MIGLIORARE UN DIAGRAMMA DI FLUSSO

L'ottimizzazione di un diagramma di flusso implica il miglioramento della sua efficienza e della sua efficacia ma non bisogna dimenticare che, quando si ottimizza un flowchart, l'obiettivo è quello di **semplificare il processo che rappresenta** e ridurre al minimo i passaggi e i punti decisionali.

Per ottimizzare un diagramma di flusso si può iniziare rivedendone la struttura generale e il flusso per identificare eventuali passaggi ridondanti o non necessari ed eliminarli. Successivamente, valutate se è possibile combinare o semplificare alcuni passaggi per ridurre la complessità. Inoltre, potete valutare se ci sono punti decisionali che possono essere automatizzati o resi più efficienti. Quando si ottimizza un diagramma di flusso, è importante dare priorità alla chiarezza e alla semplicità. Rimuovendo gli elementi non necessari e semplificando il processo, potete renderlo più facile da comprendere e da seguire.

Ragionare sui diagrammi di flusso ci permette non solo di rappresentare i processi ma anche di utilizzare i flowchart per migliorarli di continuo.

A livello operativo, per migliorare i flussi esistono **13 tecniche ben definite**. Vediamo come applicarle:

• **eliminare o ridurre al minimo le attività prive di valore aggiunto**. Troppo spesso moltissime attività che fanno capo ai nostri processi vengono svolte solo a vantaggio di qualcuno interno all'organizzazione ma non portano alcun valore aggiunto al cliente. Se alla domanda "*Perchè fate questo?*" qualcuno vi risponde "*Perché abbiamo sempre fatto così*", insospettitevi, è molto probabile che quella sia un'attività priva di valore aggiunto che va ripensata;
• per ogni punto decisionale **sviluppare e applicare dei riferimenti chiari** che specifichino bene le condizioni necessarie per passarlo. Queste condizioni dovranno, tendenzialmente, essere misurabili;
• **spostare i punti di controllo il più a monte possibile**. Uno dei principi cardine della qualità è quello di cercare di evitare gli errori e le conseguenti rilavorazioni. Le ispezioni vanno spostate quanto più possibile a ridosso dei punti critici del processo, dove è probabile che capitino più spesso degli errori;
• una volta identificati i punti dove si verificano più facilmente gli **errori** nel nostro processo, **cercare di ridurre la possibilità che essi si verifichino**;
• **valutare gli input** e assicurarsi che siano adatti allo svolgimento del processo. Il principio americano "*garbage in, garbage out*" è più che mai valido nella costruzione dei processi. I clienti del nostro processo dovranno spiegare ai loro fornitori interni di cosa hanno realmente bisogno;
• **studiare quanto tempo ci mette il processo per completare un intero ciclo** e confrontarlo con il tempo richiesto solo per fare le singole azioni, sfrondate dei tempi di attesa. Confrontando i due cicli avremo un'idea della percentuale di tempo che viene persa nel condurre un dato processo e che non rappresenta certo alcun valore aggiunto ma solo un costo;
• se un processo è già molto congestionato di attività, prendere in considerazione l'idea di **spostare alcune di queste attività in un altro processo a monte**. Ad esempio al momento dell'imbarco su un aereo la hostess ci chiede la carta di imbarco. Questo controllo fa sì che si formino lunghe file in un momento in cui, magari, l'aereo è già in ritardo sull'ora prevista per la partenza. Un'azione che potrebbe essere presa in considerazione è quella di spostare questo controllo al momento dell'acquisto del biglietto;
• sviluppare un **processo in parallelo** accanto al principale per guadagnare tempo. Se, ad esempio, andiamo a fare la spesa il nostro processo sarà quello di scaricare la merce dal carrello, caricarla sul nastro trasportatore della cassa, attendere che la cassiera identifichi l'oggetto registrandone il prezzo, pagare e, solo dopo, imbustare i nostri acquisti. Se, invece, come succede ormai in molti supermercati, l'azione di mettere gli acquisti nelle borse fosse svolta in parallelo ai controlli della cassiera, il processo richiederebbe molto meno tempo per essere portato a termine;
• **automatizzare alcuni step** del nostro processo, quando possibile;
• **mappare i sottoprocessi**. Se noi provassimo a scomporre ogni processo principale in più processi secondari, potremmo riuscire a migliorarli ulteriormente. All'inizio non ci sarà bisogno di scendere ad un grande livello di dettaglio ma, col passare del tempo, potremmo aver bisogno di migliorare ancora di più il nostro processo e questa è una strada sicuramente da tener presente;
• **utilizzare il diagramma di flusso realizzato per formare coloro che lavorano sul processo**. Non avete idea di quante osservazioni utili potranno venire fuori per migliorarlo ulteriormente!
• cercate di ottenere dei **feedback** dal processo. Chiedete ai clienti e ai fornitori interni, agli stakeholder e a tutti coloro che ci lavorano. Anche in questo caso potrete apprendere come migliorarlo ulteriormente;
• utilizzate il diagramma di flusso come strumento per il benchmarking, **chiedendo a chi ha un processo migliore del vostro di confrontare i flussi** punto per punto.

E una volta migliorato un diagramma di flusso come dobbiamo comportarci? **È fondamentale convalidarlo e testarlo per essere davvero sicuri di averlo migliorato**.

La convalida garantisce che il diagramma di flusso rappresenti accuratamente il processo desiderato. Si tratta di valutare la correttezza logica e la completezza del flowchart, verificando se riporta efficacemente tutti i possibili scenari e i percorsi decisionali. Per convalidare un diagramma di flusso, è possibile seguire questi passaggi:

• verificare che il diagramma di flusso inizi con un simbolo di inizio chiaro e appropriato, ad esempio un rettangolo arrotondato;
• assicurarsi che ciascun processo o azione sia rappresentato da un rettangolo con un'etichetta descrittiva;
• controllare che ogni decisione o affermazione condizionale sia indicata con un simbolo a forma di diamante e abbia etichette chiare e significative;
• verificare che il flusso segua una sequenza logica, collegando ogni passaggio con frecce appropriate;
• confermare che sia presente un simbolo di fine ben definito, che indica la conclusione del diagramma di flusso.

Una volta completata la convalida, il diagramma di flusso può essere **testato** per garantirne la funzionalità. Il test prevede l'esecuzione del diagramma di flusso con diversi valori di input e la verifica che si ottenga l'output o il risultato previsto. Questo processo aiuta a identificare eventuali errori, bug o difetti logici che potrebbero esistere all'interno del flowchart. Convalidando e testando accuratamente un diagramma di flusso, potete garantirne l'accuratezza e l'affidabilità, rendendolo uno strumento prezioso per comprendere e comunicare processi semplici ma anche complessi.

PER SAPERNE DI PIU':

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