PROJECT MANAGEMENT - STIMARE TEMPO, COSTI E RISORSE

Come ci insegna il triangolo del project management, le caratteristiche chiave di un progetto sono il rispetto delle tempistiche previste per il suo completamento, l'aderenza al budget previsto e la conferma dell'ambito progettuale previsto. Un project manager può raggiungere questi obiettivi solamente se le stime che portano alla pianificazione del progetto sono accurate.
Indipendentemente dalle dimensioni o dal budget di un progetto, la stima delle risorse necessarie al suo completamento può rappresentare un compito arduo per un project manager alle prime armi. Questa stima non è altro che il processo che si mette in atto per prevedere quanto tempo servirà a completare le attività di progettazione, quanto costerà svolgere queste attività e quali risorse saranno necessarie per realizzarlo. In genere la stima si fa all'avvio del progetto e tiene conto dell'ambito che è stato definito, delle scadenze e dei potenziali rischi legati al progetto.
Ogni organizzazione ha un budget a disposizione e, prima di investire su un progetto, vuole sapere se varrà i costi che costerà. Una stima veritiera offre a tutti gli stakeholder un'idea generale di quanto tempo, impegno e denaro ci vorranno per portare a termine il lavoro e semplifica la pianificazione del progetto.

Fare una stima accurata di un progetto significa poter rispondere a domande relative alla sua fattibilità, al tempo necessario per terminarlo e alle risorse che serviranno per completarlo. Per rispondere a questi quesiti ci sarà bisogno di conoscere le attività necessarie per il completamento del progetto, la durata di questi compiti e il numero di persone che lavoreranno a queste attività. In altre parole, se un project manager ha esperienza, conosce bene il suo team e ha ben chiari i risultati da raggiungere, potrà facilmente dire quanto tempo ci vorrà per completare ogni attività e di quanti membri del team ci sarà bisogno.

La fase successiva è capire come venga svolto il lavoro all'intero dell'organizzazione, cioè come dovrebbero incastrarsi le diverse attività progettuali. Non esiste un unico modo di procedere perché ci sono aziende che seguono la metodologia "Agile" o quella Waterfall (a cascata) e altre che adottano un approccio ibrido che lascia spazio alla sperimentazione. Capire come vengono fatte le cose e cosa potrebbe accadere durante la progettazione se le cose dovessero cambare è fondamentale se si vogliono fare stime esatte. Parlate con gli stakeholder del progetto e fate tutto il possibile per comprendere il processo lungo il quale si interfacceranno le diverse attività. Più cose saprete, meglio riuscirete ad elaborare strategie con il vostro team o con i clienti per trovare modi alternativi per far funzionare le stime del progetto e risparmiare tempo e fatica.

Si può fare una stima delle tempistiche di un progetto solamente partendo dal presupposto che, nell'ambito del project management, verranno assegnate certe risorse. Supponiamo, però, che tra le persone coinvolte nel progetto ce ne sia qualcuna che non è ancora esperta; bisognerà tenerne conto nella stima delle tempistiche perché chi non ha esperienza avrà bisogno di più tempo per svolgere un certo lavoro. Siamo arrivati alla prima conclusione estremamente importante: non si può fare una stima dei tempi o dei costi senza considerare chi eseguirà effettivamente le singole attività.

Stabilito questo, per affinare la nostra stima, possiamo basarci su dati storici. I dati permettono una stima media per la pianificazione dei progetti anche se, naturalmente, quando si usano le medie, in realtà alcune attività richiederanno più tempo di quello stimato mentre altre ne richiederanno meno. Nel complesso, tuttavia, dovrebbero rientrare nella media. Oppure no? La legge di Parkinson, in realtà, scredita questa convinzione perché sostiene che il lavoro si espande sempre fino a saturare tutto il tempo che abbiamo messo a disposizione per lo svolgimento di una certa attività. Ciò significa che le attività possono richiedere più tempo di quello stimato ma che, certamente, non ne richiederanno meno. La ragione è che, quando le persone si ritrovano con un po' più di tempo a disposizione, tendono a prendersela con più calma e a perfezionare quello che stanno facendo. Un altro motivo meno nobile è che molti potrebbero avere il timore che, terminando il lavoro in anticipo, ci si possa aspettare in futuro che svolgano un compito più velocemente rispetto alle previsioni e che, di conseguenza, si ritroveranno con molto più lavoro da svolgere. Questo è un altro punto molto importante: se le persone vengono penalizzate perché hanno avuto prestazioni migliori rispetto alle attese, smetteranno di lavorare in questo modo. Un altro aspetto del problema è che dobbiamo essere sicuri di aver colto il reale motivo della variazione delle tempistiche di svolgimento di una certa attività. Il tempo necessario per eseguirla varierà anche a causa di forze al di fuori del controllo della persona che la sta svolgendo; non è possibile eliminare questa varianza ma si può imparare a ridurla attraverso la pratica.

Alcuni suggerimenti per una stima efficace e solida delle risorse necessarie a un progetto si deve basare anche su dati storici che siano stati "ripuliti" da esperienze precedenti che, in qualche modo, possano essere considerate atipiche. E' importante anche considerare il livello di dettaglio richiesto per la stima. Se si è nella fase iniziale del progetto, una stima di alto livello dovrebbe essere sufficiente mentre, se è già stata completata la struttura di ripartizione del lavoro (WBS), occorrerà adottare un approccio più dettagliato. Più piccola sarà l'unità di lavoro individuata, più accurata dovrà essere la stima.

Un project manager dovrebbe anche tenere conto dei fattori che influenzano la produttività umana e del fatto che nessuna persona sarà produttiva al 100% nel corso di una normale giornata lavorativa. Pensare il contrario non è realistico. Secondo gli esperti, una settimana standard di 40 ore e di cinque giorni lavorativi comprende perdite di tempo dovute alla distrazione, alla sovrapposizione di compiti che costringe al multitasking, a inefficienze, alle rielaborazioni del progetto richieste dall'individuazione di errori, ecc. Ricordatelo se volete fare una stima reale del tempo necessario a portare a termine un progetto e realizzare il lavoro restando all'interno del triangolo del project management.

Come fare, dunque, per stimare al meglio le tempistiche nell'ambito del project management? Utilizzare solo i dati storici peggiori significa generare stime elevate mentre prendere in considerazione solo i progetti realizzati precedentemente che hanno avuto ottime performance dal punto di vista del tempo richiesto per l'elaborazione significa fare stime troppo ottimiste e condannare il progetto al fallimento perché non è così probabile che tutto vada per il verso giusto durante le attività di progettazione.
Una stima ben fatta dovrebbe basarsi sull'esperienza del project manager e tenere conto della realtà con cui ci si confronta in quel momento specifico. Un professionista preparato sa tenere conto dei vincoli e delle variabili del progetto e determinare cosa prendere in considerazione per ottenere una stima accurata. La tecnica della stima a tre punti è uno strumento molto utile per identificare il livello di incertezza all'interno di una stima. Questo approccio fa una stima del progetto sulla base di tre diversi scenari: il primo presupposto è che vada tutto bene e che, quindi, il nostro progetto rientri nei casi migliori (quelli più ottimistici); il secondo è che vada tutto male e che si rientri, quindi, nei casi peggiori (i più pessimistici) mentre il terzo è che il progetto rientri nello scenario più probabile. Le stime relative ai tre scenari vengono, quindi, sommate e divise per tre per generare una media semplice. In questo modo potremo avere una ragionevole certezza in merito alle tempistiche richieste per terminare con successo il nostro progetto.

Abbiamo, poi, la stima dall'alto verso il basso che è una tecnica che si basa sul considerare il progetto nel suo insieme, prendendo in considerazione il risultato finale, quindi suddividendo la stima totale nelle fasi principali del lavoro e nelle diverse attività. Questo approccio funziona bene se il progetto è chiaramente definito, ha un obiettivo finale chiaro e ci sono dati storici che un project anager può utilizzare come guida. Tutte queste informazioni consentono di definire rapidamente le attività principali e di suddividerle in blocchi più piccoli di attività quotidiane. Si tratta di un approccio adatto ai casi in cui non si ha molto tempo per rispondere alla domanda: "Quanto tempo ci vorrà?" ma si hanno molti dati su cui lavorare per fare una previsione.
La stima dal basso verso l'alto è, però, considerata più accurata di quella dall'alto verso il basso perché inizia con un elenco dettagliato delle attività e con una stima fatta per ognuno di questi passaggi. Le stime delle singole attività vengono, quindi, combinate per creare una stima complessiva relativa all'intero progetto. Questo approccio si concentra sui membri del team di progetto che dovranno affrontare tutte le fasi e i compiti progettuali. A differenza dell'approccio top-down, quetso modo di procedere coinvolge nel processo di definizione delle attività necessarie al completamento del progetto l'intero team che potrà aiutare il project manager a prendere in considerazione anche gli aspetti ai quali non avrebbe pensato.

La cosiddetta stima analoga, invece, si basa sul confronto del progetto con progetti passati che siano simili per elaborare rapidamente una stima generale delle risorse necessarie.

Abbiamo, poi, la stima basata sulla modellazione parametrica che utilizza sempre i dati storici relativi ai progetti per elaborare nuove stime. La previsione, in questo caso, è più accurata perché applica i dati storici alle specifiche del progetto corrente per una stima migliore.

Un altro metodo che si può utilizzare è la tecnica PERT (Project Evaluation Review Technique) che non è altro che una variazione della stima a tre punti. Viene utilizzata quando il progetto include compiti che non sono mai stati svolti prima e per i quali, di conseguenza, non sono disponibili dati storici. La PERT (o stima a tre valori) funziona molto bene quando c'è questo grado di incertezza perché si basa su una media ponderata che aggiunge peso alla stima più probabile in base all'esperienza e alla situazione che ci si trova a gestire.

Rispetto alla semplice stima a valore singolo, il metodo presuppone la determinazione di valori di stima ottimale, probabile e pessimistico che risultano più adeguati a valutare tempi e costi di attività di progetto che presentano incertezza o complessità.

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A questo punto va elaborata la WBS del progetto, cioè una struttura di suddivisione del lavoro che ha il compito di suddividere un progetto in componenti più piccole. La creazione di una WBS aiuta a ottenere informazioni dettagliate sul lavoro che deve essere svolto relativamente a un determinato progetto. Se si riesce a mappare tutto e a fare una stima accurata di ogni elemento, si dovrebbe poter contare su una previsione abbastanza veritiera.

Chiudiamo ricordando che le stime non rappresentano la verità assoluta ma solo delle proiezioni nel futuro che sono intrinsecamente incerte. La differenza la fa la professionalità del project manager che, utilizzando gli strumenti più adatti, cerca di stimare al meglio le tempistiche e le risorse necessarie per completare con successo un progetto.

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