PROJECT MANAGEMENT: LA TIMELINE

Come sappiamo, nel project management ogni progetto è influenzato dal triplo vincolo del tempo, dei costi e della qualità. Per iniziare a controllare la parte che riguarda il time management e i suoi obiettivi è necessario che nella fase di pianificazione venga creata una sequenza temporale del progetto (timeline). Questa timeline aiuta tutti i progettisti che stanno lavorando su quel progetto a visualizzare chiaramente la tabella di marcia e a vedere se il loro lavoro sta procedendo secondo le tempistiche programmate,oppure no. Del resto, se solo il 29% delle aziende completa la maggior parte dei propri progetti entro le tempistiche previste e solo il 43% lo fa rimanendo dentro al budget, uno strumento del genere non può che tornare utile, giusto?

La timeline nel project management, dunque, è l'ordine cronologico delle attività e degli eventi all'interno di un progetto, dall'inizio alla fine. Questa sequenza temporale è estremamente utile nella gestione dei progetti perché fornisce una rappresentazione visuale delle diverse fasi e delle attività all'interno del progetto. La timeline mostra quando dovrebbero inizare e finire le attività e rende più facile tenere monitorati i relativi progressi rispetto alle tempistiche stabilite.
E' utile anche per stabilire le priorità delle attività più importanti, per bilanciare il carico di lavoro e distribuire le attività tra i membri del team di progetto e per gestire eventuali modifiche, avendo ben chiara tutta la sequenza temporale e le ripercussioni sulle diversi parti del progetto.

Una timeline del progetto assume, in genere, la forma di un grafico a barre orizzontale in cui a ciascuna attività viene assegnato un nome e una data di inizio e di fine.
Si possono utilizzare diverse metodologie per creare e visualizzare la timeline di un progetto. Ciò che utilizzerete dipenderà dalle vostre preferenze e da quelle del vostro team, nonché dalla tipologia e dall'ambito del progetto. Le scelte più comuni sono:

• un diagramma di Gantt
• un diagramma PERT
• una semplice sequenza temporale lineare

L'implementazione di un progetto
Metodologie di project management

Operativamente, per realizzare una timeline con lo strumento che avete scelto, occorre partire definendo l'ambito del progetto, cioè il suo scopo e i risultati da raggiungere. Lo scopo del progetto aiuterà il project manager a stabilire quanto tempo richiede ogni attività, la sequenza temporale generale del progetto e quante persone occorre coinvolgere per portarlo a termine. Iniziate, quindi, scrivendo una breve dichiarazioneche abbia per tema lo scopo del progetto che includa tutti i risultati da raggiungere perché possa dirsi completato e un elenco potenziale di risorse di cui avrete bisogno per completarlo.
Sembra una cosa sciocca e scontata ma è bene che tutte le persone che appartengono al team di project management abbiano ben chiari gli obiettivi del progetto. Può trattarsi di un prodotto, di un servizio, di un nuovo processo, dell'introduzione di un sistema qualità ISO 9001:2015 nella vostra azienda, ecc.
Le domande da farsi in questa prima fase sono:

• Quali sono gli obiettivi del progetto?
• Quali stakeholder interni ed esterni sono coinvolti nel progetto? Qual è il loro ruolo?
• Quanto tempo c'è per completare il progetto?

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Stabiliti i vostri obiettivi e i risultati che vi attendete da un progetto, passate a suddividere il progetto nelle sue fasi più importanti, in modo da poterle monitorare e gestire meglio. Uno strumento utile per questo lavoro è la WBS (Work Breakdown Structure). Partendo dalla dichiarazione dello scopo del progetto, suddividelo in parti più piccole e gestibili. Attenzione! In questa fase non dovrete tracciare sulla timeline le singole attività ma gruppi di attività (fasi) in cui è possibile suddividere il vostro progetto.

Proseguite definendo i compiti necessari per completarlo e le loro dipendenze, se ce ne sono. Vanno definite quelle attività che, per essere svolte, richiederanno il completamento di altre attività. Operativamente, vengono fornite la data di inizio e di fine di ogni attività al fine di visualizzarle sulla timeline come una linea che si collega a precisi punti temporali. Se alcune di queste attività dipendono da un'altra, queste dipendenze possono essere indicate anche nella sequenza temporale del progetto. Questo aiuta il project manager a visualizzare chiaramente eventuali dipendenze e a prevenire eventuali colli di bottiglia che potrebbero far ritardare l'esecuzione di alcune attività.

Avendo ora chiare le fasi del progetto e, per ognuna di esse, le attività da svolgere e le loro relazioni, dovete stimare il tempo necessario per completare ogni passaggio, supponendo che le persone assegnate a svolgere una determinata attività stiano lavorando a un ritmo medio-ottimale e stabilite la disponibilità delle risorse per determinare se le persone assegnate al progetto hanno abbastanza tempo da dedicare alle attività a loro assegnate affinché vengano terminate entro le tempistiche previste. Sapendo entro quale data dovrete completare il progetto, dovrete procedere a ritroso nell'associare le tempistiche ad ogni compito e, nel caso fossero troppo strette, verificando se sia possibile allocare più risorse per lo svolgimento di specifiche attività (ad esempio due progettisti, invece di uno).

Fatti tutti i passaggi precedenti, andranno identificati alcuni punti di controllo lungo il percorso del progetto per poter monitorare i progressi.

Ricapitolando, ci sono cinque parti assolutamente fondamentali in una sequenza temporale del progetto:

• le attività da svolgere;
• le date entro quando ogni attività deve terminare;
• la durata di ogni attività;
• le eventuali dipendenze che legano un'attività a un'altra;
• i progettisti associati a ogni singola attività

Finalmente siamo in grado di costruire la nostra sequenza temporale da associare al progetto!

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