ISO 9001: COSA FARE PER SUPPORTARE IL CAMBIAMENTO?

Chi desidera implementare la ISO 9001 all'interno della propria organizzazione deve essere pronto a sostenere il cambiamento e a gestire le resistenze di quelle persone che non abbracciano volentieri il miglioramento perché detestano dover cambiare abitudini. In questo articolo vedremo insieme quali sono le problematiche più comuni legate a chi lotta per il cambiamento.

Il problema principale è costituito da coloro che non vedono alcuna necessità di cambiare le cose e che possono pensare che la ISO 9001:2015 voglia imporre un modo di lavorare innaturale che va in netto contrasto con la realtà dell'azienda. Spesso queste persone che credono che le cose vadano già bene così come stanno non hanno una visione di insieme e non hanno le competenze, le conoscenze e le informazioni necessarie per farsi un quadro realistico della situazione e per questo vanno supportate nel processo di cambiamento.
La cosa migliore è mostrare in modo pratico che cambiare è necessario. Prendete un esempio eclatante della realtà operativa dell'organizzazione e mostrate perché così non si può più andare avanti e come la ISO 9001 può supportare un nuovo percorso più mirato a migliorare il lavoro dei collaboratori e la soddisfazione dei clienti.
Se la persona è disponibile all'ascolto, potete anche provare a giocare la carta dell'empatia, spiegando che continuare ad agire in un certo modo crea problemi ad intere aree aziendali o a colleghi specifici.
Se anche dopo aver spiegato nel dettaglio la necessità dei cambiamenti che intendete operare la persona non si mostra collaborativa, agite - se possibile - direttamente sull'ambiente in cui lavora, facendo in modo che le resistenze al cambiamento si riducano e che trovi meno difficoltà ad adottarlo.

Un po' più subdola è la seconda situazione davanti alla quale potreste trovarvi: una forza lavoro che, a parole vi sostiene nel vostro sforzo perché è convinta della necessità di operare alcuni cambiamenti ma che, nella realtà, fa in modo che le cose non cambino. Probabilmente in questo caso le persone hanno davvero voglia di cambiare e lo ritengono necessario ma potreste non essere stati del tutto chiari nello spiegare cosa volete ottenere e attraverso quali passaggi avete intenzione di farlo. Probabilmente i colleghi non hanno capito quale sarà il loro ruolo e come supportarvi nella gestione del cambiamento. Se il problema è questo, lo risolverete facilmente spiegando bene le cose, prendendovi tutto il tempo necessario per affrontare dubbi e perplessità e facendo un po' di formazione. Fatto tutto questo, potrete isolare facilmente eventuali elementi che, a parole dicono di sostenere il change management ma, nei fatti, non lo fanno.
Non dimenticate anche di rimuovere eventuali ostacoli che dovessero craere problemi a una reale collaborazione da parte dei vostri colleghi e usate le persone che hanno saputo sostenervi nel modo migliore per spiegare agli altri cosa fare a livello operativo e pratico.

Ci sono anche persone che, pur considerando inevitabile il cambiamento e riconoscendone la necessità, hanno difficoltà ad affrontarlo e continuano a procrastinare il loro supporto. In questo caso dovrete procedere per piccoli passi, suddividendo ogni azione necessaria a supportare il cambiamento in un numero di piccolissime azioni che sia possibile affrontare immediatamente, oggi, senza doverle rimandare. Fatto il primo passo, per l'effetto Zeigarnik, le persone andranno avanti per la loro strada e faranno tutto ciò che sarà necessario per cambiare.

Se, invece, il problema è la paura perché state spingendo verso un modo di operare e di procedere che non è mai stato affrontato prima d'ora, cercate qualcosa nella storia della vostra azienda che sia assimilabile a ciò che state provando a fare e che abbia avuto successo. Se proprio non riuscite a trovare nulla, cercatelo nella storia dei vostri migliori concorrenti e spiegate perché, a volte, è necessario percorrere strade non battute se le strade note non vanno più bene per essere eccellenti.

Chi, invece, è preoccupato che il cambiamento sia troppo grande da affrontare, andrà supportato aiutandolo a sviluppare una mentalità di crescita e a comprendere che il progresso non è sempre facile e richiede persino parecchi sbagli e fallimenti ma che anche stare fermi comporta dei rischi. Adottate poi la medesima strategia che abbiamo visto poco sopra, riducendo il progetto a tante piccolissime azioni che non facciano paura alle persone e che possano essere affrontate immediatamente, senza particolari problemi.

C'è un altro problema che potrebbe impedirvi di apportare i cambiamenti previsti dalla ISO 9001 ma che potrebbe non essere così evidente a una prima occhiata: le persone che si perdono in troppe analisi e perdono la motivazione necessaria a sostenere il cambiamento. Per evitare la paralisi da troppa analisi, a un certo punto dovrete interrompere la raccolta dei dati e passare all'azione, spiegando a chi ha timore che manchino ancora informazioni che ogni cambiamento può essere corretto in itinere e che nessuna decisione è stata scolpita nella pietra ma può essere cambiata qualora dovesse rivelarsi non esserte la migliore.

Cambiare è difficile e qui su QualitiAmo lo spieghiamo da sempre. Purtroppo non si può contare solo sulla motivazione delle persone e sulle loro energie per sostenerlo perché, prima o poi, magari per una giornata difficile, magari perché si è stanchi o, forse, solo perché quel giorno non si ha la voglia di agire in un certo modo, state pur certi che il rischio di tornare alla situazione di partenza è dietro l'angolo. Per evitare tutto questo dovrete essere bravi a creare nuove abitudini che consentano di supportare il cambiamento con una sorta di pilota automatico, lavorando in un certo modo senza nemmeno pensarci più.
Un'altra strategia da adottare in questi casi è ricordare alle persone quello che hanno già fatto e da dove siete partiti: vedere i risultati le aiuterà a trovare la motivazione necessaria.

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Se, infine, le persone non sono semplicemente motivate a cambiare, provate a vedere quali fattori potrebbero motivarle. A volte basta semplicemente ipotizzare per loro un'identità futura differente che possa stimolarle, spiegando che, se agiranno in un certo modo, avranno dei vantaggi tangibili che si riflettereanno nella loro quotidianità e che risolverà un bel po' di problemi.
Un altro stratagemma è quello di utilizzare la pressione sociale per costringerle a seguire la direzione di tutti gli altri: se creerete le aspettative giuste negli altri colleghi, nessuno vorrà deluderle. Se, poi, le aspettative verranno create anche in alcuni clienti chiave, chi non è motivato capirà molto bene che l'azienda non può permettersi di deludere chi assicura la maggior parte degli introiti e, di conseguenza, anche il suo posto di lavoro.

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