ISO 9001:2026 - CHANGE MANAGEMENT

Uno degli argomenti che potrebbero essere approfonditi nella ISO 9001:2026 è quello della gestione del cambiamento

Siamo sempre nel campo delle ipotesi visto che, come vi abbiamo raccontato su LinkedIn, l'aggiornamento della ISO 9001 è atteso per il 2026 ma uno degli argomenti che dovrebbero essere alla base della nuova versione della norma è il change management e per due motivi:

fa parte dei famosi "feature concepts" di cui vi abbiamo parlato quando la ISO ha iniziato a ipotizzare la nuova ISO 9001 ("La gestione del cambiamento - Il terzo dei future concepts" e "Come impatterà il concetto di gestione del cambiamento sulla qualità del futuro?")
è stato l'argomento più votato nell'indagine internazionale condotta dall’ISO per sapere cosa pensassero le organizzazioni che utilizzavano la ISO 9001 di un suo possibile aggiornamento

Andando per logica, ci aspettiamo quindi che l'argomento entri in modo importante nella ISO 9001:2026 anche se, dalle indiscrezioni che sono uscite sulla prima bozza del documento che è stata bocciata, le nostre aspettative sono state decisamente deluse.

La ISO 9001:2015 e la gestione del cambiamento

Inziamo vedendo in quali punti l'attuale ISO 9001:2015 tratta di change management:

4.4 Sistema di gestione per la qualità e relativi processi: richiede di affrontare i cambiamenti e le loro conseguenze nei processi del sistema di gestione;
6.3 Pianificazione delle modifiche: l'organizzazione deve pianificare e controllare le modifiche al sistema di gestione per la qualità in modo strutturato;
8.1 Pianificazione e controllo operativi: include il controllo dei cambiamenti pianificati e la revisione delle conseguenze dei cambiamenti non intenzionali;
8.3.6 Modifiche alla progettazione e sviluppo: riguarda l'identificazione, il riesame e il controllo delle modifiche durante o dopo la progettazione e lo sviluppo;
8.5.6 Controllo delle modifiche: tratta il riesame e il controllo delle modifiche nella produzione o nell'erogazione dei servizi;
7.5.3 Controllo delle informazioni documentate: include la gestione delle modifiche alla documentazione del sistema qualità;
9.3 Riesame di direzione: valuta l'efficacia delle azioni intraprese per affrontare i rischi e le opportunità, inclusi i cambiamenti;
10.2 Non conformità e azioni correttive: può comportare modifiche al sistema di gestione per la qualità in risposta a non conformità

Che si tratti di modifiche relative a input, attività, controlli, misurazioni, output o altre parti del processo, la gestione delle modifiche del sistema qualità coinvolge alcuni passaggi fondamentali:

Definire la modifica e pianificarla: determinare cosa sta cambiando, il motivo del cambiamento, quando avverrà il cambiamento, come verrà gestito, chi dovrà adottarlo e chi ne sarà impattato. Stabilire compiti, tempistiche, responsabilità, budget, risorse e altro.
Sviluppare un piano di comunicazione: elaborare il messaggio, tenendo in considerazione le ipotesi e i rischi associati al cambiamento. Considerare le persone appropriate da informare e il canale di comunicazione adatto. Decidere la frequenza delle comunicazioni e mantenere un coinvolgimento continuo.
Formare il personale: aAssicurarsi che sia disponibile un programma di formazione adeguato per aggiornare tutti sui cambiamenti e sui nuovi requisiti, processi o ruoli. La formazione dei dipendenti può essere un modo efficace per costruire conoscenza sui cambiamenti e le competenze richieste.
Implementare la modifica: eseguire il cambiamento, misurare o determinare l'efficacia del cambiamento, apportare modifiche in base alle lezioni apprese e ripetere se necessario. La gestione delle modifiche del sistema pianificata con cura ha maggiori probabilità di essere implementata con successo.

La ISO 9004:2018 e il change management

La ISO 9004:2018, intitolata "Gestione per la qualità - Qualità di un'organizzazione - Linee guida per conseguire il successo durevole", fornisce un approccio più ampio alla gestione della qualità rispetto alla ISO 9001:2015. Ecco i principali punti dove la ISO 9004:2018 tratta aspetti del change management:

5.4 Cambiamenti nel contesto dell'organizzazione: si sottolinea l'importanza di monitorare e analizzare regolarmente i cambiamenti nel contesto aziendale, sia interno che esterno;
7.2 Politica e strategia: enfatizza la necessità di adattare politiche e strategie in risposta ai cambiamenti del contesto organizzativo;
7.3 Obiettivi: suggerisce di rivedere e modificare gli obiettivi in base ai cambiamenti del contesto e delle prestazioni dell'organizzazione;
8.3.2 Innovazione: tratta l'innovazione come un tipo di cambiamento, fornendo linee guida su come gestirla efficacemente;
9.1 Gestione delle risorse: include la gestione dei cambiamenti relativi alle risorse dell'organizzazione;
9.4 Conoscenza organizzativa, informazioni e tecnologia: affronta la gestione dei cambiamenti nella conoscenza, nelle informazioni e nelle tecnologie dell'organizzazione;
10 Miglioramento, apprendimento e innovazione: fornisce linee guida su come gestire il cambiamento attraverso il miglioramento continuo, l'apprendimento e l'innovazione;
11 Valutazione delle prestazioni e analisi: uggerisce di valutare l'efficacia dei cambiamenti implementati nell'organizzazione

Come possiamo vedere, la ISO 9004 adotta un approccio più olistico alla gestione del cambiamento, integrandolo in vari aspetti della gestione organizzativa per il successo sostenibile e ponendo maggiore enfasi sull'adattabilità dell'organizzazione ai cambiamenti e sull'innovazione come driver del cambiamento.

Su cosa potrebbero vertere i futuri cambiamenti

Alla luce di quanto si diceva nel future concept, vedendo quello che, a nostro giudizio andrebbe aggiunto alla ISO 9001 e leggendo ciò che ci dice la ISO 9004, le ipotesi sono moltissime perché l'argomento della gestione del cambaimento è appena accennato nella norma attuale. Vediamo insieme qualche spunto.

Agilità organizzativa
- C'è una pressione costante per fornire soluzioni sempre migliori e in tempi sempre più brevi e questo richiede un'organizzazione agile.
- Aspetti chiave:
  - strutture organizzative flessibili
  - processi decisionali rapidi
  - capacità di rispondere rapidamente alle nuove esigenze del mercato
Miglioramento continuo
- La necessità di migliorare costantemente non deve compromettere la qualità che è al centro del miglioramento continuo.
- Aspetti chiave:
  - cicli di feedback rapidi
  - cultura dell'apprendimento organizzativo
  - implementazione di metodologie come la lean manufacturing
Gestione dell'innovazione
- Fornire "soluzioni migliori" implica innovazione costante nei prodotti e nei processi.
- Aspetti chiave:
  - promozione di una cultura dell'innovazione
  - gestione del portfolio di innovazione
  - bilanciamento tra innovazione incrementale e radicale
    - adattamento: promuove aggiustamenti incrementali costanti
    - ricostruzione: facilita la riprogettazione continua dei processi
    - evoluzione: supporta lo sviluppo graduale e costante
    - rivoluzione: prepara l'organizzazione per cambiamenti radicali rapidi
Equilibrio tra velocità e qualità
- Bilanciare la velocità di consegna con il mantenimento della qualità è una necessità.
- Aspetti chiave:
  - ottimizzazione dei processi
  - implementazione di controlli di qualità efficienti
Adattabilità dei processi
- I processi devono essere sempre pronti a cambiare e a migliorare.
- Aspetti chiave:
  - progettazione di processi flessibili
  - cultura di apertura al cambiamento
  - sistemi di gestione della qualità capaci di adattarsi
Gestione delle aspettative degli stakeholder
- C'è una pressione crescente sulla necessità di gestire e allineare le aspettative degli stakeholder.
- Aspetti chiave:
  - comunicazione trasparente
  - coinvolgimento degli stakeholder nel processo di cambiamento
  - allineamento tra strategia, attività e aspettative del mercato
Cultura orientata ai risultati
- C'è un'enfasi anche sui risultati attesi che richiede una cultura focalizzata sul valore.
- Aspetti chiave:
  - definizione di indicatori di successo chiari
  - allineamento degli incentivi con i risultati desiderati
  - promozione di una mentalità orientata al valore
Gestione della conoscenza e competenze
- Fornire soluzioni migliori richiede una continua evoluzione delle competenze e delle conoscenze.
- Aspetti chiave:
  - programmi di formazione continua
  - sistemi di gestione della conoscenza efficaci
Gestione delle persone nel cambiamento
- Attenzione alla gestione del cambiamento per ciò che riguarda le persone.
- Aree di impatto:
  - coinvolgimento dei dipendenti nella riprogettazione dei processi
  - formazione e supporto nell'adozione di nuovi sistemi
  - gestione delle reazioni al cambiamento dei ruoli e delle responsabilità
  - supporto nella transizione verso nuovi ruoli o competenze
Comunicazione del cambiamento
- Essenziale per "guidare una trasformazione" efficace.
- Aree di impatto:
  - comunicare chiaramente i nuovi flussi di lavoro
  - spiegare i benefici e le modalità d'uso dei nuovi sistemi
  - chiarire i cambiamenti nella gerarchia e nei rapporti
  - comunicare le nuove aspettative e responsabilità
Gestione della resistenza al cambiamento
- Affronta le sfide nel trasformare il "bisogno" in "impatto specifico".
- Aree di impatto:
  - superare la resistenza a nuove modalità operative
  - gestire la riluttanza all'adozione di nuove tecnologie
  - affrontare l'ansia legata ai cambiamenti gerarchici
  - gestire le preoccupazioni legate alla sicurezza del lavoro o al cambiamento di ruolo
Leadership del cambiamento
- Fondamentale per "guidare una trasformazione".
- Aree di impatto:
  - guidare con l'esempio l'adozione di nuovi processi
  - promuovere l'importanza dell'innovazione tecnologica
  - gestire la transizione verso nuovi modelli organizzativi
  - supportare lo sviluppo di nuove competenze
Misurazione e gestione dell'impatto del cambiamento
- Assicura che il cambiamento porti a un "impatto specifico" misurabile.
- Aree di impatto:
  - monitorare l'efficienza e l'efficacia dei nuovi processi
  - valutare il ROI e l'adozione dei nuovi sistemi
  - misurare l'efficacia della nuova struttura
  - valutare la performance e la soddisfazione nei nuovi ruoli
Integrazione tra change management e quality management
- Riflette direttamente l'idea che la gestione del cambiamento è una parte importante del mantenimento di un sistema qualità.
- Aspetti chiave:
  - allineamento delle pratiche di change management con gli standard di qualità
  - utilizzo dei processi di change management per migliorare continuamente il sistema qualità
  - valutazione dell'impatto dei cambiamenti sugli obiettivi della qualità
Gestione del rischio nel cambiamento
- Affronta la necessità di assicurare che le conseguenze inattese di questi cambiamenti non abbiano un effetto negativo.
- Aspetti chiave:
  - identificazione e valutazione dei rischi associati ai cambiamenti
  - sviluppo di strategie di mitigazione del rischio
  - monitoraggio continuo dei rischi durante l'implementazione dei cambiamenti
Continuità del sistema qualità
- Assicura che l'organizzazione possa raggiungere gli obiettivi attesi dal suo sistema di gestione della qualità su base continua.
- Aspetti chiave:
  - mantenimento dell'efficacia del sistema qualità durante i periodi di cambiamento
  - adattamento flessibile dei processi di qualità in risposta ai cambiamenti
  - assicurazione della coerenza delle pratiche di qualità attraverso diversi cicli di cambiamento

La recente pandemia ha evidenziato la necessità per le aziende di adattarsi rapidamente a cambiamenti senza precedenti, dai modelli di lavoro a distanza ai cambiamenti nel comportamento dei consumatori e, guardando al futuro, la gestione del cambiamento nella ISO 9001 è destinata a evolversi ulteriormente, spinta dai progressi tecnologici e dai cambiamenti nel panorama globale.

L'adozione crescente di tecnologie digitali, come l'IA e il machine learning, promette di migliorare l'efficienza e l'efficacia dei processi di gestione delle modifiche, grazie all'analisi dei dati in tempo reale, facilitando decisioni più informate e permettendo alle organizzazioni di anticipare e rispondere proattivamente ai cambiamenti.

Inoltre, l'enfasi crescente su sostenibilità e responsabilità sociale d'impresa influenzerà le strategie di change management, allineandole agli obiettivi più grandi delle organizzazioni, come la tutela ambientale e l'impatto sociale.

Vi ricordiamo che esiste già uno standard specifico, la UNI ISO/TS 10020:2023 che si occupa di gestione del cambiamento organizzativo ("Sistemi di gestione per la qualità - Gestione del cambiamento organizzativo - Processi") e che, come al solito, stiamo semplicemente formulando delle ipotesi, seppure su preciso input dei documenti emessi dall'ISO, visto che i reali cambiamenti che verranno apportati allo standard non sono ancora noti perché, in questo momento, il Comitato Tecnico addetto alla sua revisione sta lavorando alla seconda bozza.

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