TIME MANAGEMENT - AUTOMATIZZARE
PER RISPARMIARE TEMPO

"Non voglio decidere ogni giorno cosa mangiare o come vestirmi. Ho già troppe altre decisioni da prendere" (Barack Obama)

Ci sono molti modi per risparmiare tempo ma uno dei più interessanti e dei meno conosciuti in parecchie delle sue sfaccettature è sicuramente l'automatizzazione o automazione. I due termini vengono spesso utilizzati come sinonimi e per questo articolo può anche andare bene così ma, in realtà, ci sono delle lievi differenze di significato tra le due parole. L'"automazione" è lo svolgimento in maniera quanto più automatica possibile di un intero processo mentre l'"automatizzazione" è la stessa cosa riferita, però, a una singola attività.

Comunque desideriate chiamare questo strumento del time management, delegare determinate attività all'automazione o all'automatizzazione può sgravarvi di un bel po' di lavoro.

Gli obiettivi dell'automazione stanno rapidamente cambiando. In passato, l'automazione mirava a migliorare l'efficienza sostituendo i lavoratori umani con macchine che svolgevano gli stessi compiti più velocemente e a un costo più basso. Accanto a questa tipologia di automazione, oggi stanno rapidamente prendendo sempre più piede altre tipologie di automazione che lasciano più spazio all'uomo affinché possa dedicarsi a migliorare i processi decisionali, a risolvere i problemi, a migliorare le strategie e alla creatività. Quando a tutto questo non pensa l'azienda, provvedono i singoli più avveduti. Vediamo come.

Per fare della buona automazione dobbiamo prendere in considerazione e risolvere un problema alla volta e poi implementare questa soluzione con una sorta di pilota automatico che sarà molto diverso, a seconda dei casi. Le attività che andrebbero automatizzate sono quelle che vi interessano poco o che vi costano fatica, in modo da poterle far diventare lavori di routine per i quali occorre un minimo di investimento di intelligenza, di impegno e di tempo.

Ci sono tre tipologie di automazione che sono alla portata di tutti. Vediamole nel dettaglio, una ad una.

Automazione di se stessi

Quali buone abitudini potrebbero migliorare il vostro time management? La maggior parte di noi, nel tempo, ha provato a stabilire una nuova abitudine. Si parte con tante buone intenzioni ma poi, se non si è fortemente motivati, l'abitudine cade nel dimenticatoio e ricominciamo a sprecare tempo. Qualunque sia la ragione di questo fallimento, c'è un denominatore comune ai nostri sforzi falliti: si basano principalmente sulla forza di volontà e la verità è che la forza di volontà non funziona in un sacco di casi. Almeno, non per molto.

Per assicurarvi di intraprendere una determinata azione in modo coerente, avete quindi bisogno di qualcosa di più potente che la trasformi in un automatismo, senza dover prendere costantemente decisioni relative a quell'azione che volete trasformare in abitudine.
L'automazione di se stessi è proprio il processo in cui alcune delle nostre decisioni e azioni quotidiane vengono portate avanti con il pilota automatico, senza che un pensiero cosciente si occupi di loro. I vantaggi, ovviamente, sono incredibili. Eccone tre:

• aumento dell'energia mentale che non viene sprecata per prendere decisioni piccole e poco importanti. Riducendo il più possibile il processo decisionale quotidiano, si libera la mente e si abbassano i livelli di stress, lasciando le capacità intellettuali ad altre cose più importanti. Ricordate Steve Jobs e Mark Zuckerberg e quella sorta di divisa rappresentata dalla dolcevita nera o dalla maglietta grigia indossate ogni giorno lavorativo per abbattere la necessità di scegliere come vestirsi? Ecco, avete colto l'essenza di questa prima automazione;
• maggiore capacità di risoluzione dei problemi, grazie a una maggiore creatività. Vi è mai venuta un'idea mentre stavate facendo la doccia? Se sì, sapete di cosa stiamo parlando. La doccia è già un ambiente dove avete effettuato un'automazione di voi stessi perché non dovete pensare a cosa fare quando siete sotto al getto d'acqua a lavarvi. Adesso immaginate, con un po' di sforzo iniziale, a quante cose sarebbe possibile automatizzare per semplificare la vostra giornata e lasciare più spazio per il pensiero creativo;
• più tempo libero perché molte delle attività che contribuiscono alla sensazione comune di essere perennemente indaffarati potrebbero essere gestite con molta meno attenzione e stress attraverso l'automazione di se stessi.

Possiamo usare routine e abitudini per incrementare la nostra efficienza, come - ad esempio - raggruppare la attività simili per svolgerle in maniera più efficiente. Ricordate quando vi abbiamo spiegato che le email, se possibile, andrebbero lette solamente in alcune fasce orarie?

Automazione per modelli e automazione dei processi

Se ci troviamo spesso a comunicare via e-mail, noteremo che molto di quello che scriviamo è ripetitivo. Se investiamo un po' di tempo nella creazione di modelli, potremo riutilizzarli per rispondere più velocemente alle richieste.

La stessa cosa vale se ci troviamo a svolgere compiti simili, una buona idea è quella di avere una lista di passi da seguire. Cerchiamo di studiare quello che facciamo, di delineare i vari passaggi e di eliminare quelli superflui, in maniera da ottimizzare il nostro tempo. procedere in questo modo porterà anche indubbi vantaggi perché avrete meno possibilità di commettere errori.

Automazione tecnologica

Siamo circondati da applicazioni che possono aiutarci nel time management, dando la giusta precedenza alle nostre comunicazioni, oppure facendoci svolgere operazioni complesse con dei comandi semplici. Il consiglio migliore in questo senso è di non dipendere da un'applicazione o da un software particolare, dato ce c'è sempre l'eventualità che cambi o venga sospeso o interrotto e di scegliere qualcosa che possa davvero farvi risparmiare tempo e non farvene perdere.

L'automazione come panacea di tutti i mali?

L'automazione non risolverà qualsiasi problema relativo alla gestione del tempo. Come ha detto una volta Bill Gates, l'automazione applicata a un'operazione inefficiente non fa che amplificare questa inefficienza. Prima di pensare a cosa e a come automattizare le cose, tenete - quindi - ben presenti i seguenti passaggi:

• La definizione degli obiettivi - cosa volete automatizzare? Volete risparmiare del tempo, ridurre i costi, aumentare la velocità di raggiungimento del risultato? In che modo l'automazione di un'attività contribuirà ai vostri obiettivi personali e professionali?
• L'identificazione dei compiti candidati all'automazione - Solo perché un'attività è ripetitiva, non significa che sia un buon candidato per l'automazione. Buoni candidati per l'automazione sono quelle attività che, se automatizzate, daranno un contributo significativo ai vostri obiettivi
• La definizione dei passaggi - documentare tutti i passaggi richiesti per il completamento è fondamentale per capire cosa si possa automatizzare. Fatevi domande come:
  • "Qual è lo scopo del lavoro?"
  • "Ci sono ostacoli che possono ritardare lo svolgimento dell'attività?"
  • "C'è un modo migliore di fare le cose?"
  • "Qual è la soluzione migliore?"
• La ricerca - fate una ricerca su quali potrebbero essere due o tre alternative per automatizzare il compito e poi prendete la vostra decisione in base agli obiettivi e alle priorità che avrete individuato all'inizio del processo
• La messa in atto della soluzione e l'automazione - fate attenzione al fatto che, all'inizio, vi servirà del tempo per implementare la soluzione scelta e rodarla quindi, nei primi giorni, potreste metterci addirittura più tempo di prima nello svolgere quel determinato compito ma è un investimento sul futuro per migliorare il vostro time management

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

L'organizzazione e l'automazione possono davvero farvi trascorrere meglio la giornata e darvi più tempo da dedicare a quelle attività che richiedono maggiormente la vostra attenzione. Per quanto riguarda l'organizzazione, da affiancare sempre all'automazione, quando pianificate la vostra giornata considerate le ore del giorno in cui vi sentite più produttivi. Avete più energia e concentrazione al mattino dopo la prima tazza di caffè o lavorate meglio dopo un pranzo leggero e una breve passeggiata? Qualunque sia il vostro ritmo di lavoro naturale, pianificate i vostri compiti di conseguenza.

PER SAPERNE DI PIU':