TIME MANAGEMENT: LA RIUNIONE
SETTIMANALE

Tra le riunioni più utili che si possano indire in un'azienda, sempre se organizzate bene e in un'ottica di time manegement, abbiamo le riunioni settimanali che risultano addirittura fondamentali per l'aggiornamento del lavoro di un team.

In cosa consistono questi incontri che si svolgono con regolarità una volta alla settimana?
Si tratta di riunioni programmate alle quali un team partecipa ogni sette giorni in un orario stabilito e che servono per affrontare le azioni che bisognerà svolgere durante la successiva settimana, gli ostacoli che si sono incontrati nei sette giorni passati, le eventuali domande su ciò che non è chiaro, ecc.
Riunioni di questo tipo aiutano i membri di un gruppo di lavoro a portare avanti al meglio i compiti settimanali e ad essere aggiornati su tutto ciò che ha funzionato bene o che, al contrario, deve essere sistemato a livello di team.

La prima cosa da fare perché una riunione settimanale funzioni bene è mantenerla breve, possibilmente sotto la mezz'ora. Questo permetterà a tutti i membri del team di gestire al meglio il proprio tempo e di tornare al lavoro dopo aver avuto un incontro davvero produttivo. Se siete stupiti dalla brevità ipotizzata per questa tipologia di incontri, ricordate che - per tenere sempre bene in mente il time management - durante le riunioni settimanali si dovrebbe parlare solamente di ciò che richiede condivisione dal vivo, temi che devono essere discussi e problemi che necessitano di decisioni da prendere. Tutto il resto può essere trattato tramite un aggiornamento fornito dai report (gli stati di avanzamento di un progetto, ad esempio, lo stato degli indicatori, ecc.) o con discussioni con memebri del team mirati o altro ancora, a seconda di ciò che serve. Se, ad esempio, c'è un ostacolo che un membro del team non riesce a superare in autonomia e che bisogna discutere con l'intero gruppo di lavoro, è giusto parlarne nella riunione settimanale, mentre se c'è un problema personale, è bene risolverlo - quando è possibile - in altre sedi o parlandone direttamente con il responsabile.

Come seconda cosa è bene ricordare che, in questa particolare sede, vanno trattate tutte le questioni chiave legate al raggiungimento degli obiettivi di un team. La riunione settimanale non serve, quindi, per aggiornare il gruppo su tutto ciò che sta accadendo (per quello, ancora una volta, ci sono altri strumenti) ma per sfruttare la presenza del responsabile del team e di tutti i membri del gruppo di lavoro per discutere di azioni che non si potrebbero adottare in autonomia.
In questo incontro si deve parlare di tutto ciò che ha bisogno dell'intelligenza collettiva del gruppo per essere affrontato. Per farlo al meglio, ricordate che, se ci sono punti specifici da discutere su cui un collaboratore in particolare deve riferire durante la riunione, è bene scriverlo direttamente nella convocazione, in modo che la persona arrivi già preparata e l'incontro possa durare meno.

Abbiamo detto che, affinché una riunione settimanale funzioni bene, ogni membro del team deve arrivare all'incontro preparato. Questo significa che deve essere già cosciente di eventuali problemi e che deve averli comunicati precedentemente a chi di dovere (queste riunioni veloci e frequenti non sono fatte per condividere problemi ma per cercare soluzioni). Durante la riunione chi ha riscontrato il problema presenterà la proposta di soluzione che verrà valutata dagli altri membri del team e dal responsabile e le azioni principali che intende svolgere nei successivi sette giorni per evitare che il problema si verifichi di nuovo.
La terza cosa a cui prestare attenzione per organizzare dei buoni weekly meeting è, quindi, che condivisione delle priorità di ogni membro del team abbia il duplice scopo di farlo concentrare sul proprio time management e su quello degli altri membri del gruppo e di creare trasparenza sul lavoro che dovrà svolgere.

La quarta cosa fondamentale da fare durante gli incontri settimanali è celebrare il risultato raggiunto da ogni membro del team. Può essere fatto subito prima del termine della riunione e dovrà essere un momento breve ma intenso. Ogni persona porterà in riunione il proprio "successo" dei sette giorni precedenti, piccolo o grande che sia. Può trattarsi del complimento ricevuto da un cliente, di una piccola crescita personale raggiunta attraverso la formazione interna o l'autoformazione, di una vendita particolarmente brillante, di un problema risolto con personalità e dedizione, ecc. Non deve per forza trattarsi di cose eclatanti ma devono arrivare da tutti.
Non più di un minuto a testa per l'esposizione e per i complimenti da parte del responsabile del team: deve trattarsi di una cosa breve ma estremamente utile per motivare le persone e farle sentire parte del percorso di crescita dell'azienda.
E' importante che il leader del team non si limiti a complimentarsi con i collaboratori per i progressi fatti ma che si assicuri che i miglioramenti siano orientati agli obiettivi del team, inquadrando i risultati proprio in quest'ottica e sottolineandolo fortemente.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

La riunione settimanale può concludersi chiedendo a ogni membro del team di riassumere con una frase quello che per lui è stato lo svolgimento dell'incontro: perché è stata importante, come potrebbe migliorare, cosa non l'ha soddisfatto e cosa gli è piaciuto. Una sola frase e un solo concetto a testa. In questo modo avrete la possibilità di migliorare i vostri incontri in un'ottica kaizen.

Vediamo ora q uali possono essere i fattori che non permettono di svolgere un buona riunione settimanale con il vostro team.
Il primo è sicuramente la cattiva comunicazione. Occorre assicurarsi che tutti i membri del team stiano remando nella stessa direzione, accettino il lavoro da svolgere e il piano di avanzamento e che tutti i passaggi critici siano stati condivisi e accettati. In caso contrario, bisogna rimediare al più presto parlandosi direttamente e in mod franco. State attenti a cose come le email mandate a troppe persone, con informazioni non pertinenti e che danno luogo a confusione e incomprensioni...sono la rovina del lavoro di gruppo e vanno assolutamente evitate. Se è il caso, sottolineatelo fortemente durante la riunione settimanale.

Il secondo fattore che può condizionare in negativo le riunioni settimanali con il vostro team è la disorganizzazione.
La fase di preparazione di una riunione, soprattutto se è periodica e prende del tempo a tutti i membri del team ogni settimana, va preparata molto bene perché non sia una mera perdita di tempo. Fissate un ordine del giorno breve e chiaro, stabilite chi dovrà fare qualcosa prima della riunione e chi dopo, anticipate eventuali materiali informativi in modo che le persone si presentino all'incontro avendoli già letti ed essendosi fatte un'opinione su di essi. Abbiate cura di inserire al primo posto nell'ordine del giorno i problemi più importanti e, via via, quelli che hanno un impatto minore sull'organizzazione e che, in mancanza di tempo, possono essere rimandati all'incontro successivo o a una breve chiacchierata al termine della giornata.

Un terzo consiglio per rendere la riunione meno noiosa e, in definitiva, farla "funzionare" meglio è affidare la conduzione di ogni riunione a una persona diversa. Un cambio di personalità e di ritmo nell'esposizione susciterà sicuramente maggiore interesse tra le persone, senza contare che questo modo di procedere permetterà anche ai più timidi di uscire dal loro guscio e di interagire maggiormente all'interno del gruppo.

PER SAPERNE DI PIU':