LA MALEDIZIONE DEL CAMBIAMENTO: DA SOFOCLE ALLE ORGANIZZAZIONI

Il periodo di transizione verso un sistema di gestione spesso rivela problemi nascosti e destabilizza

Cambiare destabilizza, anche quando si punta a realizzare qualcosa che cambi la situazione in meglio. E' un po' come costruire un bellissimo grattacielo: il risultato finale sarà bello ma, durante la costruzione, avremo disordine, caos, polvere, rumore.

Pensate ai grandi cambiamenti della storia come, ad esempio, la rivoluzione industriale. Ci fu un progresso tecnologico incredibile ma questo portò anche l'inquinamento, lo sfruttamento dei lavoratori, un'urbanizzazione selvaggia. Oppure pensate a internet che ha portato a un'informazione più democratica e a una connettività globale ma anche al cybercrime, alla dipendenza digitale, alla disinformazione a tutti i problemi con la privacy che conosciamo benissimo.

"Nulla che sia grande entra nella vita dei mortali senza una maledizione", scriveva Sofocle, e oggi vedremo insieme che questa affermazione non fa eccezione nemmeno quando parliamo di sistemi di gestione perché il percorso verso l'eccellenza, la sicurezza e una gestione ambientale assennata possono sembrare inizialmente una "maledizione", più che una benedizione.

Pensate a un chirurgo che deve operare per risolvere il problema cronico di un paziente. Prima di vedere i benefici dell'intervento, il malato attraverserà, inevitabilmente, un periodo di disagio e recupero. L'implementazione di un sistema di gestione funziona in modo simile: è un intervento profondo nella struttura organizzativa che, proprio come un'operazione chirurgica, porta alla superficie problemi nascosti prima di poterli risolvere definitivamente.

L'esperienza sul campo mostra, ad esempio, che molte organizzazioni attraversano un periodo iniziale di calo della produttività durante l'implementazione della ISO 9001, quando i nuovi processi vengono messi a punto e il personale inizia ad adattarsi al cambiamento.

Ma perché questo apparente peggioramento è così comune? Spesso le difficoltà iniziali sono legate alla resistenza al cambiamento, alla scoperta di inefficienze precedentemente nascoste e alla necessità di ridefinire processi consolidati. improvvisamente, processi che sembravano funzionare "abbastanza bene" vengono messi sotto una luce impietosa.

Sebbene il cambiamento possa essere difficile, però, è l'unica strada verso un miglioramento reale e capace di durare davvero nel tempo.

Immaginate di entrare in una stanza buia con una torcia molto potente. All'improvviso, dettagli che prima risultavano invisibili emergono con una chiarezza cristallina. I sistemi di gestione, se ben implementati, agiscono esattamente come quella torcia nella vostra organizzazione. Si tratta di una sorta di TAC che viene fatta all'organizzazione, rivelando tre livelli di inefficienze che prima risultavano nascoste:

inefficienze operative quotidiane, le discrepanze tra il lavoro pianificato e quello eseguito. Per esempio, in un'azienda manifatturiera si potrebbe scoprire che ogni operatore esegue lo stesso processo in modo leggermente diverso, causando variabilità nella qualità del prodotto finale;
inefficienze sistemiche, cioè problemi strutturali che si sono cristallizzati nel tempo. Un esempio è un'organizzazione che scopre che il 40% delle non conformità deriva da una mancata comunicazione tra il reparto vendite e la produzione;
inefficienze culturali si tratta di quelle resistenze e abitudini radicate che ostacolano il miglioramento

Ostacoli, limiti e vincoli

Quando si punta al miglioramento, è facile incontrare ostacoli, limitazioni e vincoli lungo il percorso. È importante riconoscerli e affrontarli nel migliore dei modi per ridurre al minimo le conseguenze negative e massimizzare i benefici del sistema.

Costi e funzionalità

Sviluppare un sistema robusto e completo può comportare costi elevati e richiedere investimenti nel software, nella formazione, nella consulenza, nella manutenzione continua, ecc. Questa può essere una vera e propria sfida, soprattutto quando le risorse sono limitate. È fondamentale bilanciare funzionalità e caratteristiche con i vincoli del budget.

Complessità e facilità d'uso

Un sistema molto complesso e ricco di funzionalità potrebbe essere potente, ma anche difficile da apprendere e da utilizzare al meglio per gli utenti. Trovare un equilibrio tra funzionalità e facilità d'utilizzo è essenziale per l'adozione da parte degli utenti e l'efficacia complessiva del sistema.

Sicurezza e accessibilità

Garantire la sicurezza dei dati e dei sistemi è fondamentale, ma potrebbe avvenire a scapito dell'accessibilità o della facilità d'uso. Implementare misure di sicurezza rigorose può talvolta creare barriere per gli utenti e bisogna trovare un compromesso che funzioni tra sicurezza e accessibilità.

Efficienza e flessibilità

Un sistema di gestione molto efficiente potrebbe essere ottimizzato e semplificato per compiti specifici ma potrebbe mancare della necessaria flessibilità per adattarsi alle esigenze dell'organizzazione in continua evoluzione o a circostanze impreviste. Bilanciare efficienza e flessibilità è essenziale per il successo a lungo termine del sistema.

Centralizzazione o decentralizzazione

Decidere tra centralizzare il controllo su un sistema o decentralizzarlo tra le diverse persone può rappresentare un compromesso complesso. I sistemi centralizzati offrono potenzialmente più controllo e uniformità ma potrebbero ostacolare l'agilità e la reattività. I sistemi decentralizzati potrebbero essere più flessibili ma potrebbero richiedere più coordinamento e comunicazione.

La valutazione realistica dello stato di partenza

Iniziate con una valutazione completa dello stato della vostra organizzazione:

conducete una gap analysis dettagliata rispetto ai requisiti del sistema di gestione che volete implementare;
fate delle chiacchierate con il personale a tutti i livelli per comprendere le pratiche attuali;
documentate le soluzioni temporane o le alternative che le persone adottano per aggirare un problema e le limitazioni di un processo che spesso non sono ufficiali e documentate. Utilizzate la tecnica della gemba walk (camminata sul posto di lavoro) per osservare direttamente i processi in azione, invece di basarvi solo su report e documenti.

La creazione di un piano dettagliato

Una volta stabilito da dove partite e dove volete arrivare, create un piano che:

definisca tappe realistiche e misurabili
identifichi le risorse necessarie per ogni fase
mappi gli stakeholder chiave usando la griglia potere/interesse
create una newsletter dedicata al progetto
strutturate la formazione necessaria
implementate un sistema di feedback

Dalla polvere del cantiere alla casa dei nostri sogni

Come quando decidiamo di ristrutturare casa, l'implementazione di un sistema di gestione ci mette inizialmente di fronte a una scelta apparentemente paradossale: accettare un periodo di caos per ottenere un miglioramento. Pensiamo a cosa significa ristrutturare una casa: per settimane, forse mesi, viviamo tra polvere e calcinacci. I mobili sono coperti da teli, gli spazi familiari diventano irriconoscibili, la routine quotidiana viene stravolta.

Eppure, come ben sa chiunque abbia ristrutturato la propria casa, è proprio nel momento di massimo disordine che iniziamo a intravedere il potenziale del cambiamento. Quando le vecchie piastrelle vengono rimosse, quando i muri vengono rotti per rifare gli impianti, quando tutto sembra nel caos più totale - è proprio allora che il progetto prende forma.

Nessuno vive volentieri in un cantiere, ma tutti vogliono abitare in una casa bella e funzionale. La differenza tra chi riesce nell'implementazione di un sistema di gestione ben funzionante e chi si arrende sta proprio qui: nella capacità di mantenere gli occhi fissi sul risultato finale mentre si attraversa la polvere del cantiere.

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