IDEE SBAGLIATE SUL TIME MANAGEMENT

"Niente è una perdita di tempo se mettete saggiamente a frutto l'esperienza maturata"
(Auguste Rodin - Scultore francese)

Avete mai provato a cercare di essere più produttivi? Siamo quasi certi di sì, visto che quasi tutti lottano per imparare a gestire meglio il proprio tempo. Il problema è che cercare di trovare soluzioni pratiche può essere frustrante quasi quanto sprecare tempo e questo è dovuto al fatto che ci sono molti franitendimenti sulla gestione del tempo che rischiano di trarci in inganno e di renderci ancora meno produttivi di prima.
Essere in grado di gestire bene il tempo non è una caratteristica con la quale nasciamo come l'altezza o il colore dei capelli. È un'abilità che deve essere appresa e applicata per cambiare il modo in cui si affronta la giornata. Su questo argomento ci sono buone e cattive notizie. la buona notizia è che ognuno di noi, indipendentemente dalla situazione in cui si trova, può imparare a fare un time management più efficace. Quella cattiva è che le persone non sono mai state davvero in grado di decidere il modo "migliore" per padroneggiare questa competenza. Ma poiché tutti sono consapevoli del tempo e se ne preoccupano, tutti hanno un'opinione sull'argomento e questo crea molta confusione. Alcune idee sul time management sono così tanto diffuse che persone le prendono per verità, applicando consigli senza metterli in discussione per poi ritrovarsi poco produttivi esattamente come prima e scoraggiarsi perché non riescono a gestire meglio la giornata.

ediamo, allora, quali sono i miti più diffusi sul tempo, anche tra quelle persone che sembrano essere organizzate ed efficienti.

Non ho tempo, non è che non lo so organizzare!
In realtà, ognuno di noi ha lo stesso tempo a disposizione ogni giorno. La differenza la fa come si utilizzano le ore a nostra disposizione. Se volete iniziare il vostro lavoro per imparare a fare un time management migliore, iniziate ad eliminare questa scusa: fatelo anche solo per una settimana e vedrete che sarete costretti ad ammettere che avete fallito, non che non avete avuto tempo. E' solo quando iniziamo a essere assolutamente onesti con noi stessi che cambiare diventa più facile.

Un buon time management è garanzia di produttività.
In realtà le cose stanno diversamente. Potete programmare al meglio la vostra giornata, raggiungere gli obiettivi a lungo e a breve termine e non sentirvi ancora produttivi. Come mai? Perché la produttività è un'abilità che si impara con l'esperienza. Occorre sbagliare molte volte quando ci si avvicina per la prima volta a discorsi come quelli della produttività e della gestione del tempo perché solo così si imparara a conoscersi meglio e a fare esattamente ciò che bisogna fare per utilizzare al meglio il tempo. Del resto, se fosse una cosa facile, tutti sarebbero organizzati e produttivi, non pensate?

La gestione del tempo è semplice perché tutto ciò che serve per un buon time management è il buon senso.
Questa è, forse, l'idea sbagliata più diffusa tra le persone perché, se è vero che il concetto in realtà è davvero semplice, l'autodisciplina necessaria per praticare una buona gestione nel tempo non è facile da mettere in pratica. Ecco perché così tante persone, pur conoscendo i principi del time management, non riescono comunque a gestire bene il tempo a loro disposizione.

Per gestire il proprio tempo al meglio, bisogna semplicemente lavorare più in frettta.
In realtà, quando si cerca di lavorare di più e in modo più efficiente, c'è il rischio semplicemente di stressarsi, diventare ansiosi e sentirsi sopraffatti a causa dei diversi progetti in ritardo dovuti a una scadenza non realistica. Si va in ritardo, ci si sente in colpa, i clienti, il capo e i colleghi si arrabbiano e gli impegni familiari saltano perché bisogna recuperare il lavoro non fatto. Non si diventa più produttivi semplicemente dandosi delle scadenze ravvicinate, anzi! Sopravvalutare ciò che potete fare in un giorno vi renderà meno produttivi e farà in modo che terminiate la settimana con una lista di compiti svolti a metà. E' solo conoscendoci bene, determinando coscientemente le nostre responsabilità e stabilendo obiettivi ragionevoli che potremo migliorare il nostro time management. Non dimenticate che è facile confondere l'efficienza (essere in grado di fare le cose bene) con l'efficacia (fare cose che generano risultati significativi). Essere più veloci a svolgere un'attività è positivo ma solo se quell'attività vi aiuta a spostarvi verso i vostri obiettivi. gestire il tempo non significa svolgere più attività ma ridurre le cose non importanti per dedicarsi a quelle che hanno davvero un impatto sul nostro futuro.

Imparare a fare più cose contemporanemanete ci farà risparmiare tempo.
Se seguite regolarmente QualitiAmo, saprete già che il multitasking nell'ambito del time management non è caldeggiato. Anche se rifare il letto mentre vi lavate i denti potrebbe dare l'illusione di essere produttivi, in realtà vi rallenta, non vi fa concentrare sul lavaggio e non vi fa nemmeno rifare bene il letto! Il nostro cervello può concentrarsi su una sola cosa alla volta, quindi il multitasking richiede che le nostre menti continuino a passare da un compito all'altro e, ogni volta che spostiamo l'attenzione, in realtà perdiamo tempo. È un po' come avere troppi programmi in esecuzione contemporaneamente sul computer: rallentano il processore e scaricano la batteria. Meglio concentrarsi su una cosa alla volta e completarla prima di passare alla successiva.

E' inutile organizzarsi perché si lavora meglio sotto pressione.
Chi di noi non ricorda almeno un esame, una presentazione o una chiacchierata con un importante cliente superati brillantemente pur essendoci ridotti a studiare e a raccogliere le idee all'ultimo momento? Se molti studi psicologici dimostrano che le persone messe sotto pressione danno buoni risultati, questa non deve più essere una scusa per procrastinare perché, a lungo andare, lo stress provoca danni enormi e non aiuta.

Quello che funziona per gli altri andrà bene anche per noi, quindi basta fare un corso o leggere un buon libro per impadronirsi delle tecniche del time management.
In realtà le cose non stanno proprio così e ciò che funziona per alcune persone potrebbe non andare bene per altre. E' proprio questo il motivo per cui bisogna cercare di conoscere più strumenti possibili per la gestione del tempo: solo così, infatti, capiremo quale vada meglio per noi

Uso un'agenda, ho una lista di cose da fare e persino una segretaria che mantiene la mia giornata organizzata: non mi serve altro.
Non è proprio così perché la capacità organizzativa deve appartenere alla singola persona dato che nessuno può organizzare davvero il tempo degli altri. Chi è disorganizzato per natura, continuerà ad arrivare in ritardo nonostante la bravissima segretaria e avrà appena il tempo di guardare l'agenda perché sarà comunque perennemente in affanno.

La gestione del tempo va bene per alcuni tipi di lavoro, non per il mio che è creativo.
In realtà il time management non riguarda la routine ma l'autodisciplina. E anche se si svolgono professioni creative la disciplina è ciò che permette di diventare davvero bravi a fare qualcosa.

La gestione del tempo toglie alla giornata tutto il divertimento e la libertà che derivano dalla spontaneità.
A meno che non consideriate divertente lavorare sotto stress, dimenticare gli appuntamenti, trovare costantemente scuse quando si è in ritardo o ci si dimentica di fare qualcosa, anche questa convinzione è profondamente sbagliata. Sarebbe molto più divertente, infatti, se - con una migliore organizzazione - una persona riuscisse a ritagliarsi qualche ora in più ore da trascorrere con la famiglia, con gli amici, a dedicarsi ai propri hobby o semplicemente a rilassarsi.

Basta farsi delle to-do list e chiuderle.
Il problema è che, di solito, gli esseri umani sono pessimi nel valutare le cose e che, di solito, le sopravvalutano o le sottovalutano per cui c'è un bel po' di confusione in merito a cosa si possa davvero fare in un giorno. Per questo, a volte, capita di concludere la giornata con una lista di cose da fare che abbiamo completato solo a metà. Le liste vanno bene ma bisogna imparare dai propri errori e stabilire scadenze più realistiche per completare ogni compito. Naturalmente, è anche importante non concedersi più tempo del necessario. Non è un equilibrio facile da raggiungere. In definitiva, le to-do list vanno bene e funzionano, ma solo per determinate persone. A tutti gli altri possono addirittura fare più male che bene perché non riuscire a portarle a termine può provocare una grande delusione e diventare demotivante. Un altro problema è che gli elenchi di cose da fare creano anche la tentazione di concentrarsi su attività meno impegnative solo per poterle eliminare dall'elenco perché è molto più facile spuntare alcune piccole attività, goderci la dose di dopamina che ci dà soddisfazione e ci illude di essere più produttivi che dedicarsi alle vere priorità.

Un truccco per gestire bene il tempo è avere un calendario organizzato in modo da poter sfruttare ogni minuto libero.
Se non vi ritagliate nemmeno un piccolo spazio per fare una breve pausa o per gestire una piccola emergenza inaspettata, sarete semplicemente sfiniti. Certo, bloccare dei periodi di tempo sulla vostra agenda per dedicarvi alle attività pianificate è la base dell'organizzazione ma è impensabile e poco realistico pianificare ogni singolo secondo della giornata. Come gestireste quell'email importante che ha bisogno di una risposta immediata? E l'incontro fuori programma o la lunga telefonata di un cliente? Quello che bisogna imparare a fare, in realtà, è trovare il tempo per le priorità e portare a termine queste attività importanti in modo produttivo. Riempite il vostro calendario con queste attività principali e impegnatevi a non spostarle o rimandarle. Lasciatevi, poi, dei "cuscinetti" di tempo tra una priorità e l'altra per gestire l'inatteso o per dedicarvi ai compiti meno importanti.

Il problema è che non riesco a dire "no" a nessuno.
Questa è facile: sì, potete dire "no". Ci vorrà un po' di coraggio ma potete farcela. Provate a spiegare al capo o ai colleghi che avreste una gran voglia di dar loro una mano che ma questo desiderio di fare tutto minaccia la vostra capacità di fare le cose bene e di essere davvero produttivi. In questo modo il vostro rifiuto sarà strutturato e farà intendere che volete solo il bene dell'organizzazione.

E' impossibile che possa gestire meglio il mio tempo perché dipende dal mio capo.
Questo, in effetti, potrebbe rappresentare un problema ma cerchiamo di essere onesti: in una settimana quante sono le ore che vengono gestite direttamente dal vostro capo? Supponiamo che siano la metà, venti ore alla settimana. A questo punto avreste il controllo almeno sulle altre venti. E' già qualcosa, no? Cerchiamo di concentraci su ciò che possaimo controllare, non su ciò che non possiamo.

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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla ISO 9001)

Basta alzarsi alle cinque del mattino e si riesce a fare tutto.
In realtà, quello che - ultimamente - sembra essere diventato il simbolo del successo, essere estremamente mattinieri, funziona bene solamente per chi è già mattiniero di natura ma funziona malissimo per tutti gli altri che potrebbero non riuscire ad abituarsi ai nuovi ritmi. Sentirsi stanchi, assonnati e non essere in grado di finire nulla correttamente, non è certo quello che vogliamo. Giusto?

Spendo già il mio tempo nel modo più saggio possibile.
In realtà, anche quando pensiamo di essere efficienti, ci sono molte cose che possiamo modificare per ottenere di più dalle nostre giornate lavorative. Ecco la sfida: è davvero difficile valutare obiettivamente quanto stiamo lavorando bene sul nostro time management. Pensiamo di spendere il nostro tempo con saggezza ma siamo dei pessimi giudici perché non vediamo quanti minuti al giorno buttiamo letteralmente via. Il nostro consiglio, quindi, è di smetterla di fare affidamento sul nostro giudizio e iniziare a monitorare seriamente il tempo scrivendo per un paio di settimane tutte le attività che ci portano via anche solo pochi minuti al giorno. Rimarremo scioccati, probabilmente, di quanto tempo ci sta scappando di mano.

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