TIME MANAGEMENT: GESTIRE BENE UN APPUNTAMENTO DI LAVORO

Quando ci si trova a dover fissare appuntamenti di lavoro, di persona o virtuali, si mette a dura prova la nostra capacità di fare un buon time management. Quando si pianifica un appuntamento e lo si prepara bisognja cercare di tirare fuori il meglio dal tempo che ci costerà l'intera gestione di quell'incontro di lavoro. Se da una parte, infatti, i clienti si sentiranno coccolati e assistiti se fisseremo con loro appuntamenti regolari, dall'altra parte tutto questo ci costerà moltissimo in termini di gestione del tempo e dovremo essere bravi a tirare fuori il meglio dalle ore impiegate in questo modo.

Quando si decide di investire del tempo con una persona, il fattore più importante da considerare è il rapporto tra il costo dell'investimento da fare in termini di tempo e l'opportunità che può nascere dall'incontro.Maggiore è la "manutenzione" che richiede un determinato cliente in termini di telefonate, riunioni, appuntamenti, maggiore dovrà essere il rendimento che deriva da ogni investimento di tempo. Ovviamente le interazioni migliori si hanno con i clienti che sono facilmente gestibili perché non richiedono grandi investimenti in termini di tempo ma assicurano comunque rendimenti alti e, quando si trova una persona del genere, occorre assicurarsi di tenersela stretta, fidelizzandola.

Indipendentemente dal tipo di ruolo aziendale che si ricopre, occorre sempre valutare il rapporto tra un investimento in termini di tempo e il ritorno che si può avere da questo tipo di rapporto di lavoro. Ma come si misura la probabilità che il nostro appuntamento con qualcuno venga adeguatamente ripagato? Ad esempio valutando tre semplici parametri:

• ragioni - per fissare un appuntamento di lavoro serve un motivo valido. Prendersi tutto il tempo necessario per individuarlo è un buon punto di partenza per valutare se il nostro investimento di tempo ci porterà in cambio qualcosa che valga la pena. Cerchiamo di capire quanto l'altra persona sia davvero interessata a incontrarci e quali siano i margini di manovra. Individuiamo i bisogni fondamentali del nostro interlocutore e come possiamo soddisfarli tenendo conto della loro portata, della vera fonte dei problemi o delle sfide che abbiamo davanti e delle possibili alleanze che potrebbero nascere;
• possibilità - ovviamente non basta voler fare affari con qualcuno perché un incontro di lavoro vada bene e non sia una perdita di tempo ma occorre anche che ci siano le possibilità dal punto di vista finanziario. Se state pensando di fissare un incontro per proporre qualcosa che non rientra nel budget o se avete a che fare con un cliente o un fornitore in difficoltà da questol punto di vista, probabilmente non è il momento più adatto per vedersi perché si rischierebbe di parlare di qualcosa che non è fattibile, almeno al momento, e questo si tradurrebbe in una perdita di tempo. Valutiamo, quindi, la flessibilità e l'accesso alle risorse finanziarie;
• autorità - l'ultimo fattore da valutare è l'autorità della persona che vogliamo incontrare. Se, infatti, questa non rappresenta colei che può decidere, l'incontro potrebbe rivelarsi una perdita di tempo. Assicuriamoci che, se sono altri che possono decidere, siano presenti già al primo incontro, magari non tutto il tempo ma, almeno, per prendere una decisione. Coinvolgiamo nell'incontro anche il nostro primo contatto che, se agissimo diversamente, potrebbe sentirsi escluso

Dopo aver cercato do gestire al meglio ciò che non dipende interamente da noi, iniziamo a preparare l'incontro. Il modo migliore affinché un incontro sia produttivo, infatti, è proprio un'accurata preparazione.
Identifichiamo chiaramente:

• i nostri obiettivi;
• eventuali problemi;
• i punti da affrontare durante la discussione;
• le informazioni da fornire o da richiedere;
• il processo decisionale che bisognerà seguire

Prepariamoci a fare domande:

• sulle tempistiche
• sulle sfide da affrontare
• sulle aspettative da soddisfare
• sulle opportunità da cogliere

Nell'affrontare questa fase di pianificazione dell'incontro, assicuriamoci di scrivere nel dettaglio come desideriamo affrontare l'appuntamento, in modo da non tralasciare niente di fondamentale e da fornire un percorso logico alle idee che vogliamo comunicare alla nostra controparte. L'appuntamento, infatti, può svolgersi in tre modi diversi: 1) come vogliamo noi, 2) come desidera la controparte 3) a caso. La prima strada - naturalmente - è quella che dovremmo provare a percorrere, preparando tutto a dovere.
Ricordiamoci che non essere abbastanza chiari significa far perdere tempo alle persone e rischiare di monopolizzare il loro tempo inutilmente diventando una seccatura invece di una risorsa. Rivediamo, quindi, la scaletta che abbiamo preparato, le domande importanti da fare e le risposte da dare. Non si è mai troppo preparati per un incontro di lavoro. Assicuriamoci di spiegare perché la soluzione che stiamo proponendo è, a nostro giudizio, la migliore e di costruire la necessaria fiducia nella controparte, cercando di evidenziare i vantaggi che avrebbe se seguisse il nostro suggerimento.

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