AFFRONTARE UN MINI PROGETTO

Articolo di Staff di QualitiAmo

Per i progetti poco complessi l'intero lavoro di project management può essere notevolmente semplificato ma nessuno degli step previsti va trascurato perché:

• pianificazione
• team building
• definizione dei processi principali per svolgere il lavoro
• chiusura del progetto

sono tutte cose necessarie affinché un progetto venga portato avanti nel modo migliore.

Pianificare

I progetti piccoli e di breve respiro sono simili nella loro gestione ai progetti più complessi e, dunque, una maniera corretta di procedere è quella di utilizzare i moduli che già usate per gestire la pianificazione di progetti complessi magari semplificandoli ed eliminado tutte le informazioni che non sarebbero utili per lavorare su un progetto semplice.

Anche un progetto piccolo, inoltre, ha bisogno di uno sponsor e del coinvolgimento di tutti gli stakeholder nella fase di pianificazione.

Mettere insieme la squadra

Per un progetto piccolo sarà difficile avere una squadra di persone che ci lavori sopra a tempo pieno e, dunque, potrebbe essere complicato ottenere che i colleghi impegnati in altro siano disposti a garantire l'adempimento delle attività di progetto ad essi assegnate.

Cercate di capire quale parte del progetto interessa maggiormente alle singole persone e quale aspetto abbiano più a cuore, in modo da costruire un buon team che possa garantire lo svolgimento del progetto nelle tempistiche previste.

Ricordate che anche in progetti piccoli è molto importante riconoscere chi ha svolto un buon lavoro, ringraziandolo ufficialmente e, quando possibile, dando una piccola gratifica.

Definire i processi

I processi alla base della gestione di un progetto semplice possono essere sicuramente razionalizzati ma non eliminati del tutto. La gestione delle modifiche, ad esempio, può essere ridotta all'osso ma deve esistere un processo che la razionalizzi.

La cosa, però, che risulta assolutamente fondamentale nella gestione dei piccoli progetti è assicurare che ci sia qualcuno che abbia la necessaria autorità per dire "sì" e "no" ogni volta che occorre.

In ultimo, arriviamo alla comunicazione che può certamente essere minima in un progetto piccolino ma che va gestita almeno settimanalmente per aggiornare tutte le parti interessate in merito ai progressi fatti. La stessa cosa vale per le riunioni di progetto.

Chiudere il progetto

I piccoli progetti, solitamente, sono semplici da chiudere perché i requisiti da centrare sono ben definiti e verificare che siano stati soddisfatti non è complicato.
Il modo migliore per procedere è quello di fare una riunione con tutte le parti interessate per assicurarsi che siano soddisfatte e anche per trarre dal lavoro svolto eventuali lezioni per il futuro.

Archiviare il materiale del progetto in modo che possa essere reperito facilmente e utilizzato in futuro per progetti simili è la conclusione ideale di tutto il lavoro di project management.

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