PUNTO 8.5.2 della ISO 9001:2015 -
IDENTIFICAZIONE E RINTRACCIABILITA':
ESEMPI PRATICI PER CAPIRE COME
PROCEDERE OPERATIVAMENTE

(Prima parte - Punto 8.5.1 della ISO 9001:2015)

Dopo aver esaminato il punto 8.5.1 della ISO 9001:2015 "Controllo della produzione e dell'erogazione dei servizi" nella prima parte di questo articolo, vediamo cosa richiede la norma per ciò che riguarda il punto 8.5.2 "Identificazione e rintracciabilità".
Chi conosce e ricorda lo stesso requisito nella versione precedente della ISO 9001, quella del 2008, vedrà che non è cambiato quasi nulla; l'unica differenza consiste nel fatto che la ISO 9001:2015 non parla più di identificazione dei "prodotti" ma degli "output" che comprendono, quindi, anche i prodotti intermedi del processo e i servizi. Con questo punto lo standard richiede alle organizzazioni di utilizzare mezzi adeguati per identificare gli output prodotti, anche rispetto ai requisiti di monitoraggio e misurazione. Quando, poi, la rintracciabilità è un requisito, occorre anche conservare le informazioni documentate (registrazioni) necessarie per consentire che possa avvenire la rintracciabilità al livello richiesto.
Si tratta di un paragrafo molto breve ma che ha grandi implicazioni perché, in sostanza, richiede che ci si assicuri che il prodotto sia sempre correttamente identificato e che si tenga traccia di questa identificazione al livello richiesto. Ricordate che molti dei problemi che si hanno con i clienti nascono proprio da una non corretta identificazione dei materiali o dei prodotti.

Analizzando i requisiti di questo punto della ISO 9001:2015, possiamo vedere che - operativamente - possono essere suddivisi e affrontati in tre parti e momenti diversi:

• identificazione dei materiali - la ISO 9001:2015 richiede che nell'ambiente di produzione vengano identificati i prodotti ricevuti (materie prime, componenti, sottoassiemi, ecc.), i prodotti che stanno subendo una lavorazione, i materiali e i prodotti stoccati e quelli pronti per la spedizione.
  La norma, come sempre, non prescrive come procedere per l'identificazione, quindi l'azienda può utilizzare qualsiasi mezzo che reputi appropriato come - ad esempio - la timbratura fisica, l'incisione a stampa sul prodotto stesso, gli ordini di lavoro che accompagnano il prodottto, l'etichettatura del prodotto con etichette stampate o scritte a mano, i codici a barre, le etichette elettroniche, l'apposizione di cartellini, l'uso di codici colore, l'utilizzo di un'apposita segnaletica, gli indicatori visuali, la segregazione delle parti, le aree di stoccaggio ben individuate, ecc.
  La cosa importante da capire è che l'identificazione non si applica solo al prodotto finito ma anche al work in process (WIP) e a qualsiasi merce o materia prima ricevute. Poiché, come vedremo immediatamente dopo, lo standard richiede anche che l'identificazione includa lo stato rispetto ai requisiti di monitoraggio e misurazione (cioè rispetto allo stato dei controlli), possiamo ragionevolmente estrapolare che il requisito va applicato ai prodotti conformi ma anche a quelli non conformi.
  Come potete vedere, l'identificazione in sé non è un requisito particolarmente complesso da gestire ma può diventarlo in quelle realtà in cui i prodotti assomigliano molto agli strumenti utilizzati o ad altri oggetti in uso. Nell'industria dei metalli, ad esempio, ci sono spesso parti finite che assomigliano agli strumenti usati per l'installazione o alle maschere che sono state utilizzate per la realizzazione del prodotto. In questi casi, bisogna fare un ulteriore passo avanti e assicurarsi di identificare il prodotto in un modo che non possa essere confuso con gli altri articoli e questo spesso significa identificare anche questi altri oggetti, anche se lo standard non lo richiede;
• identificazione della fase del processo - I materiali che si trovano nei reparti produttivi non devono essere identificati solamente in quanto tali ma anche rispetto alla lavorazione che hanno appena subito e a quella che verrà subito dopo. La ISO 9001 richiede di rendere ben chiaro se il prodotto o il servizio debbano essere misurati o monitorati in qualche modo e quali siano i risultati di questi processi.
  L'identificazione della fase del processo in cui si trova il materiale può essere relativamente semplice negli ambienti di produzione completamente automatizzati o dove esistono le celle produttive perché l'ubicazione fisica indica esattamente in quale punto del processo ci si trova. In tutti gli altri casi, occorreranno altri metodi per identificare le fasi della produzione manualmente, tramite informazioni documentate o per mezzo di sistemi elettronici. Anche in questo caso la ISO 9001 lascia piena libertà alle organizzazioni. Si possono indicare i risultati di un'ispezione sull'ordine di lavoro che accompagna il prodotto, si può richiedere al cliente che firmi quando gli viene erogato il servizio, si possono mettere i prodotti in appositi contenitori o in apposite locazioni fisiche che indichino in quale stato di controllo si trova il prodotto, ecc.
• rintracciabilità - questa terza parte dei requisiti contenuti nel punto 8.5.2 della ISO 9001:2015 riguarda la ritracciabilità che è spesso motivo di confusione per molte aziende. La tracciabilità consiste nella capacità di risalire alla storia, all’applicazione e all’ubicazione di ciò che si sta considerando. Partiamo col dire che lo standard riconosce che questo requisito potrebbe non essere applicabile nella vostra azienda e che, quindi, la parte "ritracciabilità"è facoltativa, mentre la parte "identificazione" non lo è. Laddove la tracciabilità sia un requisito, la vostra organizzazione dovrà controllare e registrare l'identità univoca del prodotto o del suo lotto durante tutto il processo di produzione e dovrà conservare tutte le informazioni documentate relative.
  Il livello di rintracciabilità che un'organizzazione deve applicare a un determinato prodotto o servizio può essere estremamente diverso da un'azienda all'altra perché può essere legato a particolari requisiti normativi, come nell'industria aerospaziale o farmaceutica, agli standard del settore, come nel settore dell'automotive, ai requisiti dei clienti oppure, ancora, può essere definito dall'organizzazione stessa in base alla natura del prodotto o del servizio fornito. In quest'ultimo caso, andrebbero fatte tutte le opportune considerazioni di tipo economico, tenendo conto del potenziale costo aggiuntivo dell'implementazione di livelli molto elevati di ritracciabilità e delle potenziali conseguenze di un guasto e delle successive azioni richieste come il ritiro dell'intero lotto di un prodotto.
  Come abbiamo accennato, il livello di ritracciabilità può variare, ad esempio potrebbe non essere necessario ritracciare solamente il lotto ma anche le materie prime utilizzate per realizzare il prodotto finale e persino l'attrezzatura di prova utilizzata per approvare il prodotto e le persone che lo hanno fabbricato. A seconda del livello di tracciabilità richiesto, possono essere impiegati vari metodi, dalla timbratura/codifica a barre univoca dei singoli componenti, all'identificazione dell'intero lotto combinata con informazioni documentate raccolte manualmente o elettronicamente dai fornitori, ecc.
  Le informazioni sulla tracciabilità (registrazioni) dovrebbero essere successivamente archiviate e recuperabili: si può trattare di numeri identificativi come i numeri di lotto o, per un servizio, delle informazioni relative a chi ha lavorato su una certa parte del servizio, in quale data, dove, ecc.
  In ultimo per quelle organizzazioni che si avvalgono del contributo umano per la rintracciabilità, bisogna prestare grande attenzione al punto 7.3 della ISO 9001:2015 "Consapevolezza" perché, senza un'attenta istruzione e formazione, le attività di tracciabilità possono essere erroneamente interpretate dal personale come prive di valore aggiunto e, di conseguenza i passaggi fondamentali essere interrotti senza evidenti conseguenze immediate. Occorre, quindi, garantire che sia stata fatta un'adeguata sensibilizzazione e formazione e monitorare attentamente l'attuazione del processo di ritracciabilità. Ove possibile, dovrebbe essere adottato anche un approccio basato sul rischio per ridurre il più possibile il livello di interazione umana

Se implementato correttamente, il punto 8.5.2 dovrebbe comportare i seguenti vantaggi tangibili per la vostra azienda:

• i problemi di qualità dovuti alla commistione di parti o di lotti dovrebbero essere eliminati, poiché tutto sarà facilmente individuabile;
• non lavorerete accidentalmente i prodotti sbagliati;
• avrete registrazioni eccellenti di ciò che è stato spedito nel dettaglio e questo vi permetterà - in caso di problemi che dovessero insorgere in seguito - di poter risalire senza problemi alle registrazioni di produzione;
• le parti buone verranno identificate in modo diverso dalle parti difettose, riducendo la probabilità di spedizione accidentale del prodotto difettoso;
• la vostra azienda sarà più organizzata e ridurrà gli errori dovuti alla confusione

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(Terza parte - Punto 8.5.3 della ISO 9001:2015)

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