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In media, i dipendenti trascorrono 6 ore e i manager più di 23 a settimana in riunioni. Che lavoriate da remoto e le facciate con Zoom o che siate fisicamente nelle vostre organizzazioni e le facciate in un locale aziendale, le riunioni raccontano moltissimo sulla cultura della vostra organizzazione. Incontri che drenano tempo ed energia, persone rumorose e ambiziose che combattono per avere la meglio su tutti gli altri e malcapitati che, mentre assistono a tutto questo, pensano che una nota di tre righe avrebbe sostituito degnamente tutto questo pandemonio.

Vi ricorda qualcosa?

Le riunioni sono un vero e proprio microcosmo che riflette i processi, le dinamiche e la cultura di un'azienda. Se vi state chiedendo se la cultura della vostra azienda è sana, valutate i meeting che fate perché rivelano moltissimo sulle abitudini di un'organizzazione e sulle dinamiche di relazione tra i suoi dipendenti.
Ad esempio, immaginiamo che un'azienda affermi che la "trasparenza" è un suo valore fondamentale. Valutando le riunioni che fa, si possono trarre delle conclusioni al riguardo: le persone invitate all'incontro sanno di cosa tratta la riunione? Sanno quale risultato si prefigge di raggiungere? Chi conduce la riunione condivide le informazioni in modo tempestivo? I partecipanti si sentono a proprio agio nel condividere le proprie idee? I risultati e le decisioni delle riunioni sono disponibili per le persone che non hanno partecipato alla riunione o sono accessibili solo a un gruppo selezionato di collaboratori? Dalle risposte a queste domande dovreste poter dire se la "trasparenza" è effettivamente incoraggiata nelle interazioni quotidiane dell'azienda oppure no perché il messaggio più forte di come volete che la vostra cultura aziendale funzioni è incorporato nel modo in cui conducete le vostre riunioni.

Gestite correttamente, le riunioni possono diventare una forza positiva che migliora il coinvolgimento e l'efficienza delle persone. Gli incontri sono opportunità: una forza non sfruttata a sufficienza per definire la cultura e il modo in cui le persone lavorano insieme.
Secondo gli esperti, i dipendenti non dovrebbero dedicare alle riunioni più del 10% della loro settimana lavorativa (e, a nostro giudizio, in certi contesti potrebbero persino essere troppe 4 ore sulle 40 settimanali). Limitare il tempo dedicato alle riunioni costringe la vostra organizzazione a convocare incontri solamente per confrontarsi, generare idee e discutere su come procedere. Non bisognerebbe utilizzare le riunioni per condividere semplici aggiornamenti o gli avanzamenti dei lavori. Le riunioni non sono il luogo adatto per chiacchierare o per condividere semplici informazioni. Occore imparare a distribuire in anticipo le informazioni e l'ordine del giorno di qualsiasi riunione, in modo che le persone possano arrivare all'incontro con tutte le conoscenze di cui hanno bisogno per aggiungere valore. Questo dà a tutti la possibilità di porre fin da subito domande e di commentare.

In un ambiente in cui vige una cultura favorevole alla crescita e allo sviluppo professionale delle persone, le buone idee contano più del ruolo che una persona ricopre all'interno dell'azienda. In un ambiente meritocratico vince l'idea migliore, non importa da dove provenga.

Durante la riunione, verbalizzate ogni decisione. Annotate perché e come è stata presa una certa decisione e rendete queste note disponibili alle persone che devono essere a conoscenza dei contenuti discussi nell'incontro.

Un modo per fare cultura attraverso le riunioni è quello di comunicare prima dell'incontro il risultato desiderato, condividendolo con tutti i partecipanti, in modo che tutti sappiano cosa si vuole realizzare insieme. Partendo da questo risultato desiderato si passa poi a determinare chi invitare alla riunione e a come strutturare l'ordine del giorno. All'inizio della riunione, si ricorda l'obiettivo concordato affinché tutti sappiano perché si sono riuniti. Con queste premesse, quando la conversazione va fuori tema, qualsiasi membro del team può ricondurla sulla giusta via. Alla fine dell'incontro, il gruppo valuta insieme se l'obiettivo della riunione è stato raggiunto.
Dopo alcuni incontri, si inizierà a sperimentare un cambiamento culturale perché si sarà abbracciata una mentalità orientata ai risultati.

Alcuni esperti sostengono che solo il 50% del tempo di una riunione è davvero efficace, ben utilizzato e in grado di coinvolgere le persone. Chiedetevi , allora, se questa affermazione è valida anche per i vostri meeting. Ad esempio:

• Le vostre riunioni terminano perché avete esaurito il tempo a disposizione o perché avete raggiunto un risultato chiaro e avete definito i passaggi successivi del lavoro?
• È stato documentato tutto ciò che poteva servire al buon esito della riunione e questi appunti sono stati condivisi in anticipo rispetto all'incontro?
• Alla fine di ogni riunione, sono stati rivisti insieme e concordati gli elementi delle azioni successive e i follow-up per prenderne nota e condividerli con i partecipanti alla riunione?
• I vostri meeting includono tutte le persone che dovrebbero parteciparvi (operativi compresi) o sono elitari perché basati sul ruolo ricopertopiù che sul coinvolgimento della singola persona nelle problematiche da discutere?
• Alla riunione parlano sempre le stesse persone?
• Tutti sono sempre d'accordo o ci sono opinioni diverse?
• I partecipanti alla riunione sono davvero presenti o sono spesso distratti?
• Chi conduce la riunione passa più tempo a parlare, ascoltare o a fare domande?
• Generalmente mentre una persona sta parlando, i partecipanti sono al telefono o ci sono chiari segnali che sono distratti?
• Quando è stata l'ultima volta che in una riunione sono state condivise cattive notizie?
• Se i progetti falliscono, vengonoutilizzati come un'opportunità per imparare?
• Quando una data prevista per il raggiungimento di un certo obiettivo viene posticipata, è una sorpresa o le ragioni del ritardo sono state discusse in modo trasparente?

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Iniziare a lavorare sulla cultura aziendale partendo dalle riunioni non è banale perché si tratta di coltivare le giuste abitudini per facilitare le conversazioni e, in definitiva, coltivare una cultura positiva volta al raggiungimento di obiettivi e risultati.
Dopo aver passato del tempo a riflettere sui vostri incontri, potrete vedere più chiaramente cosa funziona e cosa potrebbe essere utile per migliorare.

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