IL PROFESSIONISTA DELLA QUALITA' E I PRANZI DI LAVORO

Chi di noi non ha mai partecipato a un pranzo di lavoro?

Al responsabile della Qualità, proprio come a qualunque altro professionista, capita abbastanza spesso di partecipare a pranzi di lavoro. Questi incontri, di solito, si svolgono con i clienti, con i fornitori, con gli auditor, con i colleghi del gruppo di valutazione, con il management aziendale, ecc.
Ognuno di noi sa bene come comportarsi e ha un proprio stile nel gestire queste occasioni ma ripassare i comportamenti che regolano questi eventi (che sono appuntamenti di lavoro e non dobbiamo dimenticarlo) non fa mai male.

Eccovi, dunque, un elenco delle otto cose da ricordare.

1 - Siate presenti

Il primo consiglio può sembrare scontato ma troppo spesso ho assistito a pranzi di lavoro dove una delle parti in causa si estraniava dalla discussione guardandosi intorno come se volesse essere altrove.
Rilassatevi: è capitato a tutti di non avere voglia di partecipare a una discussione forzata ma, se starete zitti e vi guarderete attorno in cerca di alternative, metterete il vostro interlocutore in una posizione molto difficile perché non c'è nulla di peggio che parlare con qualcuno che non vorrebbe essere lì.

2 - Siate puntuali

Anche se questo secondo punto può sembrare semplice educazione, non avete idea di quanti colleghi spesso si facciano attendere ad un pranzo di lavoro. L'altro giorno una rivista di management parlava proprio delle pessime abitudini di noi italiani e tra le tante pecche sottolineava come ci piacesse immensamente arrivare tardi a pranzi e cene di lavoro. Incredibile, vero?
Se siete dei ritardatari cronici, c'è un trucco infallibile per arrivare puntuali: lasciate l'ufficio o le vostre occupazioni per tempo, non riducetevi all'ultimo minuto. Piuttosto portatevi dietro un po' di lavoro da svolgere mentre aspetterete che la persona che deve pranzare con voi si presenti. Farete bella figura e non resterete indietro con i vostri impegni.

Ricordate che nessuno vi perdonerà un ritardo anche se apparentemente non lo darà a vedere. La puntualità è il primo indicatore di affidabilità e serietà.

3 - Spegnete il cellulare

Prima di entrare nel ristorante o nella mensa aziendale, è buona regola spegnere il cellulare o escludere la suoneria. Nessuno di coloro che pranzeranno con voi avrà piacere di assistere muto alle vostre conversazioni.
Se state aspettando una telefonata importante e non potete proprio fare a meno di rispondere, alzatevi e lasciate la stanza ma siate brevi, eventualmente offrendovi di richiamare più tardi.
Tornati al tavolo, scusatevi.

4 - Alzarsi o no?

Le nostre amiche professioniste della Qualità hanno sempre un dubbio legato al nostro retaggio culturale: come comportarsi se siamo sedute ed entra un collega maschio? Dobbiamo restare sedute come ci ha insegnato il Galateo oppure dobbiamo alzarci educatamente e stringere la mano al nostro ospite?
Non abbiate dubbi, care amiche, la soluzione corretta, quando si tratta di un pranzo di lavoro, è la seconda. Alzatevi e salutate il nuovo arrivato stringendogli la mano con un sorriso.

5 - La stretta di mano

La stretta di mano è importante. Come ci si deve comportare quando si saluta una persona appena conosciuta?
I manuali di comunicazione suggeriscono una stretta breve ma sostenuta.
Fate attenzione con i colleghi stranieri che potrebbero non amare particolarmente questa abitudine. Studiare brevemente la cultura del Paese di provenienza dei vostri ospiti vi aiuterà a metterli a loro agio.

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6 - Le prime parole

Preparatevi accuratamente la formula di saluto che pronuncerete insieme alla stretta di mano. Ricordate che la prima impressione è quella che conta. Una formula neutra ma educata potrebbe essere "La ringrazio per avermi dedicato del tempo" o "Sono molto lieto di conoscerla finalmente dal vivo" o, ancora, "Piacere di conoscerla, sono lieto di iniziare a lavorare con lei".
Se sedete al tavolo con più persone, le presentazioni toccheranno al più anziano, indipendentemente dal sesso dei commensali.

7 - Le conversazioni brevi

E' la regola: quando ci si conosce non è facile trovare subito un argomento di conversazione o qualcosa in comune da approfondire e bisogna affidarsi alle classiche conversazioni brevi dal sapore un po' banale.
Se il vostro ospite si sta affannando per trovare un argomento di cui parlare, è educazione supportarlo in questo sforzo e non lasciare che queste brevi conversazioni cadano nel vuoto.

8 - Chi prenota il tavolo?

Se il pranzo di lavoro si svolge in un ristorante potreste avere il dubbio su chi debba prenotare il tavolo. E' presto detto: se l'incontro è stato organizzato da voi, sarete voi a dover sbrigare questa formalità, in caso contrario l'incombenza toccherà all'altra persona.

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