DIAGRAMMI DI FLUSSO: I SIMBOLI

La capacità di un diagramma di flusso di comunicare informazioni dettagliate e accurate è strettamente legata all'uso dei simboli standardizzati in esso contenuti.

La documentazione del diagramma di flusso è un aspetto importante della sua creazione e concorre alla sua comprensione perché implica fornire spiegazioni scritte e descrizioni dei simboli e delle forme utilizzati nel flowchart.
Lo scopo di documentare un diagramma di flusso è garantire che chiunque lo legga possa facilmente comprendere la logica e i passaggi coinvolti in un processo e questo è particolarmente utile quando più persone sono coinvolte in un progetto e necessitano di collaborare.

I simboli di un diagramma di flusso sono rappresentazioni grafiche utilizzate per rappresentare diversi elementi e azioni all'interno di un processo. Comprendere questi simboli è essenziale per creare e interpretare accuratamente i flowchart. Ogni simbolo all'interno di un diagramma di flusso rappresenta una specifica attività o decisione. Questi simboli sono spesso accompagnati da "etichette", cioè da testi descrittivi inseriti all'interno dei simboli o lungo le frecce per chiarire l'azione o il flusso di informazioni.

I simboli più utilizzati nei diagrammi di flusso sono i seguenti:

• RETTANGOLO CON SPIGOLI ARROTONDATI O OVALE: partendo dall'alto del vostro foglio di carta o elettronico e seguendo una gerarchia che va dall'alto verso il basso, partite con il simbolo che indica l'evento scatenante che dà l'inizio al processo. Si tratta di un ovale molto tirato orizzontalmente o di rettangolo con i bordi arrotondati.indica l'inizio o la fine del diagramma di flusso.
  

  

• RETTANGOLO NORMALE: indica un'attività/un compito.
  

  

• ROMBO: indica un punto decisionale, un momento lungo il processo in cui va presa una decisione.
  

  

• PARALLELOGRAMMA: identifica gli input e gli output, cioè i materiali, le informazioni o i documenti che entrano o escono dal processo. Questo è essenziale per tracciare la provenienza e la destinazione dei dati o dei materiali.
  

  

• CILINDRO: identifica un database
  

  

• FRECCIA: utilizzate per indicare la direzione del flusso del processo, le frecce collegano i diversi simboli e mostrano la sequenza delle attività.
  

  

• CERCHIO: serve a collegare diverse parti di un diagramma perché indica la connessione ad un'altra pagina o ad un'altra parte della stessa pagina dove si trova lo stesso simbolo. Un diagramma di flusso può estendersi su più di una pagina per evitare che le linee si incrocino in modo confuso.
  

  

• RETTANGOLO CON BORDO INFERIORE ONDULATO: indica un documento
  

  

• PIU' RETTANGOLI CON BORDO INFERIORE ONDULATO: indicano un insieme di documenti
  

  

• QUESTA STRANA FORMA indica un tipo di input manuale
  

  

• QUESTO SIMBOLO indica che c'è bisogno di preparare qualcos'altro prima di poter procedere all'interno del diagramma di flusso
  

  

• IL TRIANGOLO ROVESCIATO indica che due entità si fondono in una sola, ad esempio due sottoprocessi si fondono in un unico processo
  

  

• IL RETTANGOLO CON DUE RIGHE VERTICALI indica che una serie di azioni sono state condensate in una routine perché svolgono un certo compito all'interno del processo. Le azioni potrebbero venire dettagliate in un altro processo.
  

  

• QUESTO SIMBOLO indica un ritardo all'interno del processo.
  

  

• QUEST'ALTRO SIMBOLO indica che dei dati all'interno del processo devono essere archiviati.
  

  

Per quanto riguarda i connettori, sono a forma di cerchio e qui sotto ne trovate una rappresentazione. Di solito sono etichettati con dei numeri se si riferiscono a parti di flusso che si trovano sullo stesso foglio e con lettere se fanno riferimento ad altri fogli.

I connettori possono essere

linea normale: è il tipo più comune di connettore, utilizzato per indicare un flusso lineare da un'attività o un processo all'altro;

freccia: utilizzata per indicare la direzione del flusso. Importante in diagrammi complessi dove il flusso non è intuitivamente chiaro;

linea punteggiata: può essere utilizzata per indicare un flusso secondario o opzionale, o per mostrare relazioni di backup;

connettori nominati: come accennato, nei diagrammi particolarmente complessi i connettori possono essere etichettati con lettere o numeri per indicare punti di connessione correlati su pagine o sezioni diverse del diagramma di flusso

Le regole da seguire per utilizzare bene i simboli nei diagrammi di flusso sono:

• evitare incroci per ridurre la complessità visiva e migliorare la leggibilità;

• mantenere un aspetto uniforme delle linee e dei connettori in tutto il diagramma per evitare confusione;

• assicurarsi che le frecce siano chiaramente visibili per indicare la direzione del flusso, soprattutto in diagrammi con flussi multipli o ciclici

La norma di riferimento per i simboli da utilizzare nei diagrammi di flusso è l'ISO 5807:1988 "Elaborazione delle informazioni. Simboli per documentazione e convenzioni applicabili ai dati, ai diagrammi di programmazione e di analisi, agli schemi di progetti di rete e delle risorse di sistema". Pur essendo una norma del 1985 (nella sua prima stesura in lingua inglese da parte dell'ISO) è sempre stata riconfermata, l'ultima volta nel 2019. La norma. Definisce i simboli standard da utilizzare per diversi tipi di attività, decisioni, flussi e terminali nel diagramma, stabilisce le convenzioni per linee di flusso e connettori, inclusi tipi, spessori e direzionalità e fornisce una guida su come annotare ed etichettare diversi elementi del diagramma per una migliore comprensione. Adottare la mISO 5807 contribuisce all'uniformità nei diagrammi di flusso, facilitando la comunicazione e la collaborazione tra dipartimenti e anche con partner esterni.

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)