TIME MANAGEMENT: COME SI MISURA
IL TEMPO IN PRODUZIONE

Su QualitiAmo parliamo spesso di time management perché crediamo che sia alla base non solo di una buona crescita personale e professionale ma anche perché la gestione del tempo è fondamentale in un'ottica di qualità e di miglioramento. Ad esempio, vi siete mai soffermati a domandarvi quanto sia importante il time management nella produzione?
Le dimensioni temporali di un prodotto stanno diventando una componente sempre più importante nella valutazione del vantaggio strategico di un'organizzazione perché, come sappiamo, spesso la concorrenza non permette più tempi di consegna tradizionalmente lunghi e livelli di inventario elevati. Se, dunque, il tasso medio della domanda dei clienti è, oltre che del prezzo di mercato, anche in funzione del tempo di consegna garantito, l'obiettivo dell'impresa sarà massimizzare i profitti selezionando un tempo di consegna garantito ottimale. Da qui l'attenzione dell'impresa moderna alla gestione del tempo.
E' anche bene sapere che nei sistemi di produzione intermittenti, come - ad esempio - le officine meccaniche, i tempi di produzione sono spesso lunghi e variabili ma solo il 10% circa è dovuto al tempo di elaborazione effettivo. Questo rappresenta una grande difficoltà nella pianificazione della produzione.

Dunque...che cos'è esattamente il takt time e in cosa si differenzia dal tempo del ciclo ("cycle time") e dal "lead time"?
Si tratta di semplici concetti di misurazione del tempo che, nel loro insieme, interagiscono per aiutarvi a valutare e a monitorare l'efficienza con cui la vostra organizzazione spende il proprio tempo su un particolare progetto o attività in un'ottica di miglioramento, di aumento della soddisfazione del cliente e, in definitiva, di profitti più elevati. E come sa qualsiasi professionista della qualità (e non solo), i profitti e l'aumento della produttività sono un buon argomento per convincere il top management ad ascoltare.

Il tempo ciclo o "Cycle Time"

Cos'è il tempo di ciclo o "cycle time"? Riassumendo il concetto in poche parole: il calcolo del tempo di un ciclo vi dà un'idea generale di quanto tempo ci vuole davvero per portare a termine un certo lavoro nell'ambito produttivo (ma non solo). In produzione, nello specifico, il tempo di ciclo è il tempo necessario per completare un ciclo di produzione dall'inizio alla fine, ad esempio per produrre un dato articolo. Nello sviluppo di un software, invece, giusto per fare un altro esempio, il "cycle time" indica il tempo che intercorre tra l'inizio della codifica e il rilascio del software.

Perché è importante essere a conoscenza della durata di un tempo di ciclo?
Una misurazione del tempo di questo genere vi può dire se la vostra organizzazione è in grado di soddisfare una domanda specifica di produzione per ridurre al minimo il rischio di perdere un cliente per colpa di un ritardo nella consegna dei prodotti. Di questa variabile fanno parte anche la gestione degli acquisti (senza materiali non si può iniziare a produrre) e dei trasporti perché, ovviamente, influenzano la capacità di un'azienda di ridurre il tempo di ciclo totale.

Per calcolare il tempo di ciclo si procede in questo modo:

Tempo di ciclo = Tempo di produzione netto / Unità prodotte

Se, facendo un altro esempio ancora, gestite un'agenzia che produce contenuti per il web e avete un cliente che vi richiede 3 nuovi testi ogni mese, sapendo che, in media, lavorate 6 ore per creare i 3 articoli mensili il vostro tempo ciclo sarà:

Tempo di ciclo = 6 ore / 3 articoli

cioè 2 ore. Ciò significa che, in media, avete impiegato 2 ore per scrivere ogni articolo e sarete in grado di fare previsioni per altri clienti che vi richiedano testi simili che presuppongano un volume di ricerca paragonabile e un testi di pari lunghezza.

E' possibile ottenere tempi ciclo brevi, migliorando l'efficacia e la qualità dei nuovi prodotti. Le aziende che operano con tempi di ciclo brevi solitamente coinvolgono ampiamente clienti e fornitori nei processi di ricerca e sviluppo dei loro nuovi prodotti, adottano una filosofia di progettazione del prodotto che incoraggia lo sviluppo di innovazioni a basso costo, incorporano problemi legati alla produzione nella fase di progettazione, testano nuovi prodotti nelle strutture del cliente durante il loro sviluppo e dispongono di procedure ben sviluppate per trasferire l'apprendimento da un progetto all'altro e da una persona all'altra.

Chi di voi ha già dimestichezza con questo concetto si ricorda in quale ambito ne ha sentito parlare? Siamo certi di sì: nel Total Quality Management e nel Just In Time, le due metodologie che mirano a ridurre il tempo totale necessario per eseguire tutte le attività che si verificano durante l'elaborazione degli ordini, la progettazione, la gestione della fornitura, la produzione e la distribuzione di un prodotto o servizio.

Il "Takt Time" o ritmo della produzione

Che cos'è "takt time", detto anche ritmo della produzione? Il takt time si calcola dalla velocità e dall'efficienza con cui la vostra azienda deve lavorare per soddisfare la domanda del vostro cliente. In sostanza, il calcolo del "takt time" è la base che vi consente di abbinare la domanda del cliente e l'offerta della vostra organizzazione.

"Takt" è una parola tedesca che significa "ritmo costante" secondo cui qualcosa è strutturato temporalmente. Il ritmo della vostra produzione può essere "alto" o "basso": se la domanda del cliente è elevata, anche il takt time dovrebbe essere elevato, mentre se la domanda è bassa, il ritmo potrebbe essere basso.

Perché avete bisogno di misurare il "takt time"? In primo luogo, la misurazione di questo tempo vi consente di regolare la produzione per soddisfare le esigenze del cliente senza incorrere nella sovrapproduzione, nello spreco di risorse o nella sottoproduzione. Anche se non state lavorando su qualcosa di materiale, non tenere conto del ritmo di produzione, ad esempio, di contenuti significa che potreste sovraccaricare i vostri collaboratori o avere delle persone che non utilizzano al meglio il tempo a loro disposizione.
Il "takt time" imposta il ritmo ottimale a cui deve operare la vostra azienda in presenza di una certa domanda da parte del cliente. Conoscere questo valore garantisce che la produzione corrisponda alla domanda e vi dà la possibilità di fornire ai vostri clienti stime di consegna più accurate perché vi consente di sapere di quanto personale e risorse avete bisogno in qualsiasi momento. In più, sarete in grado di prevedere i tempi di fermo che potrebbero essere sfruttati, ad esempio, per pianificare degli interventi di formazione.

Per calcolare il "takt time" la formula è:

takt time = tempo di lavoro disponibile (cioè il tempo dedicato a un'attività in modo produttivo in un determinato periodo) / domanda del cliente

Se, tornando all'esempio precedente, il vostro cliente richiede 3 nuovi contenuti ogni mese e avete 2 persone dedicate a questo progetto il cui tempo di produttività (sottratte le pause) è di 30 ore settimanali, usando la formula otteniamo:

takt time = 60 ore / 3 testi

Ciò significa che per ogni 20 ore di lavoro, dovete creare 1 testo. Poiché il vostro tempo di ciclo è pari a 2 ore, il vostro team è al passo con la domanda e lo sarebbe anche per altri 9 clienti con richieste simili al primo (10 in totale).

Il "Lead Time" o tempo di consegna

In ultimo, vediamo che cosa si intende per "lead time". Il "lead time" è il tempo impiegato da un'unità per passare dall'ordine del cliente al pagamento finale, cioè la quantità di tempo che intercorre tra l'inizio e il completamento del processo. Per i vostri clienti il ​​"lead time" è il tempo che intercorre tra un ordine confermato e il ritiro o la consegna programmati in base ai termini e alle condizioni sottoscritti dalle parti e che variano in base al cliente e al prodotto. Quando un cliente vi chiede un preventivo, dovete prendere in considerazione il vostro tempo di consegna per vedere se per il cliente questa attesa è accettabile.

Il "lead time" è un fattore importante per la soddisfazione del cliente. In genere, infatti, i clienti desiderano beni o servizi il più velocemente possibile: minore è l'attesa, maggiore è la competitività. Che vi occupiate della produzione di un nuovo prodotto ("time to market") o solamente della spedizione di un bene finito ("time to order") il tempo andrà gestito in maniera efficiente.

Se il "lead time" è la quantità di tempo necessaria tra l'ordine di un prodotto o di un servizio e la sua consegna, il "lead time management" o gestione dei tempi di consegna è il processo che garantisce che i tempi di consegna effettivi corrispondano a quelli forniti a un cliente all'atto dell'ordine. Inoltre, in un ambiente di produzione, il "lead time management" può anche essere applicato per garantire che la produzione degli articoli inizi in tempo per evitare che il magazzino esaurisca la merce stoccata.

Nell'ambito del project management sono i project manager a essere i responsabili della gestione del "lead time" e questo porta a prendere in considerazione i diversi tempi di consegna delle varie componenti di un progetto, in modo che tutti i pezzi siano disponibili quando necessario dato che, spesso, sono necessari alcuni pezzi di progetto per crearne altri.

La formula per calcolare il "lead time", cioè il tempo che serve alla vostra azienda per consegnare al cliente l'ordine prodotto è la seguente:

lead time = tempo di pre-elaborazione + tempo di ciclo + tempo di ispezione

Se il vostro team ha impiegato 2 giorni per elaborare l'ordine di un cliente e confermarlo, 2 ore per creare un articolo e poi una settimana per leggere il testo e approvarlo, il vostro tempo di consegna è stato di 9 giorni e 2 ore:

lead time = 2 giorni + 2 ore + 7 giorni

Il lead time si articola in diverse componenti:

• il tempo necessario alla pre-elaborazione o alla pianificazione: include il tempo impiegato per ricevere un ordine, riesaminarlo e confermarlo e avviare un ordine di acquisto o avviare la produzione di un articolo;
• il tempo di elaborazione: è il tempo impiegato dopo aver ricevuto un ordine di acquisto per produrre l'articolo;
• il tempo di attesa: è il tempo che intercorre tra l'approvvigionamento degli articoli necessari per avviare la produzione e il momento in cui inizia il processo di produzione;
• il tempo di immagazzinamento: è la quantità di tempo in cui gli articoli rimangono nel magazzino o in fabbrica in attesa della consegna;
• il tempo di trasporto: è il tempo impiegato dall'articolo prodotto per spostarsi dal magazzino dell'azienda a quello del cliente;
• il tempo di ispezione: è il tempo impiegato per controllare il prodotto per vedere se soddisfa le specifiche

Per ridurre il "lead time" si può ricorrere a diverse strategie:

• ridurre le attività senza valore aggiunto facendo la mappatura del flusso di valore per identificare le attività senza valore aggiunto che prolungano i tempi di consegna. Preparare un elenco di queste attività ed eliminare quelle di cui l'azienda può fare a meno, mantenendo quelle che hanno un impatto positivo sulla qualità del prodotto;
• modificare i metodi di spedizione, cercandone di più rapidi;
• cercare le materie prime presso aziende locali, in modo che la consegna sia più rapida

Perché il "lead time" è importante? Perché aiuta a definire quanto tempo ci vuole dall'ottenimento di un ordine alla consegna finale. Se il vostro tempo di consegna è elevato, ovvero supera di molto il tempo di ciclo, rimarrete con molti prodotti inutilizzati o sprecherete il tempo dei vostri collaboratori. Se, però, il vostro tempo di consegna non è superiore al tempo di ciclo (ad es. se i tempi di pre-elaborazione, di ciclo e di ispezione si sovrappongono), significa che non state soddisfacendo la domanda o non state fornendo un buon servizio clienti ed è improbabile che i vostri clienti siano soddisfatti.

Facciamo un esempio: supponiamo che un cliente vi faccia un ordine all'ingrosso di scarpe: 10.000 paia da vendere nei suoi negozi al dettaglio in maggio. Ci vuole 1 settimana per ottenere tutte le parti e 2 settimane per assemblare 10.000 unità, quindi la vostra azienda ha un tempo di consegna di circa un mese. Ciò significa che è necessario ricevere l'ordine dal cliente entro e non oltre il 1 di aprile per effettuare la consegna in tempo.

Esistono diversi tipi di "lead time" ma sono quattro le tipologie principali in un ambiente di produzione o assemblaggio:

• Customer Lead Time: la quantità di tempo che intercorre tra la conferma dell'ordine e l'evasione dell'ordine (ritiro o consegna a seconda dell'accordo con il cliente). Questa è la tipologia di "lead time" più conosciuta e comune;
• Material Lead Time: la quantità di tempo necessaria per effettuare un ordine da un fornitore e riceverlo in tempo per poter iniziare la produzione. E' la quantità di tempo che passa dalla conferma dell'ordine del vostro fornitore alla consegna presso la vostra azienda. Una scelta strategica alla quale la ISO 9001:2015 ci ha abituato potrebbe essere quella di tenere delle scorte a magazzino per mitigare i rischi nella catena di approvvigionamento;
• Lead time di fabbrica/produzione: la quantità di tempo necessaria per produrre e spedire un prodotto se tutti i materiali sono disponibili. Per ridurre i tempi di ciclo, in questo caso, ci si può concentrare sul miglioramento delle tempistiche di attrezzaggio, su una manutenzione preventiva efficace che permetta di ridurre al minimo eventuali fermi macchina e su un sistema qualità ben rodato;
• Lead time cumulativo: è il tempo totale necessario dall'ordine confermato al cliente alla consegna del prodotto, qualora si dovessero ordinare tutti i materiali perché nessuno di essi è a magazzino. È la somma di tutti i tempi di consegna dei materiali e dei tempi di produzione

E veniamo adesso alla cosa ancora più importante, come lavorano insieme queste tre misurazioni per il time management?
Il "takt time" e il tempo di ciclo sono entrambi essenziali quando si tratta di produttività ma si concentrano su aspetti diversi. Il "takt time" tiene conto del tasso che deve essere raggiunto per soddisfare la domanda, mentre il "cycle time" si concentra sulla misurazione del lavoro svolto.
La principale differenza, invece, tra il "lead time" e il tempo di ciclo è la quantità di tempo che prendono in considerazione: il "lead time" rappresenta l'intero processo di ricezione, produzione e consegna degli ordini, mentre il tempo di ciclo si concentra solo sul tempo di produzione.
E che differenza c'è tra il "lead time" e il "takt time"? Il "lead time" è il tempo totale che intercorre tra la ricezione di un ordine e la consegna di un articolo mentre il "takt time" si concentra sul tempo massimo che il la vostra azienda dovrebbe trascorrere tra l'inizio del lavoro sull'articolo e la sua consegna.

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

In poche parole, il tempo ciclo è focalizzato internamente perché guarda quanto tempo è necessario per produrre un articolo.
Il, "takt time" si concentra su ciò che deve essere raggiunto in termini di tempo di produzione per stare al passo con la domanda.
Il "lead time" esamina i tempi di attesa dei vostri clienti (il tempo impiegato per consegnare l'ordine, una volta che lo avete prodotto).

Individualmente questi indicatori sono estremamente utili per aiutarvi a conoscere meglio i vostri processi ma, se combinati, mostrano un quadro più completo dell'efficienza operativa della vostra azienda. Se il vostro "takt time" è alto, per soddisfare la domanda dovrete aumentare il tempo di ciclo. Conoscendo i tempi di consegna, potete prevedere quanto tempo si impiega per l'elaborazione di un ordine, ovvero il tempo di attesa dei vostri clienti. Tutto questo insieme indica quanto saranno soddisfatti i vostri clienti. Tenendo sotto controllo tutti questi tempi, infatti, farete una gestione migliore del tempo a vostra disposizione e potrete migliorare l'efficienza dei vostri processi e aumentare la soddisfazione dei clienti.

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