Il paragrafo 8.6 della ISO 9001:2015 - Rilascio di prodotti e servizi
Continuiamo il nostro viaggio ragionato e commentato all'interno dei singoli punti e paragrafi della nuova ISO 9001:2015
Il contesto normativo e i cambiamenti
Il paragrafo 8.6 della ISO 9001:2016 è equivalente al punto 8.2.4 della ISO 9001:2008 Monitoraggio e misurazione dei prodotti e specifica, sostanzialmente, che prima di rilasciare un prodotto o un servizio al cliente si debba controllarlo mediante test, ispezioni, esami, riesami, apposite valutazioni, ecc. per assicurarsi che sia conforme ai requisiti.
Le uniche cose che cambiano rispetto alla versione del 2008 della norma sono che ora non ci si riferisce più a "prodotti" ma a "prodotti e servizi" e che si specifica la necessità di conservare informazioni documentate al posto delle evidenze della conformità ai requisiti.
Il rilascio di un prodotto o di un servizio conforme, cioè l'ultima fase della produzione o dell'erogazione di un servizio, è, dunque, l'obiettivo di questa parte della norma che non spiega nel dettaglio come farlo perché questo sta alla singola organizzazione che progetterà il processo migliore per lei in base ai requisiti del prodotto o del servizio sul quale operare una verifica prima del rilascio.
Pianificare il rilascio
Occorre stabilire quali metodologie sviluppare e implementare per il rilascio di prodotti e servizi e specificarle nei dettagli relativamente a:
- modulistica;
- tempistiche;
- singole applicazioni.
Ad esempio, un pilota prima del volo avrà una procedura ben precisa da seguire per verificare che tutto sia a posto prima del decollo e sarà completamente diversa da quella di un'officina che dovrà verificare che la macchina che un cliente le ha affidato per una riparazione sia effettivamente stata riparata a dovere.
Cosa verificare: i dettagli
Proprio come ogni altra cosa all'interno dello standard, anche le verifiche da operare prima del rilascio del prodotto o del servizio vanno accuratamente pianificate in termini di:
- Tipologia di caratteristiche: occorrerà identificare quali caratteristiche del prodotto o del servizio andranno monitorate e misurate per verificarne la conformità ai requisiti. Le caratteristiche di un prodotto possono essere dimensionali, funzionali, relative alle performance, all'affidabilità, alla durata nel tempo, alla sua manutenibilità, ai costi, ecc.;
- Tipologia di test: quale tipo di controllo e misurazione verrà applicato anche in funzione di eventuali rischi? In quale punto del processo (al ricevimento dei materiali da parte dei fornitori, dopo l'erogazione di servizi affidati in outsourcing, durante la produzione, dopo l'immagazzinamento, prima dell'imballaggio del prodotto, al momento della spedizione, dopo l'installazione) va previsto? Secondo quale sequenza? Quali caratteristiche del prodotto o del servizio verranno testate in ogni singolo step? Quanto deve essere esteso il campione di prodotti da esaminare?
- Tempistiche: quando si devono svolgere i controlli e ogni quanto tempo? Ogni organizzazione sa bene in quale fase del processo sia meglio controllare un prodotto o un servizio perché dipende da ciò che chiedono i clienti, dalla tipologia di prodotti o di servizi che vende, dalla complessità di ciò che fa, dal numero di requisiti da rispettare, dalla capacità di identificare eventuali difetti. Ci potranno, dunque, essere molti controlli in diverse fasi del processo o un solo controllo finale;
- Condizioni: in quali condizioni specifiche devono avvenire?
- Risorse: chi svolgerà i controlli? Quale tipo di formazione dovrà avere? Il cliente dovrà presenziare a qualcuno di questi controlli? C'è la necessità di procurarsi materiali appositi o di mettere in atto specifici processi?
- Strumenti: con l'ausilio di quali strumentazioni si svolgeranno i controlli?
- Criteri: quali sono i corrispondenti criteri di accettazione (specifiche, tolleranze, standard di riferimento, ecc.);
- Documenti: quali registrazioni supporteranno le verifiche?
Informazioni documentate e registrazioni
Ciò che viene pianificato andrebbe, naturalmente, documentato sotto forma di informazione documentata come, ad esempio, procedure ISO 9001, istruzioni di lavoro, ecc. ma la ISO 9001:2015 non lo richiede in maniera specifica. In ogni caso, vanno mantenute informazioni documentate relative al rilascio di prodotti e servizi che staranno ad indicare che avete completato il vostro piano dei controlli e che ciò che avete prodotto è in linea con i requisiti specificati.
In particolare, la ISO 9001:2015 richiede che queste registrazioni si articolino in due parti ben distinte:
- la prima deve dare l'evidenza della conformità rispetto ai criteri di accettazione stabiliti. In poche parole, si tratta dei risultati dei test che avete condotto e che devono mostrare chiaramente che i requisiti sono stati soddisfatti;
- la seconda deve fornire evidenza delle persone che hanno autorizzato i controlli.
Oltre a queste due informazioni che sono richieste in maniera specifica dalla norma, ce ne sono altre che sarebbe bene che la vostra organizzazione raccogliesse. Vediamole insieme:
- identificazione del prodotto;
- tracciabilità del prodotto (esempio numero del lotto, numero di serie, ecc.);
- data del rilascio;
- nome della persona che ha testato il prodotto;
- nome della persona che ne ha autorizzato il rilascio (se è diverso dal precedente);
- elenco dei criteri di accettazione applicati per la verifica;
- risultati derivanti dalla misurazione e dal monitoraggio;
- indicazione chiara del fatto che i requisiti siano stati soddisfatti;
- elenco delle strumentazioni utilizzate durante i test;
- specifica delle condizioni ambientali in cui si sono svolti i test.