IL PROCESSO DI REPORTING

 

Cosa si intende esattamente per "attività di reporting"? Possiamo individuare due definizioni. Vediamole insieme:

• **in senso lato**: attività di raccolta, selezione, elaborazione, formalizzazione e comunicazione delle informazioni
• **in senso stretto**: attività integrative di verifica, raccolta, trattamento e comunicazione dei dati a partire dai processi "formalizzati":
  • valutazione di ulteriori fonti informative
  • verifiche sull'accuratezza dei dati
  • selezione delle variabili chiave

La selettività delle variabili da considerare si fa in base alle caratteristiche delle informazioni (natura-tempi-modi) rispetto al processo decisionale mentre la gerarchia si stabilisce in base ai livelli di sintesi/analisi delle informazioni rilevanti.

La "tempestività" di un report decide:

• la frequenza (periodicità con cui i report sono preparati)
• la dimensione di analisi (tempo coperto dai report)
• il "ritardo" (tempo di aggiornamento e tempo di risposta del sistema)

L'"accuratezza" del rapporto si basa, invece, su:

• dati oggettivi (precisione in rapporto ai principi definiti per la rilevazione delle informazioni)
• dati stimati (precisione ad un certo grado di approssimazione dalla realtà)
• dati congetturati (coerenza con le ipotesi di astrazione dalla realtà e "correttezza" delle ipotesi stesse)

Proviamo ora ad esaminare un caso reale di reporting, quello di **tipo economico-finanziario**. In questo caso saranno due i filoni da considerare:

• **quello dei rapporti economici:** conto economico a costi e ricavi integrali, conto economico a costi e ricavi del venduto, conto economico marginalistico, analisi dell'efficienza produttiva, analisi delle leve reddituali, ecc.
• **quello dei rapporti finanziari:** stato patrimoniale finanziario, stato patrimoniale di pertinenza gestionale, analisi dei flussi di cassa, analisi della leva finanziaria, ecc.

La scelta degli obiettivi informativi

Caliamo il nostro esempio nella realtà e immaginiamo di dover indirizzare il report all'**area Commerciale-Vendite**.

I nostri obiettivi nel report saranno dunque:

• volumi di vendita (statistiche di vendita, varianza fatturato, quota di mercato)
• margini di contribuzione
• servizio ai clienti (spedizioni in ritardo, ordini annullati, resi su vendite)
• situazioni di rischio (scorte di magazzino, svalutazione di magazzino, crediti in contenzioso, svalutazione crediti
• sviluppo attività (situazioni clienti - attivi, nuovi e persi, ordini in portafoglio)

mentre la scelta delle variabili chiave di controllo, dei destinatari del rapporto e della sua frequenza sarà in rapporto agli obiettivi informativi stabiliti.

Il livello di analisi potrà essere:

• globale
• per linea di prodotto
• per prodotto
• per canale di vendita
• per area di vendita
• per cliente

Quali report preparate solitamente nel vostro lavoro di professionisti della Qualità? Quali variabili considerate? Ce lo raccontate sul forum?