IL SIX SIGMA DAL PUNTO DI VISTA
MANAGERIALE

L'azione della metodologia Six Sigma si sviluppa su due livelli: quello manageriale e quello tecnico. In questo articolo ci occuperemo dell'aspetto manageriale per capire meglio come gestirlo nelle nostre organizzazioni e facilitare, in questo modo, l'applicazione tecnica dello strumento.
Avviare un progetto Six Sigma in un'azienda, che sia un piccolo progetto (su un'area specifica o su una certa problematica) o su larga scala significa doverlo gestire a livello manageriale perché riguarderà persone, risorse, tecnologie e dettagli da gestire e coordinare. Comprende, naturalmente, anche lo sviluppo di piani, l'avvio di azioni e il ripensamento di parti del lavoro aziendale che potrebbe essere estremamente specializzato. Per gestire tutti questi fattori occorre lavorare di concerto anche perché è il solo modo di far funzionare il Six Sigma dal punto di vista tecnico.

Se consideriamo il Six Sigma da un punto di vista dello strumento gestionale per il management, è utile per ottenere la prevedibilità e il controllo delle prestazioni di un'organizzazione o di un processo aziendale specifico. Pensando al tema della leadership nella ISO 9001:2015 si tratterebbe di avere un approccio scientifico alla gestione aziendale.
Macchinari sempre più sofisticati, tecniche innovative, processi che migliorano di giorno in giorno e una grande specializzazione del lavoro hanno consentito, nel loro insieme, l'esplosione della produzione di massa e della società dei consumi e questo è stato possibile grazie all'applicazione dei principi della scienza che hanno determinato come far interagire al meglio tutte le parti, i materiali, le macchine e le persone per produrre alla velocità più alta possibile e al minore costo possibile.
Dal punto di vista gestionale, l'obiettivo del Six Sigma è fornire controllo, prevedibilità e coerenza dei risultati nella produzione di un'organizzazione, in modo tale che i beni siano prodotti con grande prevedibilità e con una varianza dei processi minima.

Per il management il Six Sigma è una metodologia che offre risultati certi nella gestione aziendale, facendo vedere chiaramente dove investire, dove richiedere maggiore impegno e responsabilità e come impostare, grazie alla trasparenza dei risultati, un percorso chiaro verso il successo. La metodologia, del resto, è basata su un'attenzione costante sul ROI, il ritorno sull'investimento aziendale. Un progetto Six Sigma ben fatto può migliorare un processo anche del 70 percento e far ottenere all'organizzazione che decida di implementarlo maggiori margini operativi, aumentando al contempo il valore che le imprese forniscono ai propri clienti. I progetti Six Sigma, infatti, hanno un effetto diretto sull'aspetto finanziario di un'organizzazione.

Sempre per quanto riguarda l'aspetto manageriale del Six Sigma, anche in un'ottica ISO 9001:2015, la metodologia pone grande attenzione al cliente attraverso il suo strumento denominato "Voice of the customer" (VOC o voce del cliente) che non è altro che il feedback del cliente raccolto con tutti i mezzi a disposizione dell'organizzazione. Nessun miglioramento operativo, di processo e aziendale può verificarsi senza una comprensione definitiva di chi siano, di cosa vogliano i clienti, di cosa abbiano bisogno e di cosa siano disposti a comprare. Il Six Sigma permette alle aziende di diventare più consapevoli delle esigenze e dei requisiti dei clienti, in un modo che consente anche all'organizzazione di diventare più stabile sul mercato e più redditizia. Gli indicatori connessi al Six Sigma, infatti, sono diversi da quelli degli altri approcci di miglioramento delle prestazioni perché si concentrano sui dati finanziari e sui miglioramenti operativi misurabili. Per supportare questo focus della metodologia, il sistema di gestione qualità deve includere indicatori prontamente accessibili e visibili a tutti che permettano azioni e decisioni che determineranno direttamente i livelli di performance e della qualità del lavoro svolto. Il punto fondamentale da comprendere per utilizzare la metodologia Six Sigma per aiutare a migliorare le prestazioni aziendali è che essa si concentra sulla riprogettazione, sulla caratterizzazione, sull'ottimizzazione e sulla validazione dei processi, al fine di migliorare nel complesso le performance aziendali con una particolare attenzione ai risultati finanziari.

Per sfruttare al meglio il Six Sigma, il top management, in piena ottica di leadershp, identifica le opportunità per il miglioramento e assegna al team Six Sigma un progetto che riguarda, ad esempio, il miglioramento di un certo processo aziendale. La corretta gestione di un'iniziativa Six Sigma, che abbracci l'intera organizzazione o una parte di essa, richiede la capacità di gestire contemporaneamente processi, analisi, dati, attività di formazione, persone, ecc. ed è per questo che occorrerà conoscere gli strumenti che vi possono aiutare a realizzare tutto questo: strumenti per la progettazione, per la modellazione, per la gestione e l'ottimizzazione dei processi, strumenti per la raccolta dati e per la risoluzione di problemi, strumenti per formare, far crescere professionalmente, gestire e trasferire le conoscenze. Nell'ambito del Six Sigma sono molto utili, ad esempio, il brainstorming, il metodo dei 5 perché, le 5S, il Kaizen, il benchmarking, il poka yoke, la mappa del valore, il diagramma causa-effetto, il diagramma di Pareto, l'istogramma, ecc. Chi ci segue da tanto tempo ha già letto molto al riguardo e non sarà sorpreso di vedere che gli strumenti più utili si ritrovano in tante metodologie.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Da un punto di vista manageriale i cinque principi chiave del Six Sigma sono:

• concentrarsi sul cliente - l'obiettivo primario della metodologia è portare il massimo beneficio al cliente. Per riuscire in questo primo processo, un'azienda deve comprendere i propri clienti, le loro esigenze e ciò che facilita le vendite e la fidelizzazione. Tutto questo richiede la ridefinizione dello standard di qualità in base a ciò che il cliente o il mercato richiedono;
• mappare flusso del valore e trovare dove risiedono i problemi - il Six Sigma ci insegna a mappare le fasi di un determinato processo per determinare le aree in cui le cose non funzionano come dovrebbero. Bisogna raccogliere dati per scoprire nello specifico perché l'area considerata è problematica e capire come affrontare il problema.
  Avere obiettivi chiaramente definiti per la raccolta dei dati, inclusa un'idea chiara dei dati da raccogliere, il motivo per cui si sta effettuando la raccolta dei dati, cosa ci si attende, come assicurare l'accuratezza delle misurazioni e come creare un sistema di raccolta dei dati standardizzato è fondamentale così come la verifica che i dati stiano effettivamente aiutando a raggiungere gli obiettivi. Occorre identificare il problema, farsi le domande giuste e trovare la causa principale;
• sbarazzarsi di tutto quello che non funziona - una volta identificato il problema, occorre apportare al processo tutte le modifiche necessarie per eliminare le variazioni e rimuovere, in questo modo, i difetti. Attraverso il flusso del valore, occorre anche eliminare tutte le attività del processo che non aggiungono valore al cliente e che non risultano utili all'azienda. Semplificando il processo, si ottiene il controllo della qualità e dell'efficienza, oltre che la rimozione dei colli di bottiglia;
• coinvolgere tutte le professionalità necessarie - bisogna adottare un processo strutturato in cui il team che lavora sul progetto Six Sigma possa contribuire e collaborare con le proprie competenze alla risoluzione dei problemi. Sono necessarie formazione e conoscenze specialistiche per ridurre il rischio di veder fallire il progetto;
• garantire un sistema flessibile e reattivo - l'essenza del Six Sigma è la trasformazione e il cambiamento dei processi aziendali. Quando un processo che non funziona bene o non è abbastanza efficiente viene riprogettato, serve un cambiamento nelle pratiche di lavoro e nell'approccio del personale. Una solida cultura della flessibilità e della reattività ai cambiamenti può garantire un'attuazione più semplice del progetto. Le persone coinvolte dovrebbero essere in grado di adattarsi ai cambiamenti con facilità, affinché l'azienda che tiene d'occhio i dati ed esamina periodicamente i profitti possa adeguare i propri processi agli obiettivi e ottenere, così, un vero vantaggio a livello competitivo

Ci sono tre livelli di analisi da tenere in considerazione. Il primo si focalizza sul sistema qualità, sui progetti e sui risultati da implementare nell'intera azienda. Il secondo si concentra sui singoli processi, mentre il terzo livello si focalizza sull'obiettivo del riesame della direzione che è quello di assicurarsi che i singoli progetti Six Sigma restino sulla buona strada e restituiscano i risultati attesi in termini di miglioramento e di risultati finanziari.
L'obiettivo finale è arrivare ad avere una migliore capacità di comprensione delle esigenze dei clienti, raccogliere i dati che possano effettivamente indicare dove e come migliorare, mappare i processi, misurare le prestazioni, identificare rischi e opportunità, analizzare input e output e apportare miglioramenti continui. Come vedete, fino a ora niente di così tanto diverso da quello che prevede la ISO 9001:2015 con la differenza che questa metodologia supporta la norma attraverso innovazioni e miglioramenti importanti che si contrappongono a quelli piccoli ma costanti. E' la strada migliore da seguire? Come vi ripetiamo sempre, dipende da quello che la vostra azienda sta cercando. Se volete migliorarvi su base continua ma implementando piccoli miglioramenti che restituiranno risultati importanti negli anni, forse vi conviene puntare su altri strumenti e metodologie per il miglioramento. Se, invece, avete bisogno di migliorare immediatamente i vostri risultati finanziari, il Six Sigma vi permetterà di farlo in maniera scientifica in un arco di tempo decisamente inferiore.

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