CONCENTRASI PER UN TIME
MANAGEMENT MIGLIORE

Il business moderno è sinonimo di alta produttività: output di qualità, al ritmo più veloce possibile. Questo modo di lavorare può diventare opprimente e portare addirittura al burnout se non si dispone di una tecnica efficace per la gestione del tempo. Chi è più attento al proprio time management e cerca di sfruttare ogni strategia e strumento per diventare più produttivo forse conosce già questa strategia per aumentare la produttività e risparmiare un'enorme quantità di energia: il Focus Time, uno dei metodi più semplici per il time managerment ma estremamente efficace.

Iniziamo col dire che, in un'epoca come la nostra, scandita da continue distrazioni, è terribilmente facile spostare la nostra attenzione da ciò che dovremmo fare a ciò con cui siamo continuamente bombardati. Non è per niente insolito, infatti, cercare di portare a termine un lavoro e, contemporanemanete, leggere messaggi ed e-mail, rispondere al telefono o parlare con il collega della scrivania accanto. È davvero raro essere completamente coinvolti in ciò che si fa e questo, secondo un esperto di creazioni di nuove abitudini come James Clear, è un "lavoro a metà" perché la nostra testa lo svolge in maniera distratta.
Ma com'è possibile non distrarsi per lunghi periodi di tempo? Se pensiamo per un attimo a quando andavamo a scuola, probabilmente sarà capitato a molti di dover recuperare un bel po' di materiale che non si era studiato nei giorni precedenti e di aver cercato di farlo stando un'intera notte sui libri. Quanto è stato difficile stare seduti alla scrivania per ore? La maggioranza delle persone, dopo le prime due ore, non ha più la stessa energia per continuare ad avere livelli di produttività estremamente alti. I più bravi possono arrivare a tre, quattro ore ma, col passare del tempo, alla fine l'energia cala e ci si distrae sempre di più. Quante volte abbiamo desiderato che ci fosse un modo che ci permettesse di essere più produttivi e concentrati per ore?

Le sessioni di lavoro lunghe e ininterrotte sono estenuanti, spesso noiose e diventano rapidamente improduttive. Se, invece, come abbiamo visto in passato ci si concentra solo per intervalli brevi, chiaramente definiti, tutto diventa più facile.
Alla base del successo di questa tecnica c'è il senso di urgenza: se sappiamo di avere, ad esempio, solo trenta minuti per completare un'attività, ci concentriamo immediatamente su di essa, invece di pensare che abbiamo un'intera giornata davanti a noi.

Per riassumere brevemente come applicare questa semplice tecnica, ecco cosa bisogna fare:

• definire le attività da svolgere;
• dividere le attività in singoli passaggi;
• assegnare ogni passaggio a una sessione di lavoro di tipo Focus Time;
• impostare il timer e lavorare sull'attività specifica finché non termina la sessione temporale;
• fare una breve pausa e ricominciare

Tutto questo, però non basta perché, indipendentemente da dove e come ognuno di noi cada nella trappola del lavoro a metà, il risultato è sempre lo stesso: non siamo mai completamente impegnati nel compito da svolgere o lo siamo solamente per brevi periodi di tempo. Analizzando tutto questo dal punto di vista del time management, lavorare in questo modo richiede il doppio del tempo per ottenere la metà degli obiettivi.
Secondo Clear, il modo migliore per superare queste continue distrazioni e il ricorso al multitasking è bloccare sul calendario un periodo di tempo pianificato per concentrarsi solamente su un'attività specifica, eliminando tutto il resto, un po' come se si trattasse di una riunione alla quale non si può assolutamente dire di no. Il telefono resterà spento o in un'altra stanza, niente notifiche, email e porta dell'ufficio chiusa per non essere disturbati. Questa completa eliminazione delle distrazioni è l'unico modo valido per entrare nella fase di lavoro profondo auspicata da Cal Newport nel suo "Deep Work" che mira ed evitare sessioni di lavoro frammentate in cui si sta solo facendo un lavoro a metà.

Unendo i due metodi, Focus Time per mantenere alta l'energia ed evitare il multitasking e niente distrazioni, ci permetterà di essere decisamente più produttivi.

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