TIME MANAGEMENT: SEMPRE
PRESENTI O AL LAVORO PER
OBIETTIVI?

Il tempo è una risorsa essenziale per l'esecuzione ottimale di tutte le attività di un'organizzazione, per questo motivo il time management è una disciplina che dovrebbe stare molto a cuore alle organizzazioni che vogliano migliorarsi ma anche alle singole persone che desiderino apprendere nuovi modi per impiegare al meglio il tempo che hanno a disposizione. Del resto, non dobbiamo dimenticare il significato di "management" in questa definizione che sta ad indicare un processo che parte con la pianificazione strategica e la definizione degli obiettivi, stabilisce le risorse necessarie per centrare i traguardi individuati e misura i risultati di questo lavoro per migliorare in continuazione. E' esattamente in questi termini che va intesa la gestione del tempo: il processo che permette alle persone di allocare, organizzare e coordinare efficacemente ed efficientemente i periodi di tempo che hanno a disposizione. Si inizia a fare del vero time management solo quando si decide di cambiare e di impostare le proprie giornate in base agli obiettivi che ci si è posti.

In un mondo in cui ci sono tante attività da svolgere ma poco tempo per farlo, una buona gestione del tempo aiuta a identificare le necessità da soddisfare, a dare loro una priorità e ad allocare le risorse necessarie per potervisi dedicare. L'errore che si tende, invece, a fare è volere che le persone siano presenti il più possibile sul luogo di lavoro, possibilmente anche facendo straordinari, pensando che molte ore di lavoro corrispondano ad altrettanti obiettivi raggiunti. Purtroppo non è così perché essere presenti fisicamente sul posto di lavoro, magari anche se non si sta bene, non significa essere produttivi, così come stare seduti alla scrivania per dieci ore consecutive non assicura di aver lavorato al massimo delle proprie possibilità per tutto quel tempo.

Sotto certi aspetti, un presenzialismo spinto è addirittura più dannoso dell'assenteismo perché, mentre il secondo si vede chiaramente e risulta evidente, il primo è decisamente più subdolo. Gli esperti ci dicono che orari di lavoro luoghi portano le persone a concentrarsi meno, a distrarsi di più e ad assentarsi, poi, per motivi di salute per un periodo di tempo più lungo. Eppure in moltissime culture si tende a misurare ancora l'efficacia del lavoro con il tempo trascorso in ufficio e a legare promozioni, premi e opportunità professionali a chi si mostra più "fedele" all'azienda facendo molti straordinari.

In generale, anche se si crede in questo tipo di politiche, bisognerebbe essere più coscienti degli effetti avversi determinati da una giornata di lavoro che non finisce mai, soprattutto in un'epoca di concorrenza a livello globale che porta a competere con persone che appartengono a culture differenti dalla nostra. Sarebbe bene anche riflettere sul fatto che, spesso, le persone passano al lavoro molte più ore di quelle previste e rispondono alle email inviate di sera semplicemente perché hanno carichi di lavoro eccessivi o mal distribuiti e scadenze irrealistiche e questo, in un'ottica di gestione del tempo e produttività, non aiuta. La qualità del lavoro svolto, infatti, diminuisce drasticamente dopo una normale giornata lavorativa e, in un'era in cui il modo di lavorare ha subito trasformazioni senza precedenti, è davvero urgente riflettere sulla necessità di lavorare tutte queste ore al giorno invece che puntare sull'essere più produttivi. Oggi, insomma, ci sono misure un po' più intelligenti per misurare l'efficienza rispetto a "chi lascia l'ufficio per ultimo" o a "chi risponde alle e-mail all'alba".

Il lavoro per obiettivi, o management by objectives (MBO), è un termine che venne utilizzato per la prima volta da Peter Drucker nel 1954 e che si riferisce a un processo o sistema in cui manager e collaboratori decidono quali obiettivi si debbano raggiungere e in quale lasso di tempo e determinano quale persona ne sarà responsabile. Lavorare per obiettivi ha tre innegabili vantaggi:

• permette ai manager di guadagnarsi l'impegno dei collaboratori perché gli obiettivi non vengono imposti ma sono decisi attraverso un lavoro tra le parti che porta al consenso;
• consente ai responsabili di avere un migliore controllo sugli obiettivi e di coordinarli con più facilità avendo un quadro più chiaro di "chi sta facendo cosa" e di come le diverse parti del lavoro si interfacciano tra loro;
• permette al management di aiutare meglio i collaboratori perché fornisce la possibilità di vedere i loro punti forti e quelli deboli mentre lavorano su un obiettivo specifico

Il managing by objectives è uno dei modi più efficaci di fare time management in modo intelligente perché lascia la libertà alle persone di lavorare sugli obiettivi quando e come credono, puntando semplicemente al risultato e alla produttività. Ovviamente, questo è un modo di lavoare che può funzionare solamente in presenza di un alto grado di autonomia delle persone e di professionalità.

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Se è vero, quindi, che Woody Allen sosteneva che:

"L'80% del successo lo si ottiene semplicemente facendosi vedere"

in un'ottica di time management, il semplice presenzialismo non è decisamente la scelta più saggia. Cosa ne pensate?

PER SAPERNE DI PIU':