è che bisogna imparare a distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante per non cadere vittime del cosiddetto L.I.F.O. (Last In First Out - l'ultima cosa che è entrata nella lista delle cose da fare è la prima che viene fatta) tipico delle persone ansiose e disorganizzate. Per spiegare meglio cosa intendano, gli autori fanno l'esempio di un Pronto Soccorso nel quale non tutti i casi vengono trattati come dei codici rossi, cioè come delle urgenze. La stessa cosa andrebbe fatta in una giornata lavorativa tipica dove non può essere tutto urgente e importante. E' importante, quindi, che ogni richiesta venga esaminata dal punto di vista dell'organizzaizone e non da quello personale o di un singolo ufficio o reparto. Si deve arrivare a fare un vero e propriob rapido "triage" come quello del primo soccorso dove i colori dei codici vengono assegnati in base alla rilevanza clinica. E' questa la strada da seguire se non vogliamo farci prendere dall'ansia in certe situazioni. A questo proposito, è importante sapere che si diventa ansiosi quando la corteccia prefrontale del cervello, all'atto di scandagliare il passato, valutare il presente e prefiguarare l'avvenire, non trova informazioni sufficienti, specie per attrezzarsi verso il futuro, cioè per fare delle simulazioni sul da farsi. La corteccia prefrontale si sente, di conseguenza, in pericolo, avverte paura e comincia a "girare a vuoto" perché rileva una condizione di incertezza e di assenza di controllo. E' proprio in questo modo che nasce la preoccupazione che determina un effetto particolare: l'urgenza di pensare o di fare qualcosa, anche se improduttivo. Così sappiamo da dove nasce quel senso di angoscia che avvertiamo un po' tutti quando ci sentiamo schiacciati dai troppi impegni e dal poco tempo a disposizione per occuparcene al meglio.

Per governare il tempo, è fondamentale che ognuno di noi impari a fare un triage dei compiti in base alle risorse che ha a disposizione e che agisca in base all'importanza, all'urgenza e alle priorità. Solo così si agirà nel modo corretto e non ci si limiterà e re-agire a seconda di quello che "atterra" sulla nostra scrivania e che si classifica come imprevisto o emergenza.

Gli autori trattano, poi, nel dettaglio i diversi fattori endogeni (che dipendono da ognuno di noi) ed esogeni (che sono dovuti all'ambiente e alle circostanze in cui si opera) che vanno a creare inefficienza e, per ognuno di essi, spiegano come fare in modo che non ci ostacolino più.

Un altro aspetto al quale si pensa troppo poco quando si affronta la questione della gestione del tempo e che i due autori, invece, sottolineano fortemente è l'importanza di due fattori che si rivelano fondamentali per un corretto utilizzo del tempo a nostra disposizione:

• la comunicazione
• la fiducia

Interessante, infine, è la sezione dedicata agli strumenti utili per il time management che vengono suddivisi in analogici e digitali, a seconda delle preferenze del lettore che può preferire carta e penna o applicazioni che permettano la gestione degli impegni in elettronico. Tra le chicche che trovate in queste pagine c'è anche l'etimologia della parola "agenda" che si rifà alla coniugazione del verbo latino "agere" che significa "agire". Ci avevate mai riflettuto su?.

"Governare il tempo" ci è piaciuto e ne consigliamo la lettura a tutti coloro che vogliono approcciarsi a un testo sul time management che abbia un approccio più fresco e moderno all'argomento.

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