DIAGRAMMI DI FLUSSO: LA METODOLOGIA

Un diagramma di flusso è uno strumento grafico utilizzato per rappresentare e modellare un processo, un sistema o un algoritmo in modo visuale e strutturato. Il diagramma utilizza una varietà di simboli standardizzati e linee di connessione per illustrare le attività, le decisioni e i flussi di informazioni o di materiali all'interno di un sistema.

La creazione di un diagramma di flusso può sembrare un'impresa complessa, ma seguendo un approccio metodico, il processo diventa molto più gestibile. Di seguito è presentato un esempio di creazione passo-passo di un diagramma di flusso che vi aiuterà a capire meglio come procedere. Partiamo ricordando che il diagramma di flusso rappresenta informazioni o processi come caselle, linee e testo. Le caselle rappresentano le attività, le linee (o linee di flusso) rappresentano il flusso di lavoro che le collega e il testo rappresenta ciò che accade in ciascuna attività. Un diagramma di flusso può essere disegnato a mano su carta o proiettato su una lavagna ed è costituito da un insieme di forme interconnesse che indicano le fasi di un processo, i punti decisionali o le intestazioni.

Vediamo adesso cosa serve per costruire un diagramma di flusso? Vediamolo insieme:

• definire lo scopo del diagramma;
• definire il processo da rappresentare graficamente (nome, confini e livello di dettaglio che si vuole ottenere);
• identificare gli stakeholder;
• organizzare un brainstorming tra le persone che sono a conoscenza delle attività che compongono il processo per evidenziarle tutte nel modo più completo. In questa fase non è importante che le attività siano in ordine sequenziale;
• stabilire la corretta sequenza delle attività e verificare che tutti siano d’accordo con quanto rappresentato;
• identificare tutti coloro che partecipano al processo e il "process owner";
• definire gli obiettivi del processo e le misure chiave per controllarlo;
• includere punti di controllo che prevedano cosa fare se qualcosa all’interno del processo dovesse andare storto;
• elencare gli input e gli output del processo;
• collegare le attività con frecce che indichino la direzione che segue il flusso;
• esaminare i punti seguenti per ogni step del processo:


• colli di bottiglia
• punti deboli
• step poco definiti
• passaggi che aggiungono solo dei costi


• capire se alcuni punti decisionali possono essere eliminati;
• esaminare i circoli di rilavorazione e vedere quali attività a monte possono essere migliorate;
• verificare eventuali mancanze o la presenza di azioni ridondanti;
• controllare "il giro" della carta;
• esaminare eventuali ritardi e correggerli

A livello operativo, per tracciare una prima bozza potete utilizzare foglietti adesivi, un grande foglio di carta per lavagna a fogli mobili e pennarelli. Scrivete il titolo nella parte superiore e decidete i confini del processo, cioè dove e quando inizia il processo e dove e quando finisce?
Organizzare le attività nella sequenza corretta e iniziate a riportarle sul foglio.
Quando tutte le attività sono state incluse e tutti concordano sulla correttezza della sequenza, disegnate delle frecce per mostrare il flusso del processo.
Esaminare il diagramma di flusso con gli altri soggetti coinvolti nel processo (lavoratori, supervisori, fornitori, clienti) per vedere se sono tutti d'accordo sul fatto che il processo sia disegnato in modo accurato. Ricordate di etichettare chiaramente ciascun simbolo scrivendo una breve descrizione all'interno del simbolo stesso o utilizzando una casella di testo separata. L'etichettatura aiuta a comprendere lo scopo di ciascun simbolo, rendendo il diagramma di flusso più intuitivo.

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