IL PUNTO 8.5.4 della ISO 9001:2015 -
PRESERVAZIONE

(Prima parte - Punto 8.5.1 della ISO 9001:2015)

(Seconda parte - Punto 8.5.2 della ISO 9001:2015)

(Terza parte - Punto 8.5.3 della ISO 9001:2015)

Il requisito relativo alla preservazione di un prodotto o di un servizio che corrisponde al punto 8.5.4 della ISO 9001:2015 è molto breve ma non va sottovalutato perché riguarda il modo in cui un'organizzazione garantisce l'output della sua produzione, ovvero come un'azienda dovrebbe garantire che i prodotti non vengano danneggiati durante la produzione o altre attività, in modo da assicurare che soddisfino tutti i requisiti identificati in precedenza, arrivando al cliente finale integri e perfettamente funzionanti. Questo può valere anche per i servizi, naturalmente, che potrebbero essere erogati al cliente non completi o corrotti in qualche modo.
Attenzione! Non è sufficiente pensare a questo requisito relativo alla preservazione solo alla fine del processo produttivo perché è necessario integrarlo in diverse aree del sistema qualità. Il processo di preservazione, infatti, deve includere l'imballaggio, lo stoccaggio e tutte le fasi di movimentazione del prodotto e deve cambiare a seconda di ciò che va protetto.

La prima cosa a cui pensare, come abbiamo già visto, è l'identificazione perché identificare chiaramente un prodotto o un servizio durante tutto il processo è importante per sapere cosa si sta facendo esattamente e garantire che l'articolo rimanga quello corretto durante l'intero processo. E' fondamentale creare un modo per identificare chiaramente i prodotti in fase di produzione dall'inizio alla fine, soprattutto se sono coinvolti sottoassiemi e il prodotto si evolve nel corso del processo.

Tutta la gestione del prodotto è estremamente importante perché è necessario considerare come maneggiarlo e spostarlo durante ogni attività per garantire che non vi sia alcun rischio di danneggiarlo. La movimentazione di un prodotto può avvenire in diversi modi, a seconda del pericolo che si sta cercando di prevenire. In alcuni casi, saranno sufficienti avvisi sull'imballaggio dell'articolo, in casi particolari saranno invece necessarie ulteriori indicazioni o contenitori e attrezzature speciali, ad esempio per la movimentazione di materiali pericolosi. Prestate particolare attenzione alla protezione dei materiali fragili e alla possibile contaminazione dei materiali di settori particolari come quello farmaceutico, l'ambito dei semiconduttori, quello dei sistemi spaziali, il settore della biotecnologia, ecc.

Per quanto riguarda i l confezionamento, una confezione deve imballare correttamente il prodotto per garantire che raggiunga il cliente finale perfettamente in ordine. Il tipo di imballaggio, la quantità, la forma, le caratteristiche e molto altro sono tutti fattori da prendere in considerazione. La confezione protegge gli articoli dai danni, da un'eventuale contaminazione e dal deterioramento. Ci sono due tipologie fondamentali di imballaggio: l'imballaggio primario che designa lo strato di imballaggio a contatto con l'articolo e quello secondario che consiste nell'imballaggio a diretto contatto con l'ambiente esterno. È fondamentale che l'imballaggio primario mantenga l'articolo assolutamente isolato dal suo ambiente e che la sua progettazione sia regolata dai requisiti del punto 8.3 della ISO 9001:2015 "Progettazione e sviluppo di prodotti e servizi".
I processi di imballaggio dovrebbero essere pensati per proteggere un articolo da danni e deterioramento nelle condizioni che possono essere previste durante il suo immagazzinamento e trasporto. Per gli articoli che iniziano a deteriorarsi in caso di rottura del sigillo di imballaggio, la responsabilità del fornitore va oltre la consegna del prodotto perché, in questi casi, è necessario apporre apposite etichette sui contenitori per avvertire il consumatore dei rischi.
Eventuali istruzioni di imballaggio non devono solo prevedere la protezione del prodotto ma anche l'elenco dei documenti di accompagnamento come eventuali istruzioni per il montaggio e l'installazione del prodotto, certificati di conformità, la garanzia, ecc. Ricordate che eventuali errori in questa sede sono errori che il cliente vede non appena gli arriva il prodotto; q uesto processo necessita di un attento controllo perché è vitale per l'immagine dell'organizzazione. Fate attenzione al fatto che i pacchi per l'esportazione possono richiedere contrassegni diversi rispetto a quelli per il mercato interno e che per alcuni paesi potrebbe essere necessario rispettare leggi particolari. A meno che il vostro cliente non vi abbia presentato requisiti di etichettatura particolari, le etichette dovrebbero essere applicate sia sull'imballaggio primario che su quello secondario, nonché sul prodotto stesso e dovrebbero anche essere fatte con materiali in grado di sopravvivere alle condizioni di stoccaggio e trasporto.

Per quanto riguarda il trasporto del prodotto tra le sedi dell'organizzazione o direttamente al cliente, i requisiti vanno determinati in una fase iniziale della produzione perché le disposizioni possono variare a seconda delle dimensioni del prodotto, del peso, della gestione della sicurezza, della velocità con cui deve essere fatta la consegna, del costo pagato per il trasporto, delle destinazioni, dell'eventuale gestione della dogana e di tanti altri fattori. Potrebbero essere necessari impianti speciali, contenitori e attrezzature per la movimentazione o potrebbe essere necessario un piano logistico per elaborare nel dettaglio come verrà spostato il prodotto da A a B. I vettori scelti sono fornitori esterni e devono essere soggetti agli stessi requisiti del punto 8.4 "Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall'esterno". Nella scelta del mezzo di trasporto più idoneo dovrebbe essere effettuata una valutazione del rischio per soppesare vantaggi e svantaggi delle diverse modalità.

In ultimo, è importante la conservazione perché il modo in cui conservate il vostro prodotto è davvero importante e fattori come un ambiente refrigerato, asciutto, a temperatura costante o privo di polvere possono essere estremamente importanti da tenere in considerazione. In alcuni casi, la conservazione è necessaria solo quando l'oggetto lascia l'ambiente controllato (ad esempio per ciò che riguarda il cibo, i prodotti chimici ed elettronici, ecc.). La determinazione dei requisiti di conservazione inizia durante la fase di progettazione o di pianificazione delle attività produttive, valutando i rischi per la qualità dell'output durante la produzione e l'erogazione del servizio. I processi di conservazione dovrebbero essere progettati per prolungare la vita del bene, inibendo l'effetto degli elementi naturali e del contatto umano.
Se le condizioni di conservazione sul posto di lavoro possono essere misurate, quelle al di fuori del luogo di lavoro possono solo essere previste. Dopo aver individuato un rischio per la qualità dell'output, potrebbe essere necessario preparare istruzioni dettagliate per la movimentazione, l'immagazzinamento, l'imballaggio, la conservazione e la consegna di particolari articoli. Ricordate che ci sono casi in cui occorre procedere con la segregazione del prodotto come, ad esempio, per i materiali tossici, quelli infiammabili, gli esplosivi, ecc. e che la segregazione non si limita solo al prodotto ma anche ai contenitori e agli strumenti utilizzati per la gestione del prodotto.
Anche le materie prime, i materiali in lavorazione, il prodotto ispezionato, il prodotto non conforme e il prodotto pronto per la spedizione devono essere identificati con il loro stato e protetti da qualsiasi alterazione involontaria.

Nonostante la brevità del requisito normativo, come abbiamo visto, ci sono molte cose a cui pensare e la responsabilità di prendersi il tempo necessario per identificare tutte queste cose spetta alla vostra organizzazione. Per adempiere ai requisiti, dovrebbe essere adottato un approccio basato sul rischio con una mitigazione proporzionata ai diversi rischi e gestita sotto forma di processi, procedure e controlli appropriati in tutte le fasi della lavorazione. Eventuali danni possono verificarsi durante i processi di realizzazione del prodotto, nel trasporto, una volta stoccato il prodotto, ecc. Si può trattare di un deterioramento dovuto al tempo, a fattori meccanici quali movimenti, vibrazioni, urti o abrasioni, a una pulizia non accurata che non garantisce l'assenza di polvere e di particelle, a fattori ambientali quali corrosione, variazioni di temperatura, scariche elettrostatiche, ecc. Anche i fattori umani possono creare problemi, ad esempio se si maneggia il prodotto senza la cura necessaria o in un modo improprio.
A livello operativo occorre:

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• identificare i prodotti che devono essere conservati o le aree che devono essere controllate;
• identificare le responsabilità e le autorità;
• determinare la formazione e le qualifiche necessarie al personale che esegue la movimentazione dei prodotti;
• descrivere le attività necessarie per preservare il prodotto;
• creare la documentazione necessaria per supportare tali requisiti;
• definire i requisiti per le registrazioni e le prove che costituiscono le attività di conservazione

Se implementato correttamente, il punto 8.5.4 della ISO 9001.2015 dovrebbe comportare i seguenti vantaggi per un'organizzazione:

• la certezza che i prodotti e le materie prime non vengano persi o danneggiati prima di essere spediti;
• la riduzione delle ispezioni o delle riparazioni non pianificate legate ai possibili danni che potrebbero subire i prodotti non adeguatamente protetti;
• un controllo rigoroso sulla durata di conservazione in modo che non vengano utilizzati prodotti o sostanze chimiche scaduti;
• livelli più elevati di soddisfazione del cliente quando i clienti riceveranno prodotti puliti, incontaminati e privi di danni da movimentazione non corretta;
• una riduzione di eventuali rilavorazioni dei servizi prima della loro erogazione

PER SAPERNE DI PIU':