IL RUOLO DEL PROJECT MANAGER

Il ruolo dei project manager sembra essere uno dei più fraintesi perché molti project manager arrivano a ricoprire questa posizione come sbocco naturale del loro lavoro come ingegneri, programmatori, ecc. In molti casi tutto questo è naturale e assolutamente corretto ma bisogna riflettere sul fatto che un bravo tecnico, anche all'apice della sua carriera, non è detto che abbia le doti necessarie a guidare un progetto, visto che le competenze necessarie sono molto diverse da quelle di un progettista. E' vero, infatti, che ogni progetto produce un prodotto, un servizio o un risultato di qualche tipo e che, di conseguenza, c'è sicuramente un aspetto tecnico preponderante nel lavoro, tuttavia il responsabile di un progetto deve avere la capacità di gestirlo e, di conseguenza, aver sviluppato tutte le skill necessarie per svolgere un tipo di lavoro che è completamente diverso da quello di un tecnico. Possiamo dire che all'aspetto tecnico vadano affiancate le competenze tipiche del management.

Partiamo dalla definizione della parola "progetto" che, generalmente, definisce un lavoro, personale o collettivo, che consiste in un insieme di attività ben definite nel tempo, con un inizio e una fine fissati e che hanno come scopo un obiettivo ben preciso. Le diverse attività di un progetto sono gestite, tipicamente, attraverso tecniche di project management.
Ricordiamo, a questo punto, in cosa consista il project management che è, da definizione data nel testo di riferimento del settore, la guida PMBOK, l'applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche alle attività del progetto, al fine di soddisfare i suoi requisiti.

Fatta questa premessa, è logico che la responsabilità principale del project manager sia pianificare, eseguire e finalizzare i progetti secondo scadenze rigorose, nel rispetto del budget, con un ambito progettuale ben stabilito e concordato e al livello di prestazioni sottoscritto. Ciò include l'acquisizione di risorse e il coordinamento degli sforzi dei membri del team e di eventuali collaboratori esterni o consulenti di terze parti, al fine di consegnare i progetti secondo i piani. Il project manager definirà anche gli obiettivi del progetto e supervisionerà il controllo della qualità durante tutto il suo ciclo di vita.
I project manager sono anche responsabili delle persone all'interno del lavoro associato a un progetto e questo è un aspetto estremamente importante della loro professione perché le persone sono la chiave di ogni progetto di successo. Senza le persone giuste al posto giusto e al momento giusto, infatti, un progetto non può avere successo.

Vediamo, quindi, ancora iuna volta che l'impegno del responsabile di un progetto è assicurarsi che gli obiettivi del progetto vengano centrati in tutte le fasi del project management (avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura), non quello di svolgere il lavoro tecnico. In particolare, un project manager deve avere certe "skills", ben suddivise per aree di competenza.

Vediamole insieme:

• Strategia e pianificazione
  • definire l'ambito del progetto, gli obiettivi e i risultati finali che supportano gli obiettivi aziendali in collaborazione con l'alta dirigenza e le parti interessate;
  • definire i criteri di successo del progetto e diffonderli tra le parti coinvolte durante tutto il ciclo di vita del progetto;
  • cercare le migliori pratiche e strumenti per l'esecuzione e la gestione di ogni progetto;
  • pianificare le tempistiche e le tappe fondamentali del progetto utilizzando strumenti appropriati;
  • tenere traccia delle "milestone" del progetto e dei risultati finali;
  • comunicare in modo efficace le aspettative del progetto ai membri del team e alle parti interessate in modo tempestivo e chiaro;
  • mantenere i contatti con gli stakeholder del progetto su base continuativa;
  • impostare e gestire continuamente le aspettative del progetto con i membri del team e le altre parti interessate;
  • determinare la frequenza e il contenuto dei report di progetto, analizzare i risultati e risolvere le aree problematiche;
  • al termine del progetto, condurre un'analisi per capire cosa sia andato bene e cosa, invece, si debba migliorare e creare un report con tutte le raccomandazioni del caso da utilizzare quando si affronterà un progetto simile
• Gestione operativa del progetto
  • dirigere e gestire lo sviluppo del progetto dall'inizio alla fine;
  • stimare le risorse e le persone necessari per raggiungere gli obiettivi del progetto;
  • redigere e presentare una proposta di bilancio e raccomandare le successive modifiche di bilancio, ove necessario;
  • negoziare con altri responsabili di reparto l'acquisizione del personale necessario a un corretto svolgimento del progetto;
  • determinare e valutare la necessità di personale e/o consulenti aggiuntivi e, se necessario, avviare le collaborazioni appropriate durante il ciclo del progetto;
  • avere una visione d'insieme e riuscire a vedere le relazioni tra le diverse aree;
  • essere bravi nel gestire le persone (clienti, fornitori, manager delle diverse aree, persone del team di progetto, ecc.)
  • sviluppare un piano del progetto e tutti i documenti legati alla gestione della comunicazione associati;
  • delegare compiti e responsabilità al personale appropriato;
  • identificare e risolvere problemi e conflitti all'interno del team di progetto;
  • sviluppare e fornire relazioni sullo stato di avanzamento, proposte, documentazione relativa ai requisiti, ecc.;
  • gestire in modo proattivo i cambiamenti nell'ambito del progetto, identificare potenziali crisi e individuare piani di emergenza;
  • istruire, guidare, motivare e supervisionare i membri del team di progetto e i collaboratori esterni e influenzarli affinché intraprendano azioni positive e siano consapevoli del lavoro che è stato loro assegnato;
  • costruire, sviluppare e far crescere qualsiasi relazione commerciale vitale per il successo del progetto;
  • essere in grado di affrontare eventuali problematiche e di risolverle;
  • creare nel project team un buon clima lavorativo;
  • assicurare che materiali, strumenti, risorse e tutto ciò che serve allo svolgimento del progetto siano disponibili quando servono;
  • riconoscere immediatamente e risolvere i conflitti prima che diventino difficili da sanare;
  • distribuire equamente i compiti tra i membri del team di progetto;
  • gestire al meglio le relazioni con tutti gli stakeholder;
  • avere buone doti di programmazione e di time management;
  • essere un buon leader
Conoscenze ed esperienza
• avere un buon background tecnico;
• identificare e gestire le dipendenze del progetto e il percorso critico;
• sviluppare e fornire relazioni sullo stato di avanzamento, proposte, documentazione dei requisiti e presentazioni;
• gestire in modo proattivo i cambiamenti nell'ambito del progetto, identificare potenziali crisi e individuare piani di emergenza;
• costruire, sviluppare e far crescere qualsiasi relazione vitale per il successo del progetto;
• interpretare accuratamente le necessità del cliente;
• saper spiegare il progetto ai diversi stakeholder usando il linguaggio migliore;
• saper tollerare bene lo stress;
• riuscire a gestire al meglio le situazioni di incertezza
• Caratteristiche personali
  • esperienza nel lavorare sia in modo indipendente che in un ambiente collaborativo orientato al team;
  • essere in grado di conformarsi a priorità, richieste e tempistiche mutevoli attraverso capacità analitiche e di problem solving;
  • reagire agli adeguamenti e alle alterazioni del progetto in modo rapido ed efficiente;
  • essere flessibile durante il cambiamento;
  • saper essere persuasivo, incoraggiante e motivante;
  • avere la capacità di sollecitare la cooperazione da un'ampia varietà di persone, inclusi i dirigenti, i clienti e le persone che lavorano nelle altre aree aziendali;
  • avere la capacità di disinnescare la tensione tra i memebri del team di progetto, se dovesse sorgere;
  • avere buone capacità interpersonali;
  • essere abile nel condurre ricerche su problemi e prodotti relativi ai progetti;
  • essere in grado di apprendere, comprendere e applicare le nuove tecnologie

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Le principali responsabilità di un project manager sono:

• pianificare il progetto e preparare il budget;
• monitorare gli avanzamenti del progetto e controllare i costi;
• gestire i membri del project team;
• gestire al meglio le risorse stanziate per il progetto;
• migliorare la produttività dei progettisti;
• gestire i clienti, i fornitori e gli stakeholder;
• supervisionare gli aspetti progettuali legati alla la qualità e alla sicurezza;
• assicurare la reportistica legata al progetto

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