FORNITORI, ISO 9001:2015 E GESTIONE DELLA SUPPLY CHAIN

Una supply chain non è altro che una sequenza di attività che fornisce un prodotto o un servizio a un cliente interno o esterno all'organizzazione. In alcuni casi, i fornitori assistono altri fornitori. L'obiettivo strategico di una catena di approvvigionamento in questi anni non può non essere quello di ottenere un vantaggio competitivo mediante la sua buona gestione. Questo vantaggio, naturalmente, deriva dal valore aggiunto che si crea da una collaborazione intelligente tra un'organizzazione e i suoi fornitori. Poche organizzazioni sanno come valutare il servizio fornito dai loro fornitori o il servizio che forniscono ai loro clienti. Una volta compreso il motivo reale per cui ai vostri clienti piacciono i vostri prodotti o i vostri servizi e cosa apprezzano, potrete migliorare prendendo decisioni più sagge sull'allocazione delle risorse perché conoscerete quale valore portano i fornitori al vostro lavoro e come fare in modo che ne portino di più. L'approvvigionamento, infatti, non si dovrebbe più limitare a effettuare ordini ai fornitori ma dovrebbe diventare, oggi più che mai, una competenza aziendale chiave anche alla luce del fatto che molte aziende hanno iniziato a esternalizzare i servizi che un tempo gestivano internamente.

Combinare il servizio clienti con la produzione, la gestione dei fornitori e la logistica permette di ottenere prestazioni superiori. Negli anni questo concetto è stato bene recepito, anche grazie a norme come la ISO 9001, per ciò che riguarda i collegamenti tra servizio clienti, produzione e logistica ma si fa ancora molta fatica ad apprezzare le conoscenze dei fornitori e i vantaggi che possono derivarne e a diventare "supplier-oriented", anche se la ISO 9001:2015, e ancor più la ISO 9004:2018, ne sottolineano l'importanza. Diventare orientati al fornitore significa costruire una base di fornitura eccezionale, rafforzando le relazioni con i fornitori affinché diventino parte integrante del successo aziendale.
Quando tutti i processi aziendali rivolti al cliente (marketing, progettazione del prodotto, vendite, servizio clienti, ecc.) si combinano con un'ottima capacità di gestione dei fornitori, è possibile ottenere consegne davvero eccezionali per la clientela. Spiegate dettagliatamente ai fornitori le vostre esigenze (i requisiti funzionali) e i risultati che volete ottenere e assicuratevi che le abbiano ben comprese, come ci ricorda anche il punto 8.4 della ISO 9001:2015 "Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall'esterno". Più chiaramente riuscirete ad articolare ciò di cui avete bisogno, maggiori saranno le possibilità che le vostre esigenze vengano soddisfatte. Questi fattori guideranno la struttura della vostra supply chain e il risultato finale. Fatto questo, cercate di coinvolgere il più possibile i fornitori nel vostro lavoro perché, di solito, non forniscono solo un prodotto o un servizio ma sono in grado di partecipare attivamente anche all'interazione dell'organizzazione con i clienti. Del resto, le imprese iniziano a maturare un vantaggio competitivo quando riconoscono il valore dei contributi che possono arrivare dai loro fornitori e ne fanno buon uso nei momenti giusti.

Inziate a lavorare sulle relazioni con i vostri fornitori partendo da quello che considerate lo scopo della vostra azienda, cioè il vostro core business. Comprendere la vostra proposta di valore significa sapere cosa può essere esternalizzato e cosa sarebbe meglio continuare a fornire direttamente. In base ai vostri obiettivi, valutate ogni compito necessario e la vostra capacità di eseguire ciascuno di essi. Determinate, poi, in che modo ogni attività influisce sulla redditività, sulla soddisfazione del cliente, sulla quota di mercato, sui costi, sull'integrità operativa e sulla vostra reputazione in generale. Se eseguita correttamente, questa valutazione offre quattro scelte:

• formare una partnership con un fornitore;
• eliminare un servizio;
• vendere un servizio a un'altra organizzazione;
• mantenere il servizio internamente come attività principale per la quale si possiede l'esperienza necessaria

Deciso come procedere, comunicate la strategia aziendale in modo articolato per unire dipendenti, clienti e fornitori attorno a un unico scopo. E' la strategia che differenzia la vostra azienda dalla concorrenza. La decisione su cosa chiedere ai vostri fornitori è una delle più strategiche che dobbiate prendere ma è fondamentale perché vi metterà in grado di negoziare contratti che vadano a valorizzare quei fornitori di cui avete davvero bisogno. La condivisione di informazioni su strategie, priorità e processi incoraggerà i fornitori che per voi sono davvero importanti a partecipare ai vostri progetti e avrete un ritorno da tutto questo. Ad esempio, gli sforzi comuni tesi al miglioramento continuo sono in grado di ridurre i costi di produzione e consentono alle aziende di trasferire parte di quei risparmi ai propri fornitori. E' una modalità conosciuta come "gainshare" e, in questo caso, sta ad indicare i potenziali ricavi che un fornitore riceve quando l'azienda riduce i costi.

La selezione, la valutazione e la gestione dei fornitori è l'essenza dell'approvvigionamento strategico. Per costruire una strategia di approvvigionamento unica, utilizzate un'analisi bottom-up che comprenda l'intero ambito della pianificazione, dalle valutazioni dei bisogni di acquisto all'analisi di ciò che si è acquistato fino alle tattiche adottate. Valutate le vostre esigenze e le capacità interne, determinate quali risultati desiderate e stabilite procedure per la valutazione e il riesame di tutto questo lavoro. Impiegate le conoscenze uniche, i contatti e il potenziale per lo sviluppo di nuovi prodotti che ciascun fornitore può offrire. I fornitori possono fornire informazioni utili per l'espansione in nuovi mercati, sui requisiti normativi specifici e su molto altro; sarebbe un peccato perdere tutto questo solo per mirare, invece, a un piccolo sconto. Le riduzioni dei costi che portano a una diminuzione del valore o che possono erodere la soddisfazione del cliente vanno assolutamente evitate. Considerare i vostri fornitori solo come delle spese e spingerli a ridurre i costi in maniera indiscriminata complica notevolmente la vostra relazione con loro, portando a risparmi a breve termine a scapito della costruzione di relazioni più produttive.

Ormai in moltissime realtà una percentuale enorme di prodotti, servizi e lavorazioni provengono dai fornitori esterni e questo significa che anche le persone che non fanno direttamente parte di queste aziende contribuiscono attivamente alla loro attività, tanto è vero che la ISO 9001:2015 li inserisce a pieno titolo negli stakeholder. I fornitori possono aiutarvi a restare competitivi, ma è vostro il compito di fare il primo passo per soddisfare questa aspettativa, anche perché più i fornitori sono lontani lungo la catena di approvvigionamento, meno avranno chiare le esigenze dei vostri clienti.
Quando si progetta una catena di approvvigionamento, occorre chiedersi cosa possa aggiungere alla vostra strategia competitiva. Non esiste un modello ideale per strutturarla perché la struttura dipende direttamente dagli obiettivi delle singole organizzazioni. Determinate quale percentuale delle spese della vostra azienda va ai fornitori, quali fornitori pagate di più e quale percentuale del budget occupano. Poi riflettete su quanto i fornitori contribuiscano al vostro lavoro complessivo e usate queste informazioni per modellare la vostra catena di approvvigionamento, basandovi sulla vostra strategia che dovrà decidere in che modo volete che la gestione delle forniture contribuisca al successo della vostra azienda. Fatto tutto questo, costruite e mantenere la consapevolezza a livello aziendale che i fornitori possono fornire un vantaggio competitivo ma che questo richiede uno sforzo di collaborazione tra le parti.

Potete anche classificare i fornitori in base ai loro rapporti con la vostra attività. I fornitori di primo livello saranno quelli che hanno un rapporto direttamente con voi che siete a capo della catena di approvvigionamento, mentre i fornitori di secondo livello saranno quelli che forniscono materiali ai fornitori di primo livello. Queste relazioni saranno più efficaci quando un fornitore di primo livello sarà in grado di creare un vero e proprio team con gli altri fornitori per aggiungere conoscenza alla catena di approvvigionamento e ridurre i costi.
Ci saranno, poi, fornitori "fondamentali" che saranno quelli di cui avete bisogno per sopravvivere perché, ad esempio, sono gli unici che realizzano i componenti di cui avete bisogno o che hanno strumenti e tecnologie che voi non avete. I fornitori che possiamo, invece, definire "importanti" sono quelli sostituibili ma solo con un costo e una fatica da non sottovalutare.
Individuati i fornitori ai quali prestare maggiore attenzione, in un'ottica di qualità dovreste formarli a dovere affinché possano supportarvi dandovi il massimo. Lo sappiamo...non è facile comprendere che un fornitore non vada brutalizzato per strappare il prezzo più basso, figuriamoci pensare addirittura di spendere dei soldi per formarlo! Infatti, siccome dobbiamo sempre ragionare come ci ha insegnato la ISO 9001:2015, dobbiamo concentrarci su quali vantaggi potrebbero derivare dalla formazione di una funzione di supporto. I fornitori svolgono un ruolo importante nella qualità di qualsiasi organizzazione perché forniscono i materiali e i servizi necessari per creare i prodotti ed erogare i servizi dell'organizzazione. Non formare chi entra così pesantemente nel sistema qualità aziendale significa perdere l'opportunità di garantire trasparenza tra le organizzazioni, creare un linguaggio comune e definire delle aspettative chiare con fornitori sulle esigenze relative alla qualità della fornitura. Al contrario, fornire - a seconda dei casi - una formazione mirata sui principi della qualità, sugli indicatori chiave per l'azienda, sulla reportistica a valore aggiunto, sui sistemi tecnologici utilizzati, ecc. aiuta a ottenere risultati migliori e benefici finanziari. La formazione dei fornitori garantisce, infatti, che tutte le parti critiche nella catena del valore comprendano lo standard di qualità desiderato dall'organizzazione e le performance da garantire.

Le relazioni con i fornitori sono complesse e richiedono tempo per svilupparsi a dovere e maturare ma vanno gestite al meglio, visto che gli acquisti, spesso, rappresentano una percentuale davvero importante delle spese annuali di un'azienda.

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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La vera forza di una relazione produttiva con i fornitori non diventa perfettamente chiara fino a quando i tempi non diventano difficili ma è proprio nei tempi duri che ne ricaverete grandi vantaggi. Se ci pensate, è un po' come nelle relazioni sentimentali: è facile dare il meglio durante i primi appuntamenti ma è quando il rapporto si consolida che inizia un duro lavoro per entrambe le parti, lavoro che - se fatto bene - ripagherà nel lungo termine. Si è visto, ad esempio, che durante la pandemia moltissime aziende hanno avuto problemi ad approvvigionarsi e gli americani ora stanno cercando di studiare cosa non abbia funzionato nelle catene di fornitura (basta dare un'occhiata, ad esempio, a ciò che è emerso nel Third-Party Logistics Report dello scorso anno). Certo, in molti casi mancavano le materie prime ma in molti altri si è scoperto che le supply chain erano diventate snelle...TROPPO snelle e che questo aveva provocato un vero disastro davanti a un'emergenza di portata planetaria. Il problema non è stato tanto nella reazione delle catene di fornitura allo scoppio della pandemia ma il perdurare delle problematiche a mesi di distanza. Uno dei problemi individuati negli Stati Uniti è stato, ad esempio, che i fornitori fossero per lo più in un altro continente. E le vostre aziende? Hanno avuto problemi? Sono nate delle riflessioni da queste problematiche?

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