TIME MANAGEMENT: LA "YESTERBOX"

Tony Hsieh, CEO di Zappos, imprenditore ossessionato dalla felicità e ideatore di un ambizioso progetto di rinascita di Las Vegas, era stressato dalle 1000, 2000 email quotidiane che non riusciva mai ad azzerare nella giornata e decise di affrontare la cosa in maniera proattiva, ideando un sistema che funzionasse per lui e gli permettesse un buon time management. Non è detto che sia questo il sistema migliore per voi ma quello che vogliamo sottolineare è il concetto: non esistono strumenti per il time management che funzionino in assoluto. Esistono metodi che funzionano per noi e dobbiamo sperimentare per trovarli.

Iniziamo col dire che un esperimento fatto su 40 dipendenti per 12 giorni che risale al 2016, ha studiato le abitudini relative alla posta elettronica rilevando che ogni lavoratore controllava la propria casella di posta in media 77 volte al giorno. Pensate all'enorme spreco di tempo! Ricordate quando vi abbiamo suggerito di destinare alla lettura delle email solamente tre fasce orarie al giorno?

Tornando all'imprenditore scomparso nel 2020, dovete sapere che aveva deciso di utilzzare la sua casella email come una sorta di a to-do list, un elenco di cose da fare ma che era frustrato dal fatto di non riuscire mai a terminare tutte le attività della giornata perché continuavano ad arrivare nuove e-mail. Quando andava a casa la sera, sentiva di non aver gestito bene il tempo e di non avere davvero terminato il suo lavoro e si rendeva conto che questo modo di procedere lo portava a ignorare e-mail importanti che avrebbero richiesto più tempo per essere gestite per evadere subito quelle brevi e cercare, così, di abbassare il livello dei messaggi nella casella "posta in arrivo". Per trasformare quello che lui definì "interminabile tapis roulant di email" in qualcosa di più gestibile, sviluppò un metodo semplice che chiamò "Yesterbox".

L'idea alla base di Yesterbox è molto semplice: Hsieh non rispondeva subito alle e-mail che gli arrivavano ma si limitava a lavorare su quelle arrivate il giorno precedente, utilizzandole comeun vero e proprio elenco delle attività del giorno. Se gli arrivavano, quindi, 1000 email al lunedì, quello diventava il lavoro da svolgere il martedì. La lista delle email, però, non veniva semplicemente spostata da un giorno all'altro ma veniva anche ripulita svolgendo una delle seguenti quattro azioni:

• eliminare;
• archiviare;
• inoltrare;
• pianificare

Se, quindi, un'email arrivata nella giornata doveva essere eliminata, archiviata o inoltrata, Tony Hsieh lo faceva immediatamente. Se l'email andava gestita, la pianificata bloccando il tempo necessario sul calendario del giorno dopo (di solito riservava all'evasione delle email tre ore la mattina). Le email che non andavano eliminate, archiviate, inoltrate a qualcuno che dovesse svolgere un lavoro o gestite il giorno dopo ma che erano di qualche suo intersse, venivano inoltrate (torniamo alla terza azione) a un indirizzo e-mail personale per essere sfogliate durante i periodi di "inattività".
Con questo semplice cambiamento nella sua vita, l'imprenditore riusciva ad alzarsi la mattina sapendo esattamente quante email doveva gestire.

E le urgenze? Come si possono gestire le urgenze in questo modo? Prima di tutto, siamo d'accordo con il CEO nel sottolineare che, se un'email non può attendere 48 ore per essere gestita, non dovrebbe arrivare in una casella email ma al telefono. In ogni caso, il metodo prevedeva che, ogni dieci email del giorno prima, si potesse dare un'occhiata alle email della giornata per applicare una delle quattro azioni viste sopra e per gestire eventuali urgenze.

Quali sono i vantaggi di un metodo del genere? Vediamoli:

• ogni giorno c'è un numero fisso di email da gestire. Nulla rispetto alla marea di messaggi che arrivano in una giornata e che possono sicuramente trasmetterci la sensazione di lasciare dei cicli aperti senza aver completato una vera giornata di lavoro;
• si passano le prime ore della giornata a svolgere attività già pianificate il giorno prima e, una volta terminato, ci si può dedicare al resto del lavoro senza farsi più distrarre dalle email in arrivo che verranno gestite solamente se urgenti o mediante una delle quattro azioni viste;
• migliorano produttività e concentrazione perché si abbattono le distrazioni e lo stress derivante dalla sensazione di non aver concluso nulla;
• si lavora su una lista di attività da svolgere che è statica e non dinamica e questo per il cervello è estremamente rassicurante

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Noi di QualitiAmo abbiamo trovato interessante soprattutto l'idea di "piegare" alle singole necessità uno strumento pensato per tutt'altro utilizzo: qualcosa di semplice e immediato ma che può adattarsi a gestire il nostro tempo meglio dello strumento originale. Una cosa, però, non ci è proprio piaciuta ed è il fatto che le azioni da applicare alle email "di giornata" siano solo le quattro elencate. Perché non aggiungere anche la gestione delle email che richiedono una risposta di meno di due minuti? Trovarsele il giorno dopo, aprirle, rileggerle e gestirle è solo una perdita di tempo. Perché non togliersele di mezzo se stiamo ancora lavorando nella fascia oraria dedicata alla gestione delle email del giorno prima? Un lavoro fatto due volte, in un'ottica di time management, è indice di inefficienza. Cosa ne pensate?

PER SAPERNE DI PIU':