ISO 9001: FARE UNA GAP ANALYSIS PRIMA DELLA CERTIFICAZIONE

Le organizzazioni che decidono di implementare un sistema qualità che sia conforme alla ISO 9001 spesso hanno già messo in atto molti dei requisiti della norma, in qualche modo e forma, magari semplicemente grazie alle esigenze che derivano dal fare impresa e all'abilità innata delle persone che lavorano all'interno dell'azienda e creano processi, mettono in atto determinati controlli e realizzano un'adeguata documentazione di supporto. Questo fatto, oltre alla convinzione comune che l'implementazione della ISO 9001:2015 significhi documentare quello che si fa e fare quello che si documenta, può portare le organizzazioni sulla strada sbagliata favorendo la creazione di troppa documentazione, spesso anche in un formato difficile da usare e da mantenere e capace solamente di favorire la burocrazia.

Allo stesso modo, si può eseguire anche un'analisi dei documenti che un'organizzazione ha rispetto ai requisiti della ISO 9001 anche se pure questo secondo modo di procedere può restituire una visione errata del divario (gap) esistente tra quanto richiesto dallo standard e la situazione in cui si trova l'organizzazione, poiché non prende in considerazione l'operatività del sistema qualità ed è, quindi, solo una visione bidimensionale del sistema di gestione.

Un'analisi dei gap ben condotta e che si riveli davvero efficace esamina, invece, le attività implementate da un'organizzazione in termini di:

• ciò che la ISO 9001 richiede che l'organizzazione faccia e che potrebbe non essere stato adeguatamente formalizzato o risultare pienamente conforme al requisito;
• ciò che la ISO 9001 richiede e l'organizzazione ancora non fa;
• ciò che la ISO 9001 richiede e che l'organizzazione ha già definito in maniera formale attraverso un processo ma non viene ancora attuato in modo efficace

Per determinare il tipo e l'entità di queste lacune, può essere effettuato un audit da parte di qualcuno competente per ciò che riguarda i requisiti della ISO 9001 e le tecniche di audit (questo secondo aspetto della competenza è di vitale importanza, dal momento che l'auditor valuterà i processi non documentati, ecc. ). L'audit potrà essere interno o svolto da un consulente esterno che possa fornire tutto il necessario supporto all'organizzazione anche in merito a come colmare questi gap.
Spesso le organizzazioni per fare bene questa analisi dei gap scelgono di assumere un consulente qualificato perché non possiedono o non hanno ancora maturato le competenze e l'esperienza necessarie per svolgere al meglio l'audit, capire la natura dei gap, sapere come gestirli e come passare alla fase successiva che prevede la progettazione di come colmare il divario tra ciò che fa l'azienda e ciò che richiede la ISO 9001.

Tramite un'analisi degli scostamenti, il management aziendale avrà una panoramica chiara dei requisiti della ISO 9001, di quali processi aziendali abbiano già sviluppato una parte di questi requisiti, di quali altri vadano sviluppati e di quanto l'organizzazione sia distante dall'obiettivo di certificarsi ISO 9001:2015.
I risultati dell'analisi potranno essere usati come spunti di discussione per descrivere e spiegare meglio cosa è richiesto dallo standard e, nel caso, avviare un piano d'azione dettagliato.

Su precisa richiesta, una gap analysis può essere condotta anche dall'ente che poi sceglieremo per certificarci ISO 9001 e molte aziende decidono di seguire questa strada perché gli auditor di terza parte hanno grande esperienza e molta familiarità con i requisiti della ISO 9001. Solitamente, però, questa non è la strada più efficace da seguire poiché le regole relative al processo di accreditamento limitano le possibilità dell'ente di certificazione di essere di supporto all'organizzazione, visto che non può esercitare attività di consulenza e formazione presso un'organizzazione cliente. In questo modo l'azienda potrebbe non ottenere il massimo dei benefici dalla comprensione dei requisiti della ISO 9001, dall'analisi dei suoi processi, durante la riunione di chiusura dell'audit, ecc. La comunicazione di eventuali non conformità rispetto ai requisiti della norma è, infatti, solamente una parte delle informazioni di cui il personale dell'organizzazione ha bisogno. Bisognerebbe anche sapere come colmare efficacemente eventuali lacune e quali opzioni si hanno a disposizione in termini di strumenti, tecniche e altre risorse. In breve, l'auditor dell'ente di certificazione può solamente dire a un'organizzazione se è conforme o no. Mentre si intraprende una panoramica sulla gestione della ISO 9001, invece, sarebbe opportuno sviluppare un piano d'azione chiaro contenente attività, tempi e responsabilità necessari per colmare le lacune.

Infine, indipendentemente da come venga condotta l'analisi dei gap, dovrebbe portare a questi risultati:

• l'impegno del top management per l'attuazione del sistema qualità, compresi lo stanziamento del budget, la definizione delle tempistiche e lo stanziamento delle risorse e del personale per sostenere l'implementazione del sistema;
• un piano dettagliato relativo alla comunicazione che spieghi a tutte le persone che vi lavorano quali saranno i ruoli delle persone, quale lasso di tempo occuperà il progetto, le cose che saranno nuove o diverse rispetto a prima, come tutto questo influirà sulle persone, ad esempio attraverso la regolare conduzione degli audit interni, a quale scopo l'azienda ha deciso di certificarsi ISO 9001 e come si svolgerà il processo della certificazione

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

PER SAPERNE DI PIU':