DEFINIZIONE E CONTROLLO DEL PROGETTO

Nell'organizzare un progetto occorre, prima di tutto, gestire le due componenti principali che lo caratterizzano:

• la definizione
• il controllo

senza prestare la dovuta attenzione a questi due elementi non sarà facile, infatti, centrare il risultato desiderato rispettando budget e tempistiche previsti per il progetto.

Gli elementi che definiscono un progetto

Gli elementi che contribuiscono a definire un progetto sono quattro:

• lo scopo - cosa ci aspettiamo dal nostro progetto? Perché lo stiamo portando avanti? A quali conclusioni pensiamo di arrivare e quali soluzioni ai nostri problemi dovremmo ottenere?
• le singole attività - in quante parti può essere spezzettato un progetto? Quali sono queste attività e per quanto tempo durano?
  Scomporre un progetto nelle sue parti essenziali è fondamentale per non vederlo come una cosa enorme e di difficile gestione. Una singola attività è più semplice da portare a termine rispetto ad un intero progetto e procedere per gradi è il metodo migliore per svolgere tutte le attività richieste
• le tempistiche - qual è la data finale prevista per il completamenbto del progetto? Avendo quella data bene in mente, come possiamo organizzarci per svolgere, entro i tempi previsti, tutte le altre attività del progetto?
  Stimare e stabilire subito i tempi necessari per l'espletamento di ogni singola attività è il modo migliore per essere certi di rispettare la scadenza finale
• il budget - quanto costerà il progetto? Quali sono le spese che dovremo affrontare per portare a termine il progetto? Il budget stimato è realistico?

Elementi che controllano un progetto

Gli elementi che contribuiscono ad esercitare un controllo sul progetto sono cinque:

• il team - avendo ben chiaro lo scopo del progetto e come si articola, saremo in grado di definire il team che se ne occuperà e che sarà, molto probabilmente, interdisciplinare dato che per molti progetti è fondamentale avere una visione sfaccettata di eventuali problemi che potrebbero insorgere
• il coordinamento - per la loro stessa natura, i progetti hanno bisogno di una gestione ferma perché spesso occorre coordinare al meglio persone che hanno esigenze differenti e fare in modo che questi sforzi comuni siano tutti indirizzati nella giusta direzione
• il monitoraggio - riuscirete a rispettare le tempistiche e il budget previsti per il progetto solo se sarete in grado di individuare sul nascere eventuali problemi per correggerli immediatamente.
  E' fondamentale, dunque, stabilire e tracciare periodicamente gli indicatori necessari ad avere sempre il polso della situazione
• l'azione - per gestire bene un progetto è necessario agire immediatamente ogni volta che ce ne fosse il bisogno. Prima interverrete e prima riuscirete a risolvere il problema senza creare troppe conseguenze negative

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• il completamento - mantenete alta l'attenzione fino al termine del progetto perché potreste rischiare di arrivare in ritardo anche quando il lavoro è stato completato al 99%.
  Non rilassatevi fino alla fine e monitorate il lavoro fino al suo completamento. Al termine, il lavoro non sarà ancora finito perché dovrete assicurarvi di aver scritto tutti i report necessari a mantenere memoria di ciò che avete fatto

PER SAPERNE DI PIU':