TIME MANAGEMENT: LA GESTIONE DELLE CRISI

In un'ottica di time management, tendiamo troppo spesso a trascurare l'effetto devastante che ha sul morale dei collaboratori la paura di una crisi che investa la propria azienda. Come mai non riusciamo a individuare una crisi abbastanza presto per provare a fermarla? Prima che le emergenze arrivino in prima pagina e diventino una notizia, potremmo facilmente verificare che raramente sono improvvise perché tendono a montare e a crescere mentre siamo troppo occupati per accorgercene, anche per una gestione del tempo poco intelligente. Una serie continua di piccoli errori e trascuratezze che si verificano all'interno di un'azienda in modo sistematico, infatti, possono drenare risorse in modo drammatico ma come mai gli indicatori e le nostre misurazioni, così caldeggiate dalla ISO 9001, non ci mettono in guardia per tempo? sarà, forse, perché non li abbiamo scelti bene?

Prestiamo anche attenzione al termine di "crisi". Una vera crisi è un evento imprevedibile, spesso in gran parte al di fuori del nostro controllo e di una tale entità che è necessaria un'azione immediata per contenerlo. Una vera crisi giustifica il tempo, lo sforzo, il denaro e le risorse che verranno spesi per contrastare la minaccia, così come l'abbandono di molte attività di routine fino a quando la minaccia non sarà superata e gli eventuali ritardi nell'espletamento dei compiti aziendali. E' importante non scambiare le emergenze quotidiane per crisi e capire che le prime ci colgono impreparati solamente per colpa nostra.

Le crisi e la gestione delle emergenze sono certe, un po' come la morte e le tasse e nessuno di noi può sperare di vivere senza doverle affrontare. Ci destreggiamo un po' tutti tra fastidi più o meno grandi che ci impediscono di impiegare il nostro tempo per raggiungere gli obiettivi che ci siamo posti. Singolarmente, ognuno di questi piccoli fastidi non si può classificare come crisi ma, nel complesso, possono diventarlo e se si continua a passare dalla gestione di un pasticcio a quella di un altro, c'è qualcosa che non va nei nostri processi aziendali. Ignorare i piccoli rischi, indugiare sulle scadenze e accettare richieste impossibili mentre si lotta contro piccoli fastidi che non sarebbero mai dovuti accadere è un chiaro sintomo che, presto o tardi, ci troveremo a gestire una crisi nel peggiore dei modi.

La prima cosa da fare per avere a disposizione il tempo necessario per mettere mano a quei piccoli fastidi che possono portare a una crisi è risparmiare il più possibile i nostri minuti preziosi, ad esempio rispondendo alle diverse richieste dei responsabili e dei colleghi al livello di dettaglio necessario, fornendo solamente le informazioni e il materiale necessari. Se vediamo che le opzioni per soddisfare una richiesta possono variare notevolmente, stabiliamo con il richiedente le sue necessità, anche contestandole se pensiamo che si possa agire in un modo migliore. Ricordiamo che il tempo di chiunque di noi è prezioso e va difeso perché non venga sprecato inutilmente ma investito in attività più utili alla persona e all'organizzazione.

Anche se non è possibile prevedere una vera e propria crisi, i dirigenti dovrebbero essere in grado di fare un'adeguata analisi dei rischi, come previsto dalla ISO 9001:2015, e prepararsi a una vasta gamma di eventualità, in modo da poter reagire alle emergenze con calma, in modo razionale, senza fare drammi e avendo a disposizione le risorse necessarie. Facciamo un esempio: uno sciopero selvaggio dei mezzi viene indetto all'improvviso e non permette a molti pendolari di raggiungere l'azienda. Se l'organizzazione ha tra i suoi collaboratori molte persone che si avvalgono dei mezzi pubblici per raggiungere il luogo di lavoro, tra i rischi che dovrà prendere in considerazione ci sarà anche quello di contrastare gli scioperi improvvisi impostando i team in modo lungimirante e abituandoli a modificare i programmi senza troppi drammi, oltre che adattandoli al lavoro da remoto per uno o due giorni alla settimana. Le persone si abituano rapidamente se possono farlo senza trovarsi in mezzo a una crisi e possono mantenere alti il morale e la produttività. Oltretutto, se si gestisce un'organizzazione in modo credibile, in presenza di crisi inattese si suscita negli altri empatia e ci si trova davanti a tanta buona volontà anche da parte dei collaboratori, come dimostra la storia di tante aziende italiane che si sono trovate a superare momenti davvero brutti grazie all'impegno dei loro uomini. Ecco perché la buona volontà e la scarica di adrenalina legate alla gestione delle crisi dovrebbero essere riservate solamente agli eventi davvero imprevedibili e non sprecate per gestire piccoli contrattempi che potrebbero essere tranquillamente affrontati per tempo. Un bravo time manager ha, quindi, bisogno di piani, individuali e di squadra, al fine di prevenire i sacrifici stressanti che definiscono la gestione di una vera e propria crisi.

Per prevedere eventuali crisi e ritagliarsi il tempo necessaqrio a scongiurare che avvengano perché abbiamo perso di vista le questioni importanti, occorre procedere come spiegato molte volte qui su QualitiAmo, portando le persone a ragionare in modo da riconoscere eventuali rischi per poterli gestire nel migliore dei modi, proteggendo il tempo di ogni collaboratore insegnando i principi del time management, tenendo traccia del tempo investito in nuove attività e raccogliendo queste analisi e stime in modo che possano essere di supporto a tutti, avvalendosi di strumenti di controllo e reporting, tenendo promemoria grafici visibile a tutti i membri di un team al fine di non procrastinare i compiti da svolgere, prestando attenzione al fatto che una risorsa chiave dell'azienda mostri segni di irrequietezza, promuovendo un clima in cui gli errori siano accettati per favorire la crescita e il miglioramento, sottolineando che la segnalazione anticipata di cattive notizie consente spesso di recuperare la situazione in tempi rapidi e con costi bassi, riconoscendo e premiando i comportamenti etici e, in generale, prestando attenzione.

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
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