I MIGLIORAMENTI CHE SI POSSONO
APPORTARE IN UN AMBIENTE DI LAVORO

Iwao Kobayashi, autore del libro "20 Keys to Workplace Improvement" nel 1988 individuò e spiegò dettagliatamente quali sono i venti miglioramenti principali che è possibile apportare in molti ambienti di lavoro.

Ognuno di questi miglioramenti va apportato nell'ottica del miglioramento continuo e, insieme, possono costituire un utile spunto per chiunque voglia avviare un progetto di miglioramento ben strutturato.

Kobayashi dispose queste 20 tipologie di miglioramento in cerchio, in modo da mostrare le relazioni che esistono tra un miglioramento e l'altro e la loro influenza diretta su tre fattori importantissimi per la sopravvivenza di un'organizzazione:

• la qualità;
• i costi ;
• i tempi di consegna

Migliorando questi tre fattori, la nostra organizzazione può fronteggiare facilmente qualsiasi crisi e affrontare anche la concorrenza più agguerrita.

Vediamo, allora, quali sono i venti piccoli e grandi miglioramenti che ci porteranno ad avere un'influenza diretta sulla qualità dei nostri prodotti e dei nostri servizi, sui costi ai quali li proporremo ai nostri clienti e sulla velocità alla quale saremo in grado di consegnarli o erogarli.

Ci sono quattro miglioramenti che rimangono fuori dal cerchio.
Tre di loro:

• pulire e organizzare - significa mantenere l'ambiente in cui si lavora pulito e ordinato ed eliminare ogni possibile causa di disordine o disorganizzazione
• razionalizzare il sistema allineandolo con gli obiettivi che dovrà raggiungere - vuol dire avere una chiara indicazione dei diversi livelli gerarchici e una spiegazione dettagliata di come i macrobiettivi si scompongano in microbiettivi nei livelli più operativi dell'azienda. Gli sforzi di tutti devono convergere verso obiettivi comuni
• convincere ogni persona a lavorare in gruppo per coinvolgerla maggiormente nel progetto di miglioramento - significa che bisogna passare da una situazione in cui le persone non sono abituate e non hanno voglia di lavorare insieme ad una che preveda un ambiente capace di favorire la raccolta dei suggerimenti dei collaboratori per portarli a lavorare insieme e a centrare obiettivi personali e aziendali

devono essere attuati prima di tutto il resto, mentre il quarto:

• occuparsi della parte tecnologica - questo punto è fondamentale perché si dovrà, gradualmente, passare da una situazione in cui l'azienda non è minimamente interessata a monitorare i progressi tecnologici della concorrenza, ad una in cui si prende coscienza della propria realtà, fino ad arrivare ad essere sempre un passo avanti a tutti gli altri nell'evoluzione tecnologica

è il risultato dell'attuazione degli altri 19 miglioramenti, quindi va posizionato alla fine del nostro piano di implementazione.

I sedici miglioramenti rimanenti sono:

• ridurre il work-in-progress e, di conseguenza, scorte e magazzini - al livello più basso, le aziende considerano il WIP come un male necessario e non si preoccupano di ridurlo. Col tempo, salendo di livello, si faranno progetti pilota nelle diverse aree al fine di sensibilizzare l'intera organizzazione a capire che il work-in-progress deve essere abbattuto il più possibile
• organizzare eventuali cambi di formato il più velocemente possibile per aumentare la flessibilità dell'azienda - non bisogna pensare che un cambio di formato sia qualcosa di negativo e cercare di lavorare con lotti enormi per evitarlo il più possibile. E' opportuno, invece, cercare di ridurre al minimo le tempistiche necessarie ad un nuovo attrezzaggio
• migliorare la programmazione del lavoro - si deve passare da una cultura aziendale dove si considerano i ritardi come inveitabili ad una nuova cultura che arriva ad avere consegne "on time"
• far crescere i propri fornitori - i fornitori devono diventare dei collaboratori dell'azienda e migliorare insieme a lei, magari partendo proprio dall'applicazione di questi venti punti
• far diventare il miglioramento un vero e proprio stile di vita - la Qualità non deve essere qualcosa lasciato ai tecnici ma deve essere un compito di tutti all'interno dell'azienda. Vanno anche predisposti dei sistemi per verificarla in automatico ogni volta che sia possibile
• manutenere i dispositivi utilizzati per lavorare - bisogna far capire agli uomini che i dispositivi e i macchinari che hanno a disposizione devono essere mantenuti in buone condizioni, in modo che ognuno di loro possa spendersi per mantenerli puliti ed efficienti
• sviluppare i flussi di lavoro in modo che abbiano bisogno di minori controlli e monitoraggi possibile
• far crescere i lavoratori in modo che siano loro stessi a proporre eventuali miglioramenti - pensate a qualcosa di simile ad un "improvement corner"
• ripensare, al fine di migliorarle, le proprie metodologie
• controllare l'efficienza dei processi - si devono adottare tutte le strategie necessarie per migliorare l'efficienza dei processi (determinare tempistiche standard e provare a ridurle, dividere i prodotti i famiglie, ecc.)
• utilizzare al meglio le informazioni - le informazioni sono importanti se vogliamo davvero migliorare. Assicuratevi di raccogliere e di gestire in modo efficiente tutte quelle che vi servono
• impegnarsi nel risparmiare energia e materiali, eventualmente lanciando una campagna di sensibilizzazione
• controllare attentamente come viene sprecato il tempo al fine di migliorarne l'utilizzo
• eliminare gli sprechi;
• fare una formazione continua e interfunzionale in modo che le competenze siano più ampie e le persone possano facilmente sostituirsi una con l'altra
• aumentare le connessioni tra le diverse postazioni di lavoro in modo che, progressivamente, il lavoro tra i diversi dipartimenti si integri sempre di più

Kobayashi divise, poi, ognuna di queste tipologie di miglioramento in cinque livelli e impostò alcuni criteri affinché un'organizzazione potesse salire da un livello all'altro.

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Il primo passo per applicare la metodologia consiste nello specificare il livello in cui si trova l'azienda e quello al quale tende per poter iniziare a lavorare sul miglioramento richiesto e spostarsi dallo stato attuale a quello desiderato.
Una volta che si è capito in quale situazione ci si trova, Kobayashi propone alle organizzazioni di raggiungere il proprio obiettivo gradulamente perché puntare subito alla cima (l'eccellenza) non è quasi mai garanzia di successo nei processi di cambiamento.

PER SAPERNE DI PIU':