DESCRIVERE I PROCESSI CHE NON SI CONOSCONO

Consulente o RGQ che cambia lavoro: conoscere i nuovi processi

Un professionista della Qualità che si trovi a cambiare lavoro e, quindi, ad operare in una nuova azienda dovrà, necessariamente, entrare in confidenza con i nuovi processi e, se un collega prima di lui non l'ha già fatto, descriverli e ottimizzarli. Lo stesso destino toccherà ad un consulente che, per la natura stessa del suo lavoro, entrerà in contatto sempre con realtà e processi nuovi.

Non potete sapere tutto!

La prima cosa da ricordare quando vi trovate davanti ad un processo nuovo è che non potete sapere tutto e che sarà, quindi, del tutto naturale che vi appoggiate al personale interno della nuova organizzazione per conoscere meglio le cose nel dettaglio. Non abbiate paura di fare domande perché ci sono solo tre tipologie di professionisti della Qualità:

• chi non sa e non domanda - sono colleghi destinati a costruire una Qualità di facciata, del tutto inutile;
• chi non sa e domanda - sono i veri professionisti, coloro che vogliono migliorare la realtà dell'azienda mediante un uso intelligente della Qualità;
• chi sa e non ha bisogno di domandare - sono coloro che hanno già lavorato in un settore con processi simili

Definizione dei nuovi processi

Cosa fare quando si entra in una nuova azienda, non si conoscono i suoi processi e il personale non è in grado di supportarci perché, a sua volta, non li conosce approfonditamente? La cosa più semplice è partire da un team di persone che appartengano ad aree lavorative differenti e che coprano tutte le fasi di un processo. Il vostro primo passo, dunque, sarà di identificare il "process owner" (responsabile/proprietario del processo) e tutte le funzioni che danno un contributo sostanziale al processo. E' probabile che attorno al vostro tavolo vengano convocate 3-4 persone.

Scopo della riunione sarà quello di documentare il processo quindi di stabilire:

• chi è responsabile della sua pianificazione;
• chi implementa le decisioni prese;
• chi lo analizza;
• quali sono gli input e gli output;
• quali sono i clienti (interni ed esterni) e i fornitori (interni ed esterni);
• requisiti e necessità dei clienti;
• cogenze;
• specifiche;
• cosa si deve misurare per mantenerlo controllato e chi lo mantiene monitorato;
• chi compila i report che lo riguardano;
• quale procedura è associata ad esso;
• documenti esistenti, moduli, registrazioni, altro;
• direttive del management che riguardano il processo;
• responsabilità ed autorità

In un paio d'ore, attraverso una serie guidata di domande e risposte, dovreste essere in grado di produrre una prima schematizzazione del processo in esame.
Alla fine di questo lavoro, o in una riunione successiva, dovreste essere in grado di tracciare le interazioni con i processi a monte e a valle definendone anche le reciproche influenze.

Durante questo lavoro cercate di mettere a fuoco anche questi temi:

• la mancanza di comunicazione;
• eventuali responsabilità non assegnate;
• responsabili privi di autorità;
• mancanza di feedback o ritardi nella sua trasmissione

Vantaggi dell'approccio

I vantaggi immediati dell'approccio che vi abbiamo descritto sono:

• mettere a fuoco tutto ciò che è importante per far operare al meglio il processo;
• facilitare la comunicazione tra chi opera all'interno dello stesso processo ma appartiene ad aree organizzative differenti;
• costruire un sistema di misurazione del processo collegato agli obiettivi dell'organizzazione;
• mantenere alta l'attenzione sui requisiti dei clienti

L'analisi successiva

Il passo successivo a tutta questa gigantesca raccolta di informazioni sarà una riflessione sull'intero processo che si articolerà attraverso le seguenti domande:

• "Qual è il valore aggiunto per i clienti?"
• "Quali sono i costi direttamente collegati al valore aggiunto?"
• "Quali miglioramenti occorrono?"
• "Quali investimenti bisogna fare per apportare questi miglioramenti?"

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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Prestate particolare attenzione a come presenterete alla Direzione le vostre osservazioni. Il management, infatti, è sempre attento al profitto e sarà particolarmente ricettivo ai cambiamenti di processo che porteranno ad un buon ritorno sull'investimento fatto. Un tempo minore di consegna per i clienti dovrà, ad esempio, essere rappresentato tramite i due indubbi vantaggi di un aumento della fetta di mercato e di una diminuzione dei costi di stoccaggio.

PER SAPERNE DI PIU':