PROJECT MANAGEMENT - LA STRUTTURA
DI UN PROGETTO

Per costruire un sistema atto a gestire al meglio i progetti, occorre partire dall'identificazione del problema che è la fase in cui si identifica, si definisce ed,eventualmente, si giustifica la necessità di avviare un progetto per affrontare una certa problematica.
Un progetto può riguardare diversi ambiti come, ad esempio, lo sviluppo di nuovi prodotti, l'implementazione di nuovi processi o il miglioramento di ciò che risulta già esistente.

Il progetto va poi definito attraverso una fase che ne chiarisca lo scopo e il cui principale output sia una dichiarazione di intenti.

E arriviamo così alla fase di pianificazione il cui output dovrebbe essere un piano capace di delineare una serie di azioni necessarie per raggiungere un obiettivo. E' proprio la fase di pianificazione del progetto che determina come avviarlo ed eseguirlo per raggiungere gli obiettivi che ci si è posti.
La pianificazione può consistere in una semplice dichiarazione di un obiettivo di progetto o può essere un resoconto dettagliato delle procedure da seguire per completarlo.
Solitamente la pianificazione è composta da:

• obiettivi;
• definizione del progetto;
• organizzazione del team di progetto;
• definizione dei criteri del progetto (tempi, costi, qualità, ecc.);

La fase successiva è quella della vera e propria organizzazione del progetto che serve per specificare come integrare le funzioni del personale coinvolto nella sua realizzazione. Questa fase, solitamente, scorre parallelamente a quella della pianificazione.
Come sappiamo, un progetto necessita di una direzione (una vera e propria guida e una supervisione) e della capacità di interagire con i collaboratori in modo efficace. Un buon project manager lavorerà per portare al successo il progetto, gestendo i collaboratori in modo da assegnare loro attività adeguate all'obiettivo del progetto.
Come abbiamo detto molte volte, chi fa parte del team di progetto ha un rendimento migliore quando ha aspettative ben definite. I collaboratori hanno bisogno di sapere come il loro lavoro contribuisca al raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Essere a capo di un progetto richiede motivazione, una buona capacità di supervisione, e la predisposizione a delegare le competenze.

Nella fase di assegnazione delle risorse si allocano le risorse necessarie all'ottenimento degli obiettivi del progetto.
Le risorse possono essere rappresentate da denaro, persone, attrezzature, strumenti, servizi, informazioni e competenze e, di solito, sono sempre abbastanza scarse.

Dopo l'allocazione delle risorse abbiamo la definizione delle tempistiche del progetto.
Come sappiamo, la tempestività è l'essenza stessa della gestione di un progetto. Lo scopo principale della definizione delle tempistiche è quello di allocare le risorse in modo che gli obiettivi generali del progetto siano raggiunti entro un lasso di tempo ragionevole.
Spesso gli obiettivi di un progetto sono in conflitto tra loro a causa della loro stessa natura. Ad esempio, se riduciamo il tempo a nostra disposizione per il completamento di un progetto e cerchiamo di ridurre contemporanemanete anche i suoi costi, è estremamente probabile che la qualità finale ne risenta. Dato, però, che non ha alcun senso centrare un obiettivo a scapito di un altro, il progetto di definizione delle tempistiche è un problema decisionale che va a toccare diverse aree.
In generale, la definizione delle tempistiche prevede l'assegnazione di un certo periodo di tempo per lo svolgimento dei compiti specifici relativi al progetto. La scarsità delle risorse, il poco tempo a disposizione, il livello di urgenza, la qualità richiesta, le priorità, i vincoli tecnici e molti altri fattori complicano, ovviamente, l'intero processo. Per questi motivi, l'assegnazione di un periodo di tempo ben definito in cui svolgere un'attività non assicura necessariamente che l'attività venga eseguita in modo soddisfacente secondo la pianificazione eseguita. Di conseguenza, occorre esercitare un controllo attento e un monitoraggio continuo durante l'intero corso del progetto.

La fase che troviamo subito dopo è quella del reporting e consiste nel verificare se i risultati ottenuti siano o meno conformi ai nostri piani e alle specifiche di progetto.
Il monitoraggio e una reportistica puntuale sono i presupposti per un valido controllo del progetto. Un rapporto ben organizzato sullo stato di avanzamento del progetto aiuterà a identificare per tempo eventuali carenze nel rispetto delle tempistiche e ad individuare le necessarie azioni correttive.

La penultima fase è quella del controllo del progetto che richiede che vengano adottate le azioni opportune per correggere al più presto eventuali deviazioni rispetto alle prestazioni attese. Il controllo viene messo in opera attraverso le misurazioni, una costante valutazione e le eventuali azioni correttive.
La misurazione è il processo che determina il rapporto tra le prestazioni previste e quelle effettive. Le variabili da misurare e gli approcci devono essere chiaramente specificati durante la fase di definizione del progetto.
Il controllo del progetto comprende:

• il monitoraggio e l'attività di reporting;
• la fase di misurazione e la successiva valutazione;
• eventuali azioni correttive (revisione del piano, rinegoziazione, aggiornamento)

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

L'ultima fase è quella che porta alla conclusione del progetto.
La chiusura di un progetto è importante quanto il suo avvio e dovrebbe essere attuata rapidamente. Un progetto non dovrebbe mai trascinarsi al di là del tempo previsto per il suo completamento.
Le modalità di chiusura di un progetto dovrebbero essere definite durante la fase di progettazione. Un esempio di attività di chiusura potrebbe essere la presentazione di una relazione finale, l'avvio di nuove attrezzature o la firma di un ordine di rilascio. La conclusione di tale attività dovrebbe essere considerata come il completamento del progetto.
Possono anche essere adottate attività di follow-up per migliorare o estendere il risultato ottenuto.

PER SAPERNE DI PIU':