TIME MANAGEMENT: GESTIRE UN CAPO CHE CI FA PERDERE TEMPO

Per riuscire a fare del buon time management, non basta essere proattivi nella gestione del tempo ed evitare le trappole che su QualitiAmo abbiamo imparato a riconoscere e che ci portano a buttare via un sacco di tempo ma occorre anche prestare attenzione a un capo che, seppure una bravissima persona, è un pessimi gestore del proprio tempo e di quello altrui. Un capo bravo a gestire il tempo, infatti, può essere di grande supporto per il nostro lavoro perché, non solo non ci farà perdere tempo, ma ci insegnerà anche tutto quello che ancora non sappiamo su come ricavare il massimo dalle ore lavorative a nostra disposizione. Al contrario, chi non è in grado di fare un buon time management ci danneggerà senza nemmeno accorgersene.

Nel caso in cui un responsabile ci impedisca di fare un buon utilizzo del nostro tempo, non ci restano che tre soluzioni:

• affrontarlo, spiegandogli le difficoltà che stiamo incontrando a causa del suo modo di fare;
• cambiare organizzazione, coscienti che potremmo trovare altrove la stessa situazione che ci troviamo a gestire nella nostra attuale azienda;
• supportare, in modo gentile e discreto, chi ci crea problemi a imparare a gestire meglio il tempo e a non sprecare il nostro, ad esempio fornendoci nei tempi previsti ciò di cui abbiamo bisogno per lavorare. Si potrebbe spiegare, ad esempio, che lavorare tutti avendo il massimo rispetto del tempo altrui aiuta a ridurre lo stress, migliora il lavoro, moltiplica i successi e le opportunità da cogliere e accresce il valore del tempo utilizzato perché, se ognuno raggiunge i propri obiettivi più facilmente, anche gli altri ne trarranno un vantaggio, lavorando tutti quanti all'interno di un sistema che dovrebbe avere gli stessi obiettivi

Se chi ci fa perdere tempo è il nostro capo che parte dalla riflessione che il suo tempo sia più prezioso del nostro e, per questo, ci delega le attività che non ci competono solo perché le sappiamo svolgere e costiamo meno di lui, il nostro obiettivo in questo caso sarà supportarlo diventando talmente preziosi per lui da fargli considerare normale aumentarci lo stipendio e proporci per un avanzamento di carriera. E' vero che occuparci di cose che non ci competono può renderci la vita difficile ma, se non riusciamo a cambiare azienda e non abbiamo voglia di affrontare il nostro responsabile, ci restano solamente due strade da percorrere: quella della lamentela che non porterà a nulla se non ad un aumento dello stress e quella di sfruttare al meglio una brutta situazione. Ovviamente noi consigliamo di provare, se possibile, a risolvere le cose affrontando il capo o cercando una valida alternativa ma, qualora questo non fosse possibile, cerchiamo almeno di ricavare il massimo da una situazione che non riusciamo a gestire al meglio. Tra l'altro il nostro capo potrebbe essere un valido professionista e insegnarci molte cose ma, semplicemente, non avere la capacità di gestire al meglio il tempo. Occorre ricordare che, anche se ci aspettiamo la perfezione dai nostri capi, sono prima di tutto esseri umani che, come tali, hanno debolezze.

Premesso tutto questo, determinare come opera il nostro capo semplifica la vita a tuttti ed è essenziale per il suo ma anche per il nostro successo. Analizziamo, dunque, l'operato del nostro superiore nel modo più obiettivo possibile cercando di capire quali siano i suoi obiettivi a lungo termine, i suoi punti di forza e i suoi punti deboli, quale sia la sua più grande frustrazione, in quali situazioni mostra di fare un buon uso del tempo e di quello dei suoi collaboratori, ecc.
Dopo aver raccolto dati, analizzando le diverse situazioni nel modo più obiettivo possibile, proviamo a cercare di capire come supportarlo al meglio per avere un rapporto di lavoro valido per entrambi ed essere tutti e due più produttivi. Chiediamoci, dunque, come aiutarlo ad alleviare la sua maggiore frustrazione e a dedicare più tempo alle attività che solo lui può svolgere, trasformando una situazione non ottimale in punti di forza che ci contraddistinguano nel nostro lavoro.

Parte dell'essere un collaboratore responsabile per il nostro capo include stabilire dei limiti e dei confini chiari per ciò che riguarda l'allocazione delle nostre responsabilità lavorative e l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Questo non vuol dire, tuttavia, che dovremmo essere sulla difensiva con il nostro capo perché l'obiettivo è quello di mantenere un rapporto di lavoro positivo e, per riuscirci, è necessario un sano equilibrio tra lavoro e tempo libero e, allo stesso tempo, assicurarci di diventare persone preziose e affidabili per il nostro capo. A volte, potremmo trovarci in una situazione in cui il nostro responsabile non riesce a riconoscere il bisogno di un equilibrio tra lavoro e vita privata e, in questo caso, non dovremmo avere remore a spiegare che abbiamo il bisogno, oltre che il diritto, alle nostre ore di riposo, senza temere di risultare poco impegnati sul lavoro. Lavorare di tanto in tanto più ore di quanto previsto può essere necessario in certe situazioni particolari ma non deve diventare una regola. Dovremo impegnarrci a trasmettere al nostro capo supporto e disponibilità ma essere irremovibili davanti alla standardizzazione di orari di lavoro straordinari.
La stessa cosa andrà fatta quando ci verranno affidati troppi compiti per poterli svolgere bene nel normale orario di lavoro, spiegando che ci sono già stati affidati un tot di progetti da terminare entro una certa data e che, per inserire qualcosa di nuovo, dovremo necessariamente rinunciare a qualcos'altro. Spieghiamo che apprezziamo la fiducia del nostro capo ma che, se accettiamo un progetto in più, le altre responsabilità e gli altri impegni che abbiamo assunto ne risentiranno.

Il consiglio è di parlare con il capo quando ancora non siamo troppo sotto pressione e pronti ad esplodere con rabbia perché un atteggiamento del genere di sicuro non aiuterà la causa. Prepariamoci scrivendo delle note, per non perdere il filo e avere ben presenti tutti gli argomenti di cui vogliamo discutere. Identifichiamo le problematiche e raccogliamo prove a sostegno del fatto che la gestione del tempo che ci è stata imposta non è valida. Parliamo di tutto ciò che ci sta a cuore, mettendo bene a fuoco il problema. Può trattarsi di un capo che procrastina e ci passa il lavoro quando ormai c'è pochissimo tempo per svolgerlo, di uno che ci passa troppi progetti in una volta senza darci le priorità, di chi è maniaco del lavoro e si aspetta che i collaboratori facciano ogni giorno ore di straordinario, ecc.
Procediamo in questo modo:

• identifichiamo il problema, cercando di capire chi, cosa, dove, quando, come e perché, in modo da aver ben chiara la problematica e poterla presentare nel modo giusto al nostro superiore. Cerchiamo di capire dove stiamo sprecando più tempo e prepariamoci esempi specifici. Assicuriamoci anche di non essere parte del problema e di assumerci la responsabilità di ciò che possiamo cambiare autonomamente;
• raccogliamo fatti a sostegno della nostra tesi. Se il carico di lavoro è ingestibile, ad esempio, proviamo a tenere un foglio dove scriveremo cosa facciamo in una giornata tipo. Un conto è dire che non riusciamo a stare dietro a tutto quello che il nostro capo ci chiede di fare, un altro è dimostrarlo con i dati alla mano;
• descriviamo in che modo questi problemi inibiscono le prestazioni e l'efficienza del nostro lavoro;
• elaboriamo alcune soluzioni praticabili. Le persone che si impegnano davvero a risolvere i problemi sono rare e diventano preziose per i loro superiori. Non esitiamo, quindi, a proporre come si potrebbe ottimizzare il lavoro in un modo che sia vantaggioso per tutti

Affinché la conversazione abbia maggiori probabilità di successo, prestiamo attenzione al comportamento del nostro capo perché sarà quello che determinerà come reagirà alla nostra chiacchierata. Se, ad esempio, il tuo capo è focalizzato sulle attività, presentiamo i problemi in termini di realizzazione dei compiti da svolgere, spiegando che - affinché un certo progetto venga realizzato bene entro una certa data, servono al più presto certe informazioni specifiche. Se, invece, il nostro superiore è più interessato alle persone, parliamo francamente della nostra frustrazione nell'affrontare la quotidianità del lavoro, spiegando come si potrebbe migliorare.

In ultimo, cerchiamo di avere un approccio intelligente alla conversazione perché a nessuno piace sentirsi dire, anche se gentilmente o indirettamente, che sta causando problemi. Prima di tutto affrontiamo questa chiacchierata in privato, fissando un appuntamento per discutere il problema. Spieghiamo le nostre preoccupazioni in modo calmo e incoraggiante, mantenendo l'attenzione sul lavoro. Inquadriamo la discussione in una modalità positiva, concentrandoci su ciò che si potrebbe migliorare. Non lasciamo che la discussione prenda una piega personale ma restiamo professionali. Assicuriamoci di chiudere la discussione dicendo al capo che vogliamo il meglio per il team e per l'azienda e che vogliamo semplicemente essere messi nelle condizioni di fare del nostro meglio. Chiariamo anche che vogliamo sostenere gli obiettivi del nostro capo, non comprometterli.

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