AUDIT ISO 9001:2015 A VALORE
AGGIUNTO

Secondo il punto 9.2.1 della ISO 9001:2015 "Audit interno", un'organizzazione deve condurre degli audit interni a intervalli pianificati e regolari per fornire informazioni sulla conformità del sistema di gestione della qualità ai requisiti dell'organizzazione, a quelli della ISO 9001, a quelli dei clienti e a quelli cogenti o relativi ai regolamenti del settore. Partendo da questa base, il processo di audit dovrebbe, però, essere anche un processo che guarda al futuro per prevenire il ripetersi delle non conformità e non limitarsi a concentrarsi su ciò che è andato storto in passato. Pertanto, l'obiettivo di un audit dovrebbe essere quello di migliorare la conformità e l'efficacia, anziché puntare sulla semplice evidenziazione delle non conformità. Se è vero, infatti, che un auditor dovrebbe valutare l'efficacia dei processi di un'organizzazione, in che misura essi riescono a soddisfare i requisiti della ISO 9001 e gli effetti sulla capacità dell'organizzazione di fornire prodotti o servizi che soddisfino i requisiti dei clienti, è anche vero che andrebbero anche sottolineati i risultati positivi che sono stati raggiunti, soprattutto da un punto di vista del pensiero basato sul rischio e della capacità di raggiungere gli obiettivi aziendali. Un altro aspetto da non sottovalutare quando si cerca di dare maggiore valore aggiunto a un audit è che, nel riportare i risultati di una verifica, bisognerebbe sempre prendere in considerazione la cultura che si sta cercando di creare all'interno di un'azienda. In poche parole, un audit dovrebbe fornire valore aggiunto.

Ma cosa significa veramente "aggiungere valore" nell'ambito di un audit interno? Ed è possibile farlo senza
compromettere l'integrità del processo stesso di auditing?
Partiamo dal concetto che "aggiungere valore" significa essere più utile. Per aggiungere valore, quindi, un audit dovrebbe fornire informazioni al proprietario di processo e al top management in merito alla capacità del processo analizzato di raggiungere gli obiettivi strategici, identificando i problemi che, se risolti, miglioreranno le sue performance e individuando le opportunità di miglioramento e le possibili aree di rischio. Il valore aggiunto di un audit ben condotto si rifletterà, ovviamente, anche sui clienti dell'organizzazione, visto che migliorerà la capacità dell'azienda di fornire un prodotto o un servizio conforme.

Si può partire facendo cultura su cosa sia una audit, puntando a far capire che non si sarà sottoposti al giudizio della "polizia della qualità" ma che si farà una chiacchierata strutturata per riesaminare un processo aziendale. Va fatto, inoltre, capire alle persone che potranno offrire un reale valore aggiunto a questo lavoro solamente cercando di essere aperte e oneste e considerando la verifica come un'opportunità per portare un miglioramento nella propria area di attività. Se qualcosa non funziona o non piace, insomma, l'audit è un buon momento per mettere in luce la problematica.

Un altro modo intelligente per creare valore aggiunto è quello di cercare di capire l'intento di un'azione, senza guardare solamente al contenuto di una procedura. Capire perché le persone agiscono in un certo modo è decisamente più importante della semplice verifica della conformità a una procedura di riferimento. Prendersi del tempo per chiedere perché una procedura sia stata scritta in un certo modo o perché sia necessario conservare determinate informazioni documentate aggiungerà davvero valore a un audit interno.

Fatto tutto questo, cos'altro di può fare quando gli audit non sono abbastanza efficaci per individuare nuove minacce, rischi e opportunità e per portare valore aggiunto in termini di miglioramento, quando le persone oggetto dell'audit non si sentono adeguatamente supportate dagli auditor e quando non vengono individuate le aree più critiche da sottoporre a verifica ispettiva? Partiamo col dire che, tra i problemi più comuni che possiamo ritrovare nello svolgimento degli audit interni, abbiamo la mancanza di un impegno in prima persona da parte della Direzione, un team di auditor non abbastanza esperti, il fatto che ci siano pressioni per accelerare le attività di audit, il fatto che vengano raccolte poche prove oggettive a sostegno di una segnalazione e il limitare l'audit alle persone che svolgono il processo oggetto della verifica non estendendolo ai clienti interni di quel processo. Risolte queste problematiche, si può aumentare il valore aggiunto degli audit interni iniziando a sottoporre a verifica le performance dell'area e non solo la conformità del processo. Basta partire da un approccio per processi, esaminando il modo in cui ogni processo viene gestito per ottenere gli obiettivi aziendali e per migliorare su base continua.

Il problema del tempo limitato dedicato all'audit di un'area specifica e della discontinuità di questa tipologia di verifiche si può, invece, parzialmente superare spingendo i proprietari dei singoli processi a condurre audit di autovalutazione per verificare con maggiore regolarità che il processo funzioni come previsto. Ovviamente, a queste tipologie di verifiche mancherà un fattore essenziale per poter essere effettivamente definite "audit": l'imparzialità dell'auditor. Nessuno, infatti, può controllare il proprio lavoro a 360 gradi perché qualcosa sfuggirà sempre in quanto esiste un pregiudizio di base: il lavoro è il nostro ed è abbastanza ovvio che, per noi, non esista un modo migliore di farlo. Queste verifiche saranno comunque estremamente utili perché permetteranno di prepararsi all'audit interno provando, in autonomia, a identificare ciò che non funziona. Del resto, non dimentichiamo che è la stessa ISO a suggerirci che, tra le azioni che possiamo mettere in campo per applicare uno dei principi della qualità;, il coinvolgimento delle persone, c'è proprio quella di permettere loro di autovalutare le proprie performance.

Un altro modo di aggiungere valore è quello di incorporare nell'audit il pensiero basato sul rischio che sta tanto a cuore alla ISO 9001:2015 e che non dovrebbe essere dimenticato nemmeno durante un audit in tutte le sue fasi. I tre pilastri sui quali dovrebbe, infatti, poggiare un audit sono:

• la conformità
• il miglioramento
• la gestione dei rischi

Altri modi per aggiungere valore a un audit ce li suggerisce la stessa ISO, spiegandoci che un auditor dovrebbe comprendere quali aspettative o preoccupazioni hanno le persone che verranno sottoposte all'audit, mettere le evidenze raccolte nella giusta prospettiva basata sulla capacità dell'organizzazione di fornire prodotti e servizi conformi, sul buonsenso e sul pensiero basato sul rischio e non dimenticare di verificare l'applicazione dei sette principi della qualità.

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Un auditor dovrebbe anche stimolare i proprietari di processo a fare sempre meglio, andando oltre i requisiti dello standard per soddisfare sempre di più la clientela e avere una comprensione chiara della direzione strategica dell'organizzazione per condurre l'audit tenendo conto del contesto in cui opera l'organizzazione e della sua strategia.

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