SCRIVERE BENE UN'E-MAIL

L'e-mail è diventata, negli ultimi anni, il metodo preferito per comunicare dentro la la maggior parte delle organizzazioni.
Un'e-mail, infatti, è veloce, efficiente, facile da archiviare e facile da ricercare quando ne abbiamo bisogno.

I messaggi di posta elettronica sono, ormai, così comuni e informali che gli autori danno spesso troppe cose per scontato, dimenticando che un'e-mail può diventare un documento di importanza strategica o essere la base di transazioni commerciali.

Anche se di solito, dunque, scriviamo le nostre e-mail velocemente, proviamo a riflettere sul fatto che questi documenti non sono l'equivamente di una chiacchierata davanti alla macchinetta del caffé che lascia il tempo che trova. Le e-mail, infatti, possono essere conservate e consultate per lunghissimo tempo e possono estendersi ben di là dei loro destinatari originali, con una semplicissima azione di inoltro.
In ultimo, poi, le e-mail possono essere stampate su carta assumendo, così, piena dignità di supporto a qualsiasi pratica dell'organizzazione.

L'argomento dovrebbe interessare chiunque scriva messaggi di posta elettronica per lavoro perché, se ognuno di noi sa benissimo come gestire le e-mail personali, pochi sono davvero esperti su come scrivere messaggi più professionali.
Di seguito proveremo a dare qualche spunto che, speriamo, possa esservi utile.

Spiegate lo scopo della vostra e-mail in modo chiaro

L'oggetto di un'e-mail spesso viene trascurato, eppure è la prima cosa che visualizza un destinatario ed è ciò che lo predisporrà ad una lettura interessata o superficiale.

Se - ad esempio - vi state riferendo ad un evento particolare, specificate nell'oggetto tutti i riferimenti, includendo eventuali parole chiave che possano far capire immediatamente all'interlocutore di cosa avete scritto.
Ad esempio:

• nomi
• titoli
• date
• luoghi
• ecc.

Scrivete l'oggetto del vostro messaggio in modo che abbia ancora un senso se consultato dopo un anno o più tardi senza ricorrere ad oggetti quali: "incontro clienti" (quali? Quando?) o "progetto in corso " (e i riferimenti?)

Scrivete come se la vostra e-mail dovesse venire pubblicata

Il nostro consiglio, quando scriverete un testo, è quello di pensare che, con la semplice pressione di un tasto, quello scritto potrebbe essere distribuito a tutti i contatti della lista di distribuzione della persona alla quale voi l'avete indirizzato. Componete, quindi, il vostro messaggio come se potesse essere letto da tutti e pubblicato su un giornale locale perché, ormai, ben poco nel mondo degli affari rimane privato.

Le e-mail professionali dovrebbero essere tutte scritte in uno stile asciutto e ben comprensibile da tutti.
Evitate emoticon (le famose faccine sorridenti) e inviate i vostri messaggi da un indirizzo e-mail professionale.

Nel corpo del messaggio, raccontare ai destinatari quello che volete che facciano, chiedendo - ad esempio - un documento o una risposta entro una data specifica.
Se le azioni da fare sono tante e destinate a persone diverse, differenziate i messaggi e indirizzateli alle singole persone, includendo nel testo solamente la parte di loro competenza. Sarà più semplice, infatti, tenere traccia dei singoli avanzamenti e di eventuali problemi se manterremo la lista di distribuzione snella e il corpo dell'e-mail breve. In caso contrario, i destinatari potrebbero stufarsi di leggere prima di essere arrivati in fondo e potrebbero perdersi un'azione richiesta proprio a loro.

Cercate di ridurre la lunghezza del messaggio

Quando un'e-mail inizia ad accumulare una serie di risposte, la sua lunghezza cresce così tanto che aggiungervi intestazioni, messaggi del mittente riportati automaticamente nella risposta e firme automatiche ad ogni nuovo messaggio può rendere meno agevole la lettura.
Eliminate, dunque, tutto ciò che non serve (certe informazioni possono essere riportate solamente una volta all'inizio dello scambio di messaggi) e cercate di mantenere "snelli" i vostri messaggi di posta elettronica.

Ricordatevi, però, che includere una firma in calce (una volta sola) è fondamentale per tutte le e-mail di stampo professionale perché identifica chi siete e fornisce tutte le informazioni di contatto di cui si può avere bisogno.

Se l'e-mail è molto lunga, cercate di suddividerla in blocchi che abbiano un qualche senso e utilizzate intestazioni in grassetto per renderli più leggibili visivamente.
Si potrebbe anche evidenziare le informazioni chiave con un colore leggibile

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Attenzione alla lista di distribuzione!

Distribuire le vostre e-mail solamente a chi risulti direttamente coinvolto nel messaggio e, in copia, a coloro che vanno mantenuti informati.
Se, in questo scambio di messaggi con l'intera lista di distribuzione, aveste improvvisamente voglia di inviare un "botta e risposta" solamente ad una persona all'interno della lista di distribuzione, non dimenticate di rimuovere tutti gli altri destinatari indicati in "Cc" e in "Ccn" (o vi ritroverete a descrivere ciò che avete intenzione di fare durante il weekend a tutta la vostra lista di distribuzione e sarebbe piuttosto imbarazzante).

Attenzione anche a chi, invece di rispondere all'intera lista di distribuzione, risponde solamente a voi. Cliccando distrattamente su "rispondi", iniziereste una conversazione privata solo con questa persona, mentre tutto il resto della lista di distribuzione rimarrebbe all'oscuro di quello che vi state dicendo.

PER SAPERNE DI PIU':