Definizione e controllo del progetto
Impariamo a gestire i due elementi fondamentali che governano un progetto: la sua definizione e il controllo costante
Nell'organizzare un progetto occorre, prima di tutto, gestire le due componenti principali che lo caratterizzano:
- la definizione
- il controllo
Senza prestare la dovuta attenzione a questi due elementi non sarà facile, infatti, centrare il risultato desiderato rispettando budget e tempistiche previsti per il progetto.
Gli elementi che definiscono un progetto
Gli elementi che contribuiscono a definire un progetto sono quattro:
- lo scopo - cosa ci aspettiamo dal nostro progetto? Perché lo stiamo portando avanti? A quali conclusioni pensiamo di arrivare e quali soluzioni ai nostri problemi dovremmo ottenere?
- le singole attività - in quante parti può essere spezzettato un progetto? Quali sono queste attività e per quanto tempo durano?
Scomporre un progetto nelle sue parti essenziali è fondamentale per non vederlo come una cosa enorme e di difficile gestione. Una singola attività è più semplice da portare a termine rispetto ad un intero progetto e procedere per gradi è il metodo migliore per svolgere tutte le attività richieste - le tempistiche - qual è la data finale prevista per il completamento del progetto? Avendo quella data bene in mente, come possiamo organizzarci per svolgere, entro i tempi previsti, tutte le altre attività del progetto?
Stimare e stabilire subito i tempi necessari per l'espletamento di ogni singola attività è il modo migliore per essere certi di rispettare la scadenza finale - il budget - quanto costerà il progetto? Quali sono le spese che dovremo affrontare per portare a termine il progetto? Il budget stimato è realistico?
Elementi che controllano un progetto
Gli elementi che contribuiscono ad esercitare un controllo sul progetto sono cinque:
- il team - avendo ben chiaro lo scopo del progetto e come si articola, saremo in grado di definire il team che se ne occuperà e che sarà, molto probabilmente, interdisciplinare dato che per molti progetti è fondamentale avere una visione sfaccettata di eventuali problemi che potrebbero insorgere
- il coordinamento - per la loro stessa natura, i progetti hanno bisogno di una gestione ferma perché spesso occorre coordinare al meglio persone che hanno esigenze differenti e fare in modo che questi sforzi comuni siano tutti indirizzati nella giusta direzione
- il monitoraggio - riuscirete a rispettare le tempistiche e il budget previsti per il progetto solo se sarete in grado di individuare sul nascere eventuali problemi per correggerli immediatamente anche grazie a strumenti come diagrammi di flusso con cui tenere sotto controllo il tuo progetto, creabili in maniera semplice grazie a Canva.
E' fondamentale, dunque, stabilire e tracciare periodicamente gli indicatori necessari ad avere sempre il polso della situazione - l'azione - per gestire bene un progetto è necessario agire immediatamente ogni volta che ce ne fosse il bisogno. Prima interverrete e prima riuscirete a risolvere il problema senza creare troppe conseguenze negative
- il completamento - mantenete alta l'attenzione fino al termine del progetto perché potreste rischiare di arrivare in ritardo anche quando il lavoro è stato completato al 99%.
Non rilassatevi fino alla fine e monitorate il lavoro fino al suo completamento. Al termine, il lavoro non sarà ancora finito perché dovrete assicurarvi di aver scritto tutti i report necessari a mantenere memoria di ciò che avete fatto